...

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja – number ning sisestaja. Lisaks täituvad automaatselt ülikoolipoolne kontaktisik ja arvel näidatud e-posti aadress, kui arve registreeritakse dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu või on saadetud e-arve (s.o xml formaat).

Arve esitaja

Arve esitaja lisamiseks tuleb hakata reale Arve esitaja sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud kontaktidest. Kui arve esitaja kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis). Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.

Kui arve esitajat süsteemis esitajal salvestatud kontakti ei ole, vajutada Lisa uus, avanenud siis tuleb tekitada salvestatud kontakt vajutades Lisa uus (allolev joonis p 2). Avanenud kontaktikaardil valida rippmenüüst tüüp ja täita vähemalt kohustuslikud ehk tärniga tähistatud väljad, soovituslik on lisada asutuse reg kood ja arveldusarve number. Hankija koodi sisestama ei pea, see tekib automaatselt peale makse sooritamist.

Ostudokumendi lisamise ja muutmise vormil on Makse saaja arveldusarve nr (IBAN) rea järel märkeruut. Tehes märkeruutu linnukese salvestatakse ostudokumendi IBAN väljale sisestatud väärtus arve esitaja väljal oleva kontakti IBAN väljale.

Arve andmed

...

Arve andmetes (vt joonis) on järgmised andmeväljad:

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa.
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Sellel väljal kuvatakse raamatupidaja kommentaar, kui ta on tagasi lükanud kogu arve (s.t mitte ainult arve rea).
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve. Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve, siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub „õige“ arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge „(OSALISELT) TASUTUD“. Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale.
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale.
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info.
• Summa (neto). Tegemist on vabatahtlikult täidetava andmeväljaga, kuid soovitatav täita, sest kui summa on sisestatud ja arve ridadesse lisatakse uus rida, tuuakse summade info automaatselt üle.Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. 
• KM%. Vaikimisi on KM% väli eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud valitakse juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks valitakse siis, kui süsteem arvutab summa valesti (nt sendi täpsusega), seejärel on kasutajal võimalik korrektne summa käsitsi sisestada.tuleb valida juhul, kui on vaja käibemaksu- ja brutosummat käsitsi sisestada (nt arvutab süsteem KM teisiti, kui on arvel või arve KM ei ole valikus). 
• Käibemaks. Summa arvutatakse automaatselt netosumma ja KM% aluselKäibemaks. Täitub automaatselt, kui on sisestatud summa (neto).
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutub kohustuslikult täidetavaks väli Seotud riigihanke leping. Riigihanke lepingut saab otsida selle registreerimise kuupäeva, nimetuse, lepingupartneri kui riighanke koodi alusel.
  Kui üks arve on seotud mitme riigihanke lepinguga, siis lisada vastav arv arve ridu ning märkida iga rea kommentaari lahtrisse riigihanke osa number. 
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus. Väljal Seotud lähetuskorraldused tuleb vajutada Lisa uus rida, seejärel tekib võimalus otsida vajalik lähetus, mida on kõige mõistlikum teha lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri alusel. Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist vajutada nupule Salvesta rida.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Märkige „Jah“, kui tegemist on põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro (täpsemalt raamatupidamise sise-eeskirja p-des 196, 202 ja 237)
  

Image AddedImage Removed

Arve read

Ostudokumendi menetlemine toimub ridade põhiselt ja seda rolli täidab arve jagaja (p 1). Kui arve sisestaja on ka arve jagaja, saab ta vastavad toimingud korraga teha.

...