...

Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse outlook’ist DHISi registreerida. Selleks on vajalik kohtarvutisse paigaldada vastav plugin. Täpsem juhend on leitav siit. Esimesel kasutamisel küsitakse teenuse URLi aadressi, milleks on https://dok.ut.ee/wdaw/?page=mail_service&classifiers=true. Loe täpsemalt siit, kui WD-i Outlooki plugin on kadunud.

• E-posti teel saavunud saabunud e-arve registreerimine (xml vorming)

...

• Dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu saabunud arve e-arvete automaatne registreerimine

DVK kaudu saabunud XML-vormingus arve saavad registreerida DVK registreerijad gruppi kuuluvad kasutajad vajutades arve rea taga olevat nuppu Registreeri e-arve. Seejärel täidetakse automaatselt arve esitaja ja arve andmed. Registreerijal/sisestajal on võimalus lisada keegi teine arve rea jagajaks või teha ise arve ridadeks jagamine.e-arved registreeritakse automaatselt DHISis ja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Arve menetleja võib olla nii kontaktisik kui mõni teine arvetega tegelev töötaja. 

• Üldmeilile saabunud e-arvete automaatne Üldmeilile saabunud arve registreerimine 

E-posti aadressile arved@ut.ee saadetud  saabunud e-arved registreeritakse automaatselt DHISs ja kuvatakse DHISi avalehel vasakus tulbas plokis Vastuvõetud ostuarvedja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Seejärel täidetakse automaatselt arve esitaja ja arve andmed. Registreerijal/sisestajal on võimalus lisada keegi teine arve rea jagajaks või teha ise arve ridadeks jagamine.

• Arendamisel (DVK ja arved@ut.ee)

Arvel märgitud kontaktisikule saadetakse teavitus arve saabumise kohta ning kuvatakse Jagamiseks määratud ostuarved plokis. Kontaktisik on vaikimisi jagaja rollis, vajadusel saab määrata jagajaks kellegi teise. Kui arve xml's ei ole toodud kontaktisiku infot, siis saadetakse arve esitajale automaatne teavitus xml täiendamise kohta.    

Andmeväljade täitmine

1. Sisestaja ei ole arve ridadeks jagaja rollis

...

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja – number ning sisestaja. Lisaks täituvad automaatselt E-arve puhul täidetakse automaatselt väljad ülikoolipoolne kontaktisik ja arvel näidatud e-posti aadress, kui arve registreeritakse dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu või on saadetud e-arve (s.o xml formaat).vastav info on XMLi lisatud.

Arve esitaja

Arve esitaja lisamiseks tuleb hakata reale Arve esitaja sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud kontaktidest. Kui arve esitaja kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis). Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.

Kui arve esitajat süsteemis esitajal DHISs salvestatud kontakti ei ole, siis vajutada nupule Lisa uus (punkt 2), avanenud kontaktikaardil valida rippmenüüst tüüp ja täita vähemalt kohustuslikud ehk tärniga tähistatud väljad. Hankija koodi sisestama ei peasisestada pole vaja, see tekib automaatselt peale makse sooritamist.

...

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa.
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Sellel väljal kuvatakse raamatupidaja kommentaar, kui ta on tagasi lükanud kogu arve (s.t mitte ainult arve rea).
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve. Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve, siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub „õige“ arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge „(OSALISELT) TASUTUD“. Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info.
• Summa (neto). Tegemist on vabatahtlikult täidetava andmeväljaga, kuid soovitatav täita, sest kui summa on sisestatud ja arve ridadesse lisatakse uus rida, tuuakse summade info automaatselt üle.
• KM%. Vaikimisi on KM% väli eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud valitakse juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks valitakse siis, kui süsteem arvutab summa valesti (nt sendi täpsusega), seejärel on kasutajal võimalik korrektne summa käsitsi sisestada.
• Käibemaks. Täitub automaatselt, kui on sisestatud summa (neto).
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutub kohustuslikult täidetavaks väli Seotud riigihanke leping. Riigihanke lepingut saab otsida selle registreerimise kuupäeva, nimetuse, lepingupartneri kui ka riighanke koodi alusel.
  Kui üks arve on seotud mitme riigihanke lepinguga, siis lisada vastav arv arve ridu ning märkida iga rea kommentaari lahtrisse riigihanke osa number. 
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus. Väljal Seotud lähetuskorraldused tuleb vajutada Lisa uus rida, seejärel tekib võimalus otsida vajalik lähetus, mida on kõige mõistlikum teha lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri alusel. Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist vajutada nupule Salvesta rida.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Märkige „Jah“, kui tegemist on põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro (täpsemalt raamatupidamise sise-eeskirja p-des 196, 202 ja 237)
  

...

Kui sisestaja ei ole ise arve ridadeks jagaja rollis, siis tuleb kindlasti märkida arve ridadeks jagaja(-d) (vt joonis). Selleks tuleb arve rea kohal olevasse lahtrisse trükkida vastava kasutaja nimi ning klikkida töövoo poolt pakutud variandile, mille järel lisandub kasutaja jagajaks. Vaikimisi on arve jagajaks märgitud arve sisestaja, eemaldamiseks tuleb vajutada nuppu Tühista viimane, sama nupp võimaldab mitme jagaja valimisel tühistada eelnevaid valikuid. Seejärel tuleb kanne salvestada vajutades vajutades nupule Salvesta nuppu ning  ning ostuarve ilmub jagajale DHISi avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve.

...