...

Arve andmed

Arve andmete plokis on sõltuvad kohustuslikult täidetavad väljad erinevad sõltuvalt rollist. Täpsemalt on kirjeldatud allolevalt iga rea juures.

...

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa.
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Kui ostudokument saadetakse tagasi, kuvatakse siia tagasi saatmisel tehtud kommentaar.
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve. Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve, siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub „õige“ arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge „(OSALISELT) TASUTUD“. Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info.
• Summa (neto). Tegemist on vabatahtlikult täidetava andmeväljaga, kuid soovitatav täita, sest kui summa on sisestatud ja arve ridadesse lisatakse uus rida, tuuakse summade info automaatselt üle.
• KM%. Vaikimisi on KM% rida eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud tuleb valida juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks valitakse siis, kui süsteem arvutab summa valesti (nt sendi täpsusega), seejärel on kasutajal võimalik korrektne summa käsitsi sisestada.
• Käibemaks. Täitub automaatselt, kui on sisestatud summa (neto).
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutuvad kohustuslikult täidetavaks ka read Seotud riigihange ja Riigihanke osa number. Kui riigihanke osa number puudub, siis märkige reale kolm nulli.
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.

...

• Ostuarve ridasid saab lisada ja muuta vaatamise vormil.
• Arve rea lisamiseks tuleb vajutada nuppu Lisa uus rida. Seejärel tekib esimene rida, kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad on finantsallikas ja finantsallika käsutaja.
• Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning täita tuleb finantsallika ja finantsallika käsutaja read.
• Vajadusel määratakse varade eest vastutav isik ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
• Vajadusel tuleb täita kauba/teenuse kirjeldus, projekti kood ja kommentaar lahtrid. Kommentaari väljale saab igale arve reale erineva ja konkreetse rea kohta käiva info kirjutada, näiteks kui arvel olev käibemaks tasutakse teisest finantsallikast, siis peaks sellele reale lisama info, et tegemist on käibemaksuga. 
• Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
• Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades nuppu arve ridade tabeli all >>Arve jagaja. Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada, vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal (vt joonis p 1), rasvases kirjas on märgitud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.
  
  

...