Arve sisestaja

Dokumendi registreerimine

• Dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu saabunud arve registreerimine

DVK kaudu saabunud XML-vormingus arve saavad registreerida "DVK registreerijad" gruppi kuuluvad kasutajad vajutades arve rea taga olevat nuppu "Registreeri e-arve". Sellise registreerimise eelduseks on see, et saadetud arve XML ja PDF failid on sama nimega.

• E-posti teel saabunud arve registreerimine

Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse outlook’ist DHISi registreerida. Selleks on vajalik kohtarvutisse paigaldada vastav plugin. Täpsem juhend on leitav siit. Esimesel kasutamisel küsitakse teenuse URLi aadressi, milleks on https://dok.ut.ee/wdaw/?page=mail_service&classifiers=true

• Arvutisse salvestatud arve registreerimine

• Üldmeilile saabunud arve registreerimine (arendamisel)

E-posti aadressile arve@ut.ee saadetud arved registreeritakse automaatselt DHISs. DHISi avalehel kuvatakse selliselt registreeritud arved „Vastuvõetud ostuarved“ plokis, mida näevad vastavasse gruppi kuuluvad kasutajad. Arvel märgitud kontaktisikule saadetakse vastavasisuline teavitus. Kui kontaktisik liigub arve muutmise vormile on ta vaikimisi jagaja rollis, vajadusel saab määrata jagajaks kellegi teise.

Andmeväljade täitmine

1. Sisestaja ei ole arve ridadeks jagaja rollis.

Arve sisestajal tuleb täita minimaalselt kohustuslikud andmeväljad (tähistatud sümboliga *). Kohustuslikult täidetavate andmeväljade hulk sõltub sellest, mil viisil on ostudokument DHISs regisreeritud. Kui sisestaja ei ole ise arve ridadeks jagaja rollis, siis tuleb kindlasti märkida arve ridadeks jagaja(-d) (vt joonis). Selleks tuleb arve rea kohal olevasse lahtrisse trükkida kasutaja nimi ning klikkida töövoo poolt pakutud variandile, mille järel lisandub kasutaja jagajaks. Vaikimisi on arve jagajaks märgitud arve sisestaja, eemaldamiseks tuleb vajutada nuppu Tühista viimane, sama nupp võimaldab mitme jagaja valimisel tühistada eelnevaid valikuid. 

Image Removed

2. Sisestaja on ka arve ridadeks jagaja rollis

Kui ostudokumendi sisestaja on ise ka jagaja rollis, saab ta kohe arve ridu täita. Vt täpsemalt Arve ridadeks jagaja (linkida)

Arve ridadeks jagaja 

Jagamiseks määratud ostuarved kuvatakse jagajale DHISi avalehel „Jagamiseks määratud ostuarve“ plokis.

Arve jagaja jagab ostuarve ridadeks finantsallika põhiselt. Ostuarve ridasid saab lisada ja muuta vaatamise vormil.

• Arve rea lisamiseks vajutage nuppu Lisa uus rida. Seejärel tekib esimene rida, kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad on finantsallikas ja finantsallika käsutaja.
• Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning minimaalselt kohustuslik on täita finantsallika ja finantsallika käsutaja lahtrid.
• Vajadusel määratakse varade eest vastutav isik ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
• Vajadusel tuleb täita kauba/teenuse kirjeldus, projekti kood ja kommentaar lahtrid.
• Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
• Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades nuppu arve ridade tabeli all >>Arve jagaja. Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada, vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal (vt joonis p 1), rasvases kirjas on märgitud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.
• Kui arve jagaja on vajalikud andmed sisestanud tuleb töövoog salvestada vajutades Salvesta nuppu, mille peale liigub töövoog järgmisesse etappi. 

Image Removed