...

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja – number ning sisestaja. Lisaks täituvad automaatselt read automaatselt ülikoolipoolne kontaktisik ja arvel näidatud e-posti aadress, kui arve registreeritakse dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu.

...

Hankija andmed

Hankija lisamiseks tuleb sisestada hakata reale Hankija sisestama ostuarve esitanud asutustasutuse nime, mille peale pakub süsteem varasemalt sisestatud kandeidpakutakse loetelu salvestatud asutustest. Kui ühe hankija kohta pakutakse leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis). Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.

...

Arve andmed

Arve andmete plokis erinevad on kohustuslikult täidetavad väljad erinevad sõltuvalt rollist. Täpsemalt on kirjeldatud allolevalt iga rea juures.

...

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt etapilemenetlusetapile, staatust kasutaja ise muutma ei peasaa.
• Staatuse kommentaar. Rida täitma ei pea. Kui ostudokument saadetakse tagasi, kuvatakse siia tagasi saatmise saatmisel tehtud kommentaar.
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve.
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus
• Summa (neto). Tegemist on vabatahtlikult täidetava andmeväljaga, kuid soovitatav täita, kuna sest kui andmeväli summa on täidetud sisestatud ja arve ridadesse lisatakse uus rida, tuuakse summade info automaatselt üle.
• KM%. Vaikimisi on KM% rida eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud tuleb valida juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks valida juhulvalitakse siis, kui süsteem arvutab summa valesti (nt sendi täpsusega), ümardatud käibemaksu korral seejärel on kasutajal võimalik korrektne summa käsitsi sisestada.
• Käibemaks. Täitub automaatselt, kui on sisestatud summa (neto).
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutuvad kohustuslikult täidetavaks ka read Seotud riigihange ja Riigihanke osa number. Kui riigihanke osa number puudub, siis märkige reale kolm nulli.
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.

...

Ostudokumendi menetlemine toimub ridade põhiselt , mille teeb ja seda rolli täidab arve jagaja. Kui arve sisestaja on ka arve jagaja, saab ta vastavad toimingud korraga teha.

...

• Ostuarve ridasid saab lisada ja muuta vaatamise vormil.
• Arve rea lisamiseks vajutage nuppu Lisa uus rida. Seejärel tekib esimene rida, kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad on finantsallikas ja finantsallika käsutaja.
• Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning täita tuleb finantsallika ja finantsallika käsutaja read.
• Vajadusel määratakse varade eest vastutav isik ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
• Vajadusel tuleb täita kauba/teenuse kirjeldus, projekti kood ja kommentaar lahtrid.
• Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
• Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades nuppu arve ridade tabeli all >>Arve jagaja. Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada, vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal (vt joonis p 1), rasvases kirjas on märgitud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.
  
  

...