- Töötaja lisab töövoogu oma puhkuse soovi või muudab olemasolevat.
- Vajadusel saab töövoos töötaja eest toiminguid teha üksuse sekretär. Selleks peab olema töötaja esitanud oma üksuse sekretärile kirjaliku soovi (nt. paberil avaldus või e-kiri) puhkuse lisamiseks või muutmiseks.
- Üldjuhul pärast puhkuse salvestamist saadetakse töövoog kooskõlastamiseks töökorraldusliku üksuse juhile, siis struktuuriüksuse juhile ning viimasena vaatab puhkuse üle perosnaliarvestuse spetsialist.
- Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on.
- Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Kui kasutaja peab töövoos andma kooskõlastuse, tekib talle "minu ülesanded" vaade (tab? sakk ? ).
- Vajalikust infost (nt. puhkuse kinnitamine või tagasi lükkamine) ja ülesanntest informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
- Selleks, et juhtide asendajad saaksid töövoos kinnitust anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoos õigused. Kui juhile on määratud asendaja, siis tekib töövoos kooskõlastamise ülesanne mõlemale, kuid vastav teavitus saadetakse ainult asendajale.
- Sisestades puhkust, mis nõuab tõendi esitamist (nt. õppepuhkus, isapuhkus) saab töövoos puhkuse sisetamise juures lisada vajaliku tõendi failina.
- Töövoo andmete põhjal saadetakse PDF-vormingus puhkuse avaldus ning lisatud failid TÜ dokumnedihalduse infosüsteemi (DHISi).
|