Töövoos toimub lähetuskorralduse ja -aruande (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) vormistamine. Kui korraldus on vormistatud töövoos, tuleb kindlasti ka aruanne vormistada töövoo kaudu. Kui korraldus on vormistatud paberil, siis aruannet töövoos vormistada ei saa.
Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaadake täpsemalt ...
Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
Töövoo andmete põhjal tekivad PDF formaadis korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse lähetuste kausta liitdokumenti.
tuleb saada rahandusosakonda paberil. Avaldusele tuleb lisada märge, et korraldus asub töövoos ja märkida korralduse number. Saadud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb samuti lisada märge, et korraldus asub töövoos ja märkida korralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.
Kui lähetuskuludega kaasnes kuludokumente, tuleb need kinnitada aruandest prinditava kaaskirja külge ning edastada rahandusosakonda.
Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha ka üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
Selleks, et juhtide ja fin. allika käsutatate asendajad saaksid lähetuskorraldustele ja -aruannetele kinnitusi anda, tuleb asendamised fikseerida asendajate õiguste haldamise töövoos.