Digilähetuse töövoog on arendatud vastavavalt ja lähtudes
external
url
http://www.ut.ee/livelink_files/1210700.pdf
TÜ töölähetuseeskirjast
.
Töövoos saab vormistada eestikeelset lähetust.
Töövoos toimub lähetuskorralduse ja -aruande vormistamine (koosneb tegevus- ja kuluaruandest). Kui korraldus on vormistatud töövoos, tuleb ka aruanne kindlasti vormistada töövoo kaudu.
Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaadake täpsemalt...
Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
Töövoo andmete põhjal tekivad PDF formaadis korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse järgsesse lähetuste kausta liitdokumenti.
tuleb saada rahandusosakonda paberil. Avaldusele tuleb lisada märge, et korraldus asub töövoos ja korralduse number. Saadud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb samuti lisada märge, et korraldus asub töövoos ja korralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.
Kui lähetusega kaasnes kulusid tuleb rahandusosakonda saata töövoo kuluaruande osast välja prinditud kaaskiri koos vajalike kuludokumentidega. Kaaskiri tuleb saata ka siis, kui kuludega kuludokumente ei kaasnenud (nt päevaraha korral).
Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha ka üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.