Versions Compared

Old Version 17

changes.mady.by.user Annika Maranik

Saved on

compared with

New Version 18

changes.mady.by.user Annika Maranik

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Note

  • Digilähetuse töövoog on arendatud vastavavalt ja lähtudes 

    external
    urlhttp://www.ut.ee/livelink_files/1210700.pdf

    TÜ töölähetuseeskirjast

    .

  • Töövoos saab vormistada eestikeelset lähetust.

  • Töövoos toimub lähetuskorralduse ja -aruande vormistamine (koosneb tegevus- ja kuluaruandest). Lähetusavansi taotlemine ei toimu töövoo kaudu. 

    external
    urlhttps://dok.ut.ee/livelink/livelink?func=ll&objAction=Open&viewType=1&objId=8040699.rtf

    Lähetusavansi taotlemise avaldus

     tuleb saada rahandusosakonda paberil

Info

Digilähetuse töövoos toimub lähetuskorralduse ning lähetuse tegevus- ja kuluaruande vormistamine.

Note
Lähetusavansi taotlemine ei toimu digivoo raames, vaid selleks tuleb esitada paberil avaldus

  • . Saadud avansi märgib raamatupidaja

digivoos kuluaruandesse.

  • töövoos kuluaruandesse.

  • Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
  • Töövoo andmete põhjal tekivad PDF formaadis korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse järgsesse lähetuste kausta liitdokumenti.
  • Vajadusel saab lähetatava eest toiminguid teha ka üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
Info
  • Töövoog algab lähetuskorralduse lisamisega ning lõpeb, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
  • Töövoo katkestamine toimub lähetuskorraldust kustutades või tühistades.
  • Sellest, et lähetuse digivoos digilähetuse töövoos on vaja teha mingeid toiminguid (nt lähetuse finantseering, korraldus või aruanne kinnitada), informeerivad kasutajaid automaatsed e-kirjad.

Table of Contents

  • Töövoo ülesanded (nt kinnita lähetuse finantseering) tekivad digilähetuse süsteemi esilehele ja siseveebi kasutaja töölauale.

 

...

Lihtsustatult on digilähetuse vormistamise etappe kujutatud järgmisel skeemil.

Ülevaade korralduse vormistamisest

  1. Lähetuskorralduse lisamine ja kinnitamiseks saatmine. Korralduse saab lisada lähetatav ise, tema eest mõni teine töötaja või sekretär.
  2. Lähetuse finantseeringute kinnitamine.
    1. Korraldusele lisatud finantsallika käsutaja saab saab määrata endaga seotud kuludele sobivad finantsallikad, neid kommenteerida ja kinnitada või tagasi lükata.
    2. Kui finantsallika käsutaja kommenteerib kulu, peab lähetatav lähetuse finantseeringud üle vaatama ja nendega nõustuma. Vajadusel saab lisada lähetuskorraldusele täiendavad kulud ja saata need teistele finantsallika käsutatajatele kinnitamiseks. Võimalik on ka lähetusest loobuda ja lähetuskorraldus kustutada.
    3. Kui finantsallika käsutaja kulu tagasi lükkab, saab lähetatav sellised kulud korralduselt eemaldada, vajadusel lisada uuesti ja saata kinnitamiseks mõnele teisele finantsallika käsutajale.
  3. Lähetuskorralduse kinnitamine.
    1. Kui lähetuskorralduse andja on ühtlasi finantsallika käsutaja, siis annab ta kinnituse ära juba kulu kinnitades, kuid muudatuse korral lähetusel, peab andma uue kinnituse. Kui lähetuskorralduse andja pole finantsallika käsutaja, siis annab ta oma kinnituse lähetusele pärast finantsallika käsutajate kinnitusi.
    2. Lähetuskorralduse andja saab korraldusele lisada lähetava asendaja ja lisatingimused.
  4. Lähetuskorralduse kustutamine on võimalik, kui lähetus pole veel kõiki vajalikke kinnitusi saanud ehk sellest pole tekkinud korraldust, mis on saanud numbri ja saadetud DHISi.
  5. Lähetuskorralduse tühistamine on võimalik alates sellest hetkest, kui lähetus on saanud oleku Lähetuskorraldus on kinnitatud ja see on tekkinud DHISi. Tühistamisel tühistatakse lähetus ka DHISis.

Ülevaade aruande vormistamisest

...