Table of Contents |
---|
Sissejuhatus
Seadistused peab tegema sellise järjekorras:
- Outlook
- Microsoft Word
Outlooki poolsed seadistused
...
Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.
Samm 1 - Microsoft Outlook seadistamine
- Kui kasutate isiklikku postkasti ja saadetud kirjadele vastused võivad tulla samasse postkasti, siis peab jälgima ainult
...
- Word-i poolseid samme.
- Kui kasutate jagatud postkasti, siis peab looma uue profiili ja võtma külge ainult selle postkasti. Selleks
...
- vali File→ Account Settings→ Manage Profiles.
...
- Avaneb uus aken, milles valida Show Profiles.
- Järgmisena
...
- vali Add.
...
- Anna uuele profiilile nimi.
...
- Vajuta OK.
...
Vastavalt soovile
...
- vali, et igal Outlooki avamisel küsib, millist profiili kasutada(Prompt for a profile to be used)või valida loodud profiil rippmenüüst vaikimisi valikuks(Always use this profile).
...
- Vajuta OK ja eelnevas aknas
...
- Close
...
- .
- Avaneb uus aken, kus
...
- tuleb täita lahtrid järgnevalt:
Your Name: Ees- ja perenimi
Email aadress: lisatava postkasti mailiaadress
Password(kaks lahtrit): UT isikliku konto parool kaks korda.
...
- Vajuta Next. Järgmises kahes aknas vajutada uuesti Next ja Finish.
- Kui küsib O365 sisse logimist, siis kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajatunnus@ut.ee ja parool ning teha läbi kaheastmeline autentmine.
- Outlooki uuesti käivitades vastavalt punktis 4 tehtud valikule avaneb kohe uus profiil või küsib, millist profiili kasutada.
- Kui profiili valik tehtud ja Outlook on profiili laadinud võib liikuda
...
- Word-i seadistuste juurde.
- Kui saadetud kirjadele tulevad vastused peavad minema mingile teisele meiliaadressile, siis tuleb
...
- Outlook-i luua vastav reegel.
...
- Vali Home→ Rules→ Manage Rules & Alerts.
- Uues aknas
...
- vali postkast, millele reegel peab rakenduma (Apply changes to this folder).
- Uue reegli loomiseks vajutada New Rule.Avaneb uus aken, kus
...
- vali vastavad kriteeriumid nagu alloleval pildil on Rule description lahtris. Kriteeriumite atribuutide muutmiseks vajutada vastava kriteeriumi järel olevale sinisele tekstile.
- Esimene rida määrab ära, millistelt meiliaadressitelt tulevatele kirjadele reegel rakendub.
- Teine rida määrab ajavahemiku, millal reegel rakendub. Kui ajapiirangut pole vaja, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
- Kolmas rida määrab meiliaadressi, kuhu vastused peavad minema.
- Neljas rida kustutab vastusena saadud kirja ära originaalsest postkastist. Kui koopia peab alles jääma, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
- Kui reegel seadistatud, siis
...
- vajuta OK ja liikuda Wordi seadistuste juurde.
...
Samm 2 - Microsoft Word seadistamine
- Avada saadetava kirja mall. Peab olema
...
- HTML-is kohandatud, sest muidu läheb paigutus sassi.
...
- Excel-i failis, kus on kirjas info (nimed, e-posti aadressid jms) väljade täitmiseks peab olema esimene rida veergude nimedega.
...
- Word-is vali Mailings→ Start Mail Merge→ E-mail Messages.Kui seadistamise käigus on vaja tegevust katkestada või
...
- Excel-i faili täiendada, siis
...
- vajuta Normal Word Document ja peale muudatusi uuesti alustada.
- Aadressaatide faili lisamiseks
...
- vali Select Recipients→ Use an Existing List ja avanevas aknas
...
- vali Excel-i fail.
- Väljade lisamiseks panna kursor soovitud kohta ja
...
- vali Insert Merge Fieldja soovitud info välja täitmiseks.
- Tulemust saab eelvaadata vajutades nupule Preview Results ja nooltega saab liikuda kirjade vahel.
- Kirjade saatmise alustamiseks vajutada Finish & Merge→ Send Email Messages.
- Avaneb uus aken.
...
Lahtrisse To:
...
- vali meiliaadress (sama nimega nagu
...
- Excel-i failis veeru nimi).
Lahtrisse Subject Line
...
- : kirjuta pealkiri.
Saatmise kinnitamiseks
...
- vajuta OK
...
- .
- Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.