...
- 2021/22 kehtiva IIA põhjal: ava (pliiatsi märgist) ja kopeeri (Copy) olemasolev leping, muuda andmed (sh agreement name ja agreement code ning lepingu kehtivus), salvesta, allkirjasta ja teavita partnerülikooli (Notify host in EWP). UUS! Soovitus jätta esialgu leping allkirjastamata, saates esmalt partnerile ülevaatamiseks (Notify host in EWP) ja tehes siis vajadusel muudatused enne kinnitamist. Täpsemalt väljade täitmist vt variant 2.
- Uue IIA loomine vana aluseks võtmata:Agreements->Add new
...
Host institutions: nt University of Turku (alusta nimetuse sisestamist ja vali pakutavast sobiv; kui vastavat ülikooli ei ole sisestatud SoleMOVE’i, pöördu Jaanika Haljasmäe poole)
Start date: 01.09.2022 (kui alguseks 2022/23. õppeaasta) UUS! Soovitus mitte märkida alguseks augustit (välisülikooli süsteemis võib august autoamatselt automaatselt tähistada eelmist õppeaastat)
End date: 31.07.2029(kui lõpuks 2028/29 õppeaasta, mis on maksimaalne võimalik)
...
EU subject area: nt 0231-Languages, not further defined (alusta nimetuse või koodi sisestamist, pakub nimistust valikuid); saab vajadusel valida mitu (vt EU subject area nimistut) NB! Kasuta 4-kohalist koodi, sest paljud süsteemid ei võta kahe- või kolmekohalisi EU koode vastu.
...
Agreement code: variant a) kopeeri „Name of agreement“ ja eemalda tühikud või variant b) pane sõnaline kood, nt TartuTurkuGeography (NB! väldi erilisi sümboleid ja tühikuid; tegemist on EWP jaoks olulise tehnilise väljaga)
Partner's agreement code: tekib lepingu sidumisel välisülikooli vastava lepinguversiooniga
...
Incoming teaching/outgoing teaching sektsioonides kõik sarnane, kvoodi kokkuleppimisel märkida „Number of places“ (nt 2) ja „Duration (days)“ (nt 14). Ära jäta keeletaseme lahtreid tühjaks, see võib tekitada partneril oma süsteemis probleeme lepingu nägemisega.
Documents and links: lisamiseks vajuta „Add new“;Võimalus lisada a) välisülikooli infokirju (valida suunaks „out“ ehk TÜ väljaminevad üliõpilased ja avaldamiseks „public“): b) paberil allkirjastatud koostööleping või koostööd kinnitav e-kiri (suunaks „both“ ja avaldamise osas „private“, et ei läheks avalikku vaatesse)
Partner's contact persons: lisa partnerülikooli kontaktläbi„Add new“ otsides SoleMOVE sisestatud kontaktidest (Search partners' contact persons ->vastav riik ja nime- või e-postiaadressi osa); kui süsteemis seda kontakti veel ei ole, siis lisa otse lepingusse; salvestamiseks „Save contact person“ UUS! Veendu, et lepingus ei oleks kontakte, kus on nime väljad tühjad (toodud ainult e-post).
Organisation's contact persons: lisa TÜ poolne kontaktläbi „Add new“ – saab lisada ainult koordinaatori, kes on ka SoleMOVE kasutaja (Search user to be added as contact); lisa „Responsibility“-> Departmental Coordinator; Märgi, kas tegemist on allkirjastaga->“Signatory“->“Yes“; salvestamiseks „Save contact person“
...
Sign agreement:allkirjasta leping (kinnita digitaalselt) UUS! Soovitus alguses mitte allkirjastada - saata välisülikoolile ülevaatamiseks "Notify host in EWP", paluda neil üle vaadata/vajadusel anda tagasisidet, lasta neil teha oma versioon ja teile saata ning allkirjastada siis, kui mõlemad versioonid on olemas ja klapivad 100% ja on omavahel seotud.
Notify host in EWP:tee digitaalselt kinnitatud leping läbi andmevahetuse (EWP) välisülikoolile nähtavaks
...
Kui tegemist on teie lepingu välisülikooli eksemplariga, siis saab selle üle vaadata ja sobivuse korral allkirjastada (Sign agreement).
SOOVITUSED
Vaata ka SoleMOVE ülevaatlik juhis koostööleppe sõlmimiseks EWP vahendusel
Olles lepingu välisülikoolile saatnud (Notify host in EWP) anna kontaktisikule e-kirja teel teada, et oled lepingu teinud ja EWP vahendusel neile saatnud (mainides, mis on lepingu EU subject area ja agreement code). Palu teada anda, kas nad on lepingu kätte saanud ning teinud ka enda versiooni. Vajadusel saab seejärel teha enda versioonis muudatusi või paluda neil enda versiooni muuta, et need vastaks mõlemalt poolt teie sisulistele kokkulepetele (sh kehtivus).Kui kõik klapib, siis ühendage enda ja välisülikooli versioonid ning kinnitage mõlemad.
Kui välisülikool ei saa lepingut läbi EWP kätte ja/või meie ei näe nende lepinguversiooni, siis
- Veendu, et kõik lepingu väljad on täidetud ja vastavad sellele, mis olete kokku leppinud (kui lepingus on kokku lepitud ka töötajavahetus, siis ka siin ei tohi keeletaseme nõuded olla märkimata);
- Vaata üle, et kõik EWP jaoks olulised väljad on täidetud korrektselt (Home institution EWP: University of Tartu; Host institution EWP: vastav välisülikool; Agreement code: toodud kood on tühikuteta);
- Paranda vajadusel lepingus toodud kontaktid (et ei oleks e-posti aadresse ilma sinna lisatud kontaktisiku nimeta);
- Vaata üle lepingu algus- ja lõppkuupäev (algus septembri alguses ja lõpp juuli lõpus);
- Kui välisülikooli versioonid on tulnud mitmes osas (in/out või study/teaching eraldi), siis palu nende lepingud kustutada, kustuta need ka SoleMove-s "Waiting for signature" all ning läkita neile uuesti enda versioon. Kõik süsteemid peavad suutma vastu võtta ja välja saata lepinguid, kus on tegevused ühes lepingus (tekivad EWP probleemid, kui on lahku löödud).
- Kui mõlemad versioonid on nähtavad, aga välisülikool (eriti, kui ta on Dashboardi kasutaja) ei näe meie lepingu agreement code'i, siis veendu, et versioonid on ühendatud ja saada neile uus teavitus (Notify host in EWP).
Kui parandused ei ole probleemi lahendanud, siis:
- Palu neil suhelda enda infosüsteemi arendajaga;
- Küsi, mis infosüsteemi nad kasutavad;
- Uuri, mis on nende lepingu agreement code (kui probleem puudutab nende tehtud lepingut);
- Anna vastav info koos probleemi kirjeldusega (sh, mis on juba tehtud selle parandamiseks) Jaanikale Haljasmäele.
...