Andemete ülekandmine isiklikult kontolt

1. Allalaadimise meetod 

   1. Andmed laaditakse isiklikku seadmesse ning seejärel üles Shared drive'i
      1. Failide ning kataloogide lingid muutuvad, kaovad ajalugu, versioonid ning õigused / väljajagamised
      2. Google dokumendid konverteeritakse allalaadimisel MS formaatidesse - vormingud jms võib minna katki
      3. Kui andmemahud on suured, siis võib protsess võtta palju aega ja internetimahtu

2. Otse liigutamine

   1. Andmed liigutatakse isiklikult kontolt otse Shared drive'i
      1. Failide lingid jäävad samaks, säilivad ajalugu, versioonid ning õigused / väljajagamised
      2. Katalooge ei saa sellisel viisil liigutada (kunagi tulevikus võib muutuda)
      3. Faile saab liigutada ainult owner, ehk see kasutaja, kes on selle faili loonud

3. Skripti kasutamine (vt juhend: Google script automaatseks kopeerimiseks)

4. Konto ülekandmise meetod

Selleks, et see kasutajale kõige mugavam oleks, jagaks töögrupi ketta välja external grupile (hetkel kasutusel olevad isiklikud kontod) ning migratsiooniperioodi möödudes, võtaks ligipääsuõigused ära.

Neile tekib (allpool kirjeldatud) Shared Drive isikliku konto külge, kuhu on võimalik siis failid enda kettalt liigutada (kõige lihtsam meetod on lihtsalt lohistada My Drive → Shared drives). Mõistlik oleks kogu kataloogide struktuur juba jooksvalt üles ehitada.

Google välistele kasutajatele ei ole võimalik jagada Shared drive'i. Nendele saab jagada ainult kaustasid/faile.

My Drive & Shared Drives

1. My Drive – isiklik ketas, töötab nii nagu isikliku kontoga, keegi teine sinna ligi ei pääse. Selle kasutamisel tuleb silmas pidada, et kui ühel hetkel kasutaja konto suletakse, siis kõik seal olevad andmed kustutatakse ja neid ei ole võimalik taastada.
2. Shared Drives – ühiskaustad, mis on jagatud tervele grupile.

Võimalik on kasutada ka Google Drive for desktop tarkvara, aga sellega kaasnevad samad piirangud, mis brauseriga. Google Backup and Sync ei sobi, kuna Shared drives sellega ei tööta.

Shared drive ligipääsu haldus

• Igale shared drive'ile on loodud samanimeline grupp, kellel Content Manager õigused
• Kasutaja ise uusi gruppe luua ei saa (draivil paremklikk → View members → Manager rollid üldiselt saavad), kuid saab gruppi kasutajaid lisada ning eemaldada
  • Vt Google Groups manuaali: Google Groups
• Ligipääs shared drive'ile antakse inimeste lisamisega nendesse gruppidesse:

Ligipääsutasemed

1. Manager
2. Content manager
3. Contributor / Editor
4. Commenter
5. Viewer

Õigused, mis erinavate tasemetega kaasnevad: https://support.google.com/a/answer/7337554

Jagamistasemed

Andmeid on võimalik jagada kolmel tasemel, milleks vajalik vastav ligipääsuõigus:

1. Shared drive

   1. Jagamiseks vajalik vähemalt Manager tase
   2. Välja saab jagada ainult nimeliselt - linki ei ole võimalik tekitada
   3. Paremklikk → Manage members (View members, kui puudub jagamisõigus)
      
   4. Õiguste muutmiseks või eemaldamiseks tuleb vajutada vastava kasutaja või grupi ligipääsutasemel, teha sobiv valik ning seejärel vajutada Save
   5. Uuele kasutajale või grupile jagamiseks tuleb väljale "Add people and groups" kirjutada meiliaadress, mida soovitakse lisada ning klikkida rippmenüüsse tekkinud valikul
      
2. Kaust / fail
   1. Kausta jagamiseks vajalik vähemalt Manager tase, faili jagamiseks Contributor tase
   2. Välja saab jagada nii nimeliselt kui ka lingiga
   3. Paremklikk → Share
      
   4. Õiguste muutmiseks või eemaldamiseks tuleb vajutada vastava kasutaja või grupi ligipääsutasemel, teha sobiv valik ning seejärel vajutada Save
      1. Kõrgemalt tasemelt saadud õigusi ei ole võimalik alandada
   5. Uuele kasutajale või grupile jagamiseks tuleb väljale "Add people and groups" kirjutada meiliaadress, mida soovitakse lisada ning klikkida rippmenüüsse tekkinud valikul
   6. Kaustale võimalik anda maksimaalselt Content Manager tase, failile Editor tase
   7. Lingi jagamiseks vajutada Copy link
      1. Vaikimisi on link Restricted tasemega - ligipääs on ainult nimekirjas olevatel kasutajatel / gruppidel
      2. Vajutades Share with University of Tartu - 

• Igale shared drive'ile on loodud samanimeline grupp, kellel Content Manager õigused
• Kasutaja ise uusi gruppe luua ei saa (draivil paremklikk → View members → Manager rollid üldiselt saavad), kuid saab gruppi kasutajaid lisada ning eemaldada
  • Vt Google Groups manuaali: Google Groups
• Ligipääs shared drive'ile antakse inimeste lisamisega nendesse gruppidesse:

Kaustad 

Õiguste jagamine toimub nii nagu vanasti