Andemete ülekandmine

1. Kui pole vajadust failide linke samaks jätta ega muudatuste ajalugu ning varasemaid versioone alles hoida, siis kõige lihtsam viis on kõik migreeritavad failid ja kataloogid endale alla tõmmata, logida googlesse sisse UT kasutajaga ning kogu kraam sinna üles laadida (siin tasub andmete mahtu jälgida, sest kõik liigub korraks isiklikku arvutisse ja seejärel tagasi draivi).
2. Kui eelnevad piirangud ei sobi, siis on vaja andmed otse ühelt kontolt teisele kanda. Sellisel juhul säilivad failide lingid, ajalugu ning versioonid. Aga protsess on tülikam kuna:
1. Kaustu ei saa sellisel viisil üle viia, ainult faile
2. Vaja on inimeste isiklikke gmail aadresse, et neile jagada välja Shared drive, kuhu nad saavad failid liigutada.

Seda meetodit kasutaks ühe grupiga korraga selliselt, et kasutajate isiklikele kontodele jagatakse välja välja Shared drive’i nimega „Migration to UT“. Neile tekib (allpool kirjeldatud) Shared Drive isikliku konto külge, kuhu on võimalik siis failid enda kettalt liigutada (kõige lihtsam meetod on lihtsalt lohistada My Drive à Shared drives). Mõistlik oleks kogu kataloogide struktuur juba jooksvalt üles ehitada. Kui kõik andmed on üle kantud, liigutatakse need juba grupi Shared drive’i.

Kuidas UT kontoga sisse logida

Tuleb minna https://drive.google.com lehele. Kui ollakse juba isikliku kontoga sisse logitud, siis jõutakse enda draivi, vastasel juhul küsitakse sisselogimist.

Kuigi võimalik on ka ühes brauseris mitme Google kontoga korraga sees olla (Add another account Google Account nupu alt valides), siis sellisel juhul peab väga tähelepanelik olema, millise kontoga, millises tääbis opereeritakse. Siin oleks lahenduseks näiteks Chrome’i sisse logida erinevate kasutajatega, kasutada erinevaid brausereid – üks konto näiteks Chrome’is, teine Firefoxis või kasutada Incognito, InPrivate vms režiimi.

1. Google Sign in lehel tuleb sisestada enda meiliaadress kujul eesnimi.perenimi@ut.ee
2. Seejärel suunatakse kasutaja https://auth.ut.ee lehele, kuhu tuleb sisestada enda UT kasutajanimi ja parool

UT kontoga sees olles on kasutajal vasakus menüüs 2 sektsiooni

1. My Drive – isiklik ketas, töötab nii nagu isikliku kontoga, keegi teine sinna ligi ei pääse. Selle kasutamisel tuleb silmas pidada, et kui ühel hetkel kasutaja konto suletakse, siis kõik seal olevad andmed kustutatakse ja neid ei ole võimalik taastada.
2. Shared Drives – ühiskaustad, mis on jagatud tervele grupile. Hetkel peaks kõikidel kasutajatel olema ligipääs kahele kettale: „LTAT – Public“ (terve ATI) ning „LTAT – [grupi nimi]“ (töögrupp).

Võimalik on kasutada ka Google Drive for desktop tarkvara, aga sellega kaasnevad samad piirangud, mis brauseriga. Google Backup and Sync ei sobi, kuna Shared drives sellega ei tööta

Google Drive on failijagamissüsteem.

Shared Drive

Shared Drive on "üldine" jagatud ketas, kus on Manager õiguseid vähestel inimestel.

Kasutajate õigused

Viewer, Commenter, Contributor, Content Manager, Manager

Sünkroniseerimine kohalikku arvutisse

Kasutada tuleks Google Drive for desktop rakendust ja mitte Backup and Sync'i, kuna viimane ei kuva Shared Drive'is olevat sisu.