Raamlepingu alusel tehtava päringu DHISis koostamise ja menetlemise juhend

I TEGEVUSED ENNE PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA

Raamlepingu alusel tehtava päringu sisestamine ja pakkumuskutse saatmine

Uue päringu alustamine

Uue raamlepingu alusel tehtava päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Raamlepingu alusel päring

Avaneb raamlepingu alusel päringu koostamise vaade. Kõigepealt määra loodavale dokumendile asukoht.

Päring tuleb alati lisada hankija struktuuriüksuse alla ning sobiv registrinumber dokumendiloetelus on 4-11 "Raamlepingute täitmisega seonduvad dokumendid".

Päringu andmed

Alusta päringu andmete sisestamist.

Tutvu väljade täitmisel ka abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil .

1) Vali raamlepingu nimetus - õige raamlepingu leidmiseks hakka sisestama raamlepingu nime, kuvatakse nimekiri kõigist kehtivatest raamlepingu nimetustest, milles sisestatav sõna esineb. Kui tulid päringu koostamise lehele läbi otsetee lingi, siis on see väli eeltäidetud ja sa seda välja muutma ei pea.

Veendu, et valisid õige raamlepingu.

• Otsingu järgi avanevas nimekirjas on üleülikooliliste raamlepingute nimetuse ees 0. Nende raamlepingute alusel võivad päringuid esitada kõik ülikooli struktuuriüksused.
• Raamlepingud, mille nimetuse ees on struktuuriüksuse kood, on algatatud selle üksuse poolt ning päringuid nende alusel võib teha ainult kokkuleppel raamlepingus märgitud ülikoolipoolse kontaktisikuga.

2) Riigihanke viitenumber (täitub automaatselt kui raamleping valitud)

3) Vali päringu liik ripp-menüüst:

Päringu liiki valides teed valiku selle kohta, kuidas soovid päringusse andmeid sisestada. Alati saab päringu andmed sisestada väljale Päringu kirjeldus või lisada päringu andmed failina. Osade teenuste tellimiseks on võimalik päringu andmed soovi korral sisestada vastavasse ankeeti. Seega:

• vali Muu päring, kui lisad kõik päringu lähteandmed väljale Päringu kirjeldus ja/või lisad need failina;
• vali Reisiteenuse päring kui koostad päringut reisikorraldusteenuse raamlepingu alusel ning soovid andmete sisestamisel kasutada spetsiaalset ankeeti (reisipäringu e-vorm). Ankeet avaneb plokis nimega . Ankeeti sisestatud andmetest tuleb päringu juurde luua trükifail (vt lähemalt link_Reisipäringu ankeet);
• vali Toitlustusteenuse päring kui koostad päringut toitlustusteenuse raamlepingu alusel või soovid tellida toitlustusteenust ja soovid andmed sisestada spetsiaalsesse ankeeti. Ankeet avaneb plokis nimega Ankeeti sisestatud andmetest tuleb päringu juurde luua trükifail (vt lähemalt link_Toitlustusteenuse ankeet).

4) Sisesta päringu kirjeldus ja/või lisa see faili(de)na järgmisele väljale Päringu kirjeldus failina... . Kui valisid päringu liigiks Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring, siis seda välja täitma ei pea.

• Kirjelda tellitavat teenust või ostetavat asja võimalikult põhjalikult ning üheselt arusaadavalt. Märgi kindlasti ka soovitud kogus. Kui viitad tingimustes konkreetse toote nimetusele, margile, kaubamärgile vms, lisa alati juurde „või samaväärne“. Sisestusala suurendamiseks sikuta kast alt paremalt servast suuremaks. 

5) Lisa projekti tunnus (number, nimetus vms), kui on teada, mis projekti(de)st on kulutus finantseeritav ja kui selline teavituskohustus on rahastaja nõue.

Päringu tingimused

1) Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg, so tähtaeg, mis ajani saavad pakkujad pakkumusi esitada ja mille möödudes saab hankija pakkumustega tutvuda.

• Lisa kuupäev ja kellaaeg. Kui sa kellaaega ei määra ja jääb eeltäidetud 00:00, siis pakkumusi saab esitada sisestatud kuupäeva saabumiseni. Näiteks kui oled kuupäevaks sisestanud 13.07.2022 ja kellaajaks jääb 00:00, siis saab pakkumusi esitada kuni 12.07.2022 kella 23:59-ni.
• Anna pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks. Veendu, et oled pakkumuste esitamise tähtaja seadnud vastavalt raamlepingu tingimustele (vt kehtivad raamlepingud).
• Kord juba saadetud pakkumuskutsetega päringus pole pakkumuste esitamise tähtaega võimalik enam muuta. Kui pakkuja palub pakkumuste esitamise tähtaega pikendada, tuleb kõiki pakkumuskutse saanud ettevõtjaid teavitada, et päringule pakkumusi ei oota ning koostada uus päring. Olemasolevale päringule tuleb pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist teha "ei"-otsus põhjendusega "päring tühistati".

2) Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e. mis ajaks hiljemalt peab teenus olema osutatud või asi tarnitud. Kui sisestad tarneaja päevades/kuudes/nädalates, siis hakkab kättesaamise aja arvestus päringu kohta otsuse tegemisest ehk tellimuse kinnitamisest (või kui päringu tulemusena sõlmitakse ostu-müügileping, siis lepingu sõlmimisest). Näiteks "10 kuud", "4 nädala jooksul". Võib sisestada ka konkreetse kuupäevana, näiteks "21.05.2022", "mitte hiljem kui 01.10.2022" vms. Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et jääks piisavalt aega pakkumiste läbivaatamisele, vajadusel täpsustuste küsimisele ning otsuse tegemisele. 

3) Pakkumuse jõusoleku aeg - anna teada kui kaua peab pakkumus jõus olema alates pakkumuste esitamise tähtajast, näiteks "Pakkumus peab olema jõus vähemalt 30 päeva pakkumuste esitamise tähtajast." Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine. Pakkumuse kehtivusaeg algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et kehtiva pakkumuse kohta jõutakse teha otsus ehk kinnitada tellimus/sõlmida ostu-müügileping. Üldjuhul võikski määrata pakkumiste jõusoleku ajaks 30 päeva, erandiks võivad olla mõnede ajakriitilisemate raamlepingute alusel tehtavad päringud (tutvu reisikorraldusteenuste raamlepingu tingimustega). Vajadusel muuda või täienda eelsisestatud teksti. 

4) Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud. Sisestatud summa pole pakkujatele kohustuseks.

5) Hindamiskriteerium - raamlepingute alusel tehtud päringute puhul on hindamiskriteeriumiks alati madalaim maksumus, st edukaks valitakse tingimustele vastavate pakkumuste seast madalaima maksumusega pakkumus. 

6) Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti. 

Veendu, et päringus esitatud nõuded ja tingimused on kooskõlas raamlepinguga!

Pakkuja andmed

Vastavalt valitud raamlepingule (väli Raamlepingu nimetus) täidetakse pakkujate andmed automaatselt.

Ära lisa/muuda ise pakkujate andmeid. 

Kui tead, et raamlepingu partneri eelsisestatud kontaktandmed on valed või muutunud, teavita sellest pkabi@ut.ee.

Päringu meeskond

Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid

Lisa kindlasti meeskonnaliige või mitu oma struktuuriüksusest, kui tead et lähed puhkusele või mõnel muul põhjusel ei saa vastata ise operatiivselt päringu kohta tekkinud küsimustele, vaadata piisavalt kiiresti läbi pakkumusi ja teha otsust päringu kohta.

Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:

• pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
• pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
• pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta, 
• pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud).

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus (ei pea selleks meeskonda lisama).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise muuta ja otsuseid teha ei saa). 

Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.

Meeskonna liikmete lisamine

Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). 

Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb: 

Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta ja seejärel

Päringu kohta esitatud küsimusele vastamine

Pakkuja küsimusele vastamine

Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb küsimuse kuva:

Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb vastamise kuva:

Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.

Päringu pakkumuse esitamise tähtaega muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta koostada eitav otsus põhjendusega "Päringu tühistamine põhjusel, et päringu lähteandmed on pakkumuskutse saatmisest muutunud ning pakkujatele ei jää piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada" ning koostada uus päring.

Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.

Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.

Küsimuste ja vastuste vaatamine

Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk: 

Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta kui ka hiljem, pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist, pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid.

II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA

Pakkumuste hindamine, selgituse küsimine

Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.

Pakkumuste vastavuse kontroll ja hindamine

Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini Pakkumus(..). 

• Kui ploki nimetuse taga sulgudes on 0, pole järelikult ühtegi pakkumust esitatud. Liigu edasi päringu kohta otsust tegema.
• Kui ploki nimetuse taga on sulud ja neis 0-st suurem number, klõpsa plokk lahti:

Kuvatakse esitatud ning kui selliseid on, siis ka tagasi võetud pakkumused. Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid enne pakkumuse esitamise tähtaja saabumist tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata ja selle sisu pole hankijale nähtav.

Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis Küsimus/vastus:

Otsuse tegemine

Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokk Küsimus/vastus). 

Otsuse koostamiseks vajuta päringu andmete all nuppu Koosta otsus.

• vajuta nuppu Salvesta. Otsuse kohta saadetakse teavitus kõigile pakkumuse esitanutele, päringu lehele tekib plokk Otsus:

Edasine suhtus eduka pakkujaga toimub e-posti teel.

Kontrolli eduka pakkuja pakkumusest, kas pakkuja on sisestanud e-posti aadressi, mille kaudu juhul, kui tema pakkumus osutub valituks, võiks suhtlus edasi toimuda. 

Selleks ava plokk ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus.  

Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile.

Päringu sidumine ostudokumendiga

Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:

Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Raamlepingu alusel päring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal ):

Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:

Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:

Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa . Päring on ostudokumendiga seotud.