Sisseastumiseksam on alati seotud protokolliga, kuhu märgitakse tulemused. Protokoll koostatakse:
- sisseastumiseksamitele,
- kirjalikele töödele (motivatsioonikiri, doktoritöö kavand vmt),
- eelmise õppeastme keskmisele hindele.
Kõigil juhtudel on maksimaalne tulemus 100 punkti ning minimaalne positiivne tulemus 51 punkti.
Eksamiprotokolli peamine funktsioon on eksamitulemuste sisestame, kuid saab ka muuta eksami aega ja toimumiskohta.
Eksamiprotokoll otsimine
Sisseastumiseksamite protokolle saab otsida lehel "Protokollid" õppekava nimetuse alusel.
Eksamiprotokolli päises kuvatakse eksami nimtust, maksimaalset tulemust, minimaalset positiivset tulemust ja protokolli staatust (sisestamisel/kinnitatud). Protokollis on võimalik teostada otsinguid erinevate filtrite järgi, nt eksami toimumise kuupäev, avalduse staatus jne.
Protokolli ilmuvad ka "ülevaatamisel" staatuses avaldusega kandidaadid.
Kui kandidaat on avaldusel märkinud "Annan teada, et ei osale katsel", siis protokollis kuvatakse kandidaadi nime aga eksami toimumisaega ei kuvata. Kandidaat saab eksamil mitteosalemist valida ainult esimese astme õppekavadel, kus on valikulised sisseastumiseksamid ning eritingimusel vastuvõtt. Magistri- ja doktoriõppe avaldusel antud valikut teha ei saa.
Eksamiprotokolli sisestamine ja tulemuste avalikustamine
Protokolli saab sisestada valides protokolli jalusest "
Sisestatud tulemusi saab:
- "Salvesta" nupu kaudu salvestada protokolli - tulemused salvestatakse, kuid kandidaadid tulemusi ei näe
- "Salvesta ja avalikusta kandidaadile" nupu kaudu avalikusta tulemused kandidaadile - kandidaadid näevad tulemust kandidaadi vaates "Katsete" sakil, kuid avaldusel punkte ümber ei arvutata ning pingerida ei muutu.
- "Kinnita" nupu kaudu kinnitada. Eelduseks on tulemsute avalikustamine kandidaadile. Protokolli kinnitamisel arvutatakse avaldusel punktid üle ning tekib/muutub pingerida, samuti muutuvad avalduste staatused.
Kui kandidaat ei tee eksamit, siis võib tulemuse väli tühjaks jääda või võib ka 0 sisestada. Kui tegemist on kohustusliku kriteeriumiga, siis jääb kandidaadil antud kriteerium täitmata ja avaldus saab staatuseks konkurentsist väljas. Kui tegemist on valikulise kriteeriumiga, siis kontrollib süsteem teiste kriteeriumite täitmist. Kontroll ja konkursipunktide arvutamine tehakse pärast protokolli kinnitamist, mitte pärast iga salvestamist.
Kui eksamiprotokoll kinnitatakse läheb kandidaadile teade. Teade saadetakse ka kandidaadile siis, kui protokolli tehakse muudatusi pärast selle kinnitamist, seljuhul läheb teade vaid nendele isikutele, kelle andmetes tehti muudatusi. Eksamiprotokolli andmete muutmisel kuvatakse eksamiprotokolli nime ning nime all väiksemalt, et tegemist on eksamiprotokolliga.
