I TEGEVUSED ENNE PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
Raamlepingu alusel tehtava päringu sisestamine ja pakkumuskutse saatmine
Uue päringu alustamine
Uue raamlepingu alusel tehtava päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Raamlepingu alusel päring
Päringu andmed
Vali raamlepingu liik ripp-menüüst:
- vali Reisiteenuse päring, kui koostad päringut reisiteenuse raamlepingu alusel ning soovid andmete sisestamisel kasutada selle raamlepingu alusel tehtavate päringute jaoks loodud ankeeti (reisipäringu e-vorm). Ankeet avaneb päringu koostamise lehe lõppu plokina Reisipäringu andmed (avaneb reisipäringu korral). Selle valiku puhul pole vaja välja Lühikirjeldus täita, sest kõik päringuga seotud andmed sisestad ankeeti ning sisestatud andmetest luuakse päringu juurde trükivorm.
- vali Toitlustusteenuse päring kui koostad päringut toitlustusteenuse raamlepingu alusel ning soovid andmete sisestamisel kasutada selle raamlepingu alusel tehtavate päringute jaoks loodud ankeeti. Ankeet avaneb päringu koostamise lehe lõppu plokina Toitlustuspäringu andmed (avaneb toitlustuspäringu korral). Selle valiku puhul pole vaja välja Lühikirjeldus täita, sest kõik päringuga seotud andmed sisestad ankeeti ning sisestatud andmetest luuakse päringu juurde trükivorm.
Vali ripp-menüüst Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring ainult siis, kui soovid päringu andmed ankeeti sisestada. Kui sa ankeeti täita ei soovi, vali Muu päring ning sisesta päringu andmed vabas vormis väljale Lühikirjeldus ja/või lisa päringu andmed failina.
- vali Muu päring kõikide raamlepingute alusel päringu koostamiste puhul, va. kui tahad reisi- või toitlustusteenuse raamlepingu alusel tehtavate päringute andmete sisestamisel kasutada vastavaid ankeete.
Sisesta ülejäänud päringu andmed
- Vali raamlepingu nimetus ja number - õige raamlepingu leidmiseks hakka sisestama raamlepingu nime, kuvatakse nimekiri kõigist kehtivatest raamlepingutest, milles sisestatav sõna esineb. Veendu, et valisid õige numbriga raamlepingu.
- Otsingu järgi avanevas nimekirjas on üleülikooliliste raamlepingute nimetuse ees 0. Nende raamlepingute alusel võivad päringuid esitada kõik ülikooli struktuuriüksused.
- Raamlepingud, mille nimetuse ees on struktuuriüksuse kood, on algatatud selle üksuse poolt ning päringuid nende alusel võib teha ainult kokkuleppel raamlepingus märgitud ülikoolipoolse kontaktisikuga.
Kui tulid päringu koostamise lehele läbi otsetee lingi, siis on see väli eeltäidetud ja sa seda välja muutma ei pea.
- Riigihanke viitenumber (täitub automaatselt kui raamleping valitud)
- Sisesta päringu sisu lühikirjeldus tekstina väljale Lühikirjeldus ja/või lisa faili(de)na järgmisele väljale Lühikirjeldus failina...- Kirjelda tellitavat teenust või ostetavat asja võimalikult põhjalikult ning üheselt arusaadavalt. Märgi kindlasti ka soovitud kogus. Kui viitad tingimustes konkreetse toote nimetusele, margile, kaubamärgile vms, lisa alati juurde „või samaväärne“. Kui valisid päringu liigiks Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring, siis seda välja täitma ei pea. Sisestusala suurendamiseks sikuta kast alt paremalt servast suuremaks.
- Projekti tunnus - kui hankeobjekt on projekti(de)st finantseeritav kulutus, siis sisesta siia projekti(de) tunnus (number, nimetus vms).
- Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg, so tähtaeg, mis ajani saavad pakkujad pakkumusi esitada ja mille möödudes saab hankija pakkumustega tutvuda -
- Lisa kuupäev ja kellaaeg. Kui sa kellaaega ei määra ja jääb eeltäidetud 00:00, siis pakkumusi saab esitada sisestatud kuupäeva saabumiseni. Näiteks kui oled kuupäevaks sisestanud 13.07.2022 ja kellaajaks jääb 00:00, siis saab pakkumusi esitada kuni 12.07.2022 kella 23:59-ni.
- Anna pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks. Kord juba väljasaadetud päringus pole pakkumuste esitamise tähtaega võimalik muuta. Kui pakkuja palub pakkumuste esitamise tähtaega pikendada, tuleb koostada uus päring. Olemasolev päring tuleb pärast pakkumuste esitamise tähtaega lõpetada otusega "ei".
- Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e. teenuse/toote kättesaamise aeg alates päringu kohta otsuse tegemisest ehk tellimuse kinnitamisest (või kui päringu tulemusena sõlmitakse leping, siis lepingu sõlmimisest) päevades/kuudes/nädalates või konkreetse kuupäevana. Näiteks "10 kuud", "4 nädala jooksul", "mitte hiljem kui 21.05.2022" vms. Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et pakkumiste läbivaatamine ning otsuse tegemine, vajadusel täpsustuste küsimine jms võivad võtta aega.
- Jõusoleku tähtaeg - Anna teada kui kaua peab pakkumus jõus olema. Pakkumuse kehtivus algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et selle lõppemiseks jõutakse teha otsus ning kinnitada tellimus või sõlmida leping. Üldjuhul võiks pakkumise jõusoleku aeg olla vähemalt 30 päeva. Selliselt on ka väli eeltäidetud. Vajadusel muuda eelsisestatud teksti. Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine.
- Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud.
- Kriteerium - Anna teada, mille alusel valid eduka pakkuja. Eelsisestatud on üleülikooliliste raamlepingute eduka pakkuja valimise kriteerium - madalaim maksumus. Kui raamleping võimaldab ka muid hindamiskriteeriume seada, siis vajadusel muuda/täienda.
- Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti. Pakkumus peab alati sisaldama:
- pakkumise (toote/teenuse) tehnilist kirjeldust, mille alusel on võimalik kontrollida, et pakkumine vastab kõikidele esitatud tingimustele;
- pakkumise maksumust ja kinnitust, et maksumus on lõplik ja sisaldab kõiki kulusid.
Veendu, et päringus esitatud nõuded ja tingimused on kooskõlas raamlepinguga!
Pakkuja andmed
Vastavalt valitud raamlepingule (väli Raamlepingu nimetus ja number) täituvad siia selle raamlepingu partnerite kontaktandmed automaatselt.
Ära lisa/muuda ise pakkuja andmeid.
Kui tead, et raamlepingu partneri eelsisestatud kontaktandmed on valed või muutunud, teavita sellest pkabi@ut.ee.
Päringu meeskond
Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid
Lisa kindlasti meeskonnaliige või mitu oma struktuuriüksusest, kui tead et lähed puhkusele või mõnel muul põhjusel ei saa vastata ise operatiivselt päringu kohta tekkinud küsimustele, vaadata piisavalt kiiresti läbi pakkumusi ja teha otsust päringu kohta.
Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:
- pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
- pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
- pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta,
- pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus (ei pea selleks meeskonda lisama).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise muuta ja otsuseid teha ei saa).
Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.
Meeskonna liikmete lisamine
Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.
Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:
Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta 
ja seejärel 
Reisipäringu ankeet (avaneb reisipäringu korral)
Kui ankeet on avatud (st oled valinud raamlepingu liigiks Reisiteenuse päring), tuleb see täita.
Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu koostamise lehe alguses raamlepingu liigiks Muu päring.
Sisesta reisipäringu andmed ankeeti.
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja pakkumuskutse hiljem saata. Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.
Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud päringut enam muuta ei saa.
Pakkumuskutse saatmiseks tuleb ankeedist trükifail koostada. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta.
Keri salvestatud päringut allapoole kuni jõuad plokini:
Vajuta nuppu Loo fail.
Päringu andmete lõppu tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja pdf formaadis fail:
Veendu, et sisestatud andmed on ammendavad ja õiged.
Nüüd saad pakkumuskutse teele saata vajutades nuppu 
.
Toitlustuspäringu ankeet (avaneb toitlustuspäringu korral)
Kui ankeet on avatud (st oled valinud raamlepingu liigiks Toitlustusteenuse päring), tuleb see täita.
Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu koostamise lehe alguses raamlepingu liigiks Muu päring.
Sisesta reisipäringu andmed ankeeti.
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja pakkumuskutse hiljem saata. Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.
Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud päringut enam muuta ei saa.
Pakkumuskutse saatmiseks tuleb ankeedist trükifail koostada. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta.
Keri salvestatud päringut allapoole kuni jõuad plokini:
Vajuta nuppu Loo fail. Päringusse tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja selle järel pdf formaadis fail:
Veendu, et sisestatud andmed on ammendavad ja õiged.
Nüüd saad pakkumuskutse teele saata vajutades nuppu 
.
Päringu kohta esitatud küsimusele vastamine
Pakkuja küsimusele vastamine
Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb küsimuse kuva:
Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb vastamise kuva:
Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
Päringu pakkumuse esitamise tähtaega muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta koostada eitav otsus põhjendusega "Päringu tühistamine põhjusel, et päringu lähteandmed on pakkumuskutse saatmisest muutunud ning pakkujatele ei jää piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada" ning koostada uus päring.
Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.
Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.
Küsimuste ja vastuste vaatamine
Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk:
Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta kui ka hiljem, pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist, pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid.
II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
Pakkumuste hindamine, selgituse küsimine
Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.
Pakkumuste hindamine
Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini 
Pakkumus(..).
- Kui ploki nimetuse taga sulgudes on 0, pole järelikult ühtegi pakkumust esitatud. Liigu edasi päringu kohta otsust tegema.
- Kui ploki nimetuse taga on sulud ja neis 0-st suurem number, klõpsa plokk lahti:
Kuvatakse esitatud ning tagasi võetud pakkumused. Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid pakkumuse esitamise tähtajaks tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata.
Kontrolli pakkumuse vastavust päringu lähteandmetes seatud nõuetele ning vali hindamiskriteeriumi järgi välja edukas pakkumus.
Selleks ava esitatud pakkumus. Avaneb pakkumuse kuva (pilt kõrval).
Tutvu pakkumuse väljal Sisu kirjeldatud pakkumusega ja kui pakkumusega esitati ka faile, siis nendega (väli Sisu (lisad)).
Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama.
Enne otsuste tegemist peab olema selge, et pakkumus vastab päringu lähteandetes esitatud nõuetele.
Kahtluse korral tuleb pakkujale saata selgituse küsimine.
Selgituse küsimine
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.
Selgituse küsimiseks vajuta nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken:
Sisesta küsimus väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.
DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.
Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis Küsimus/vastus:
Otsuse tegemine
Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokk Küsimus/vastus).
Otsuse koostamiseks vajuta päringu andmete all nuppu Koosta otsus.
Avaneb otsuse lisamise kuva:
- Sisesta otsuse tegemise kuupäev
- Vali ripp-menüüst Kas valiti edukas pakkumus? Iga päringu kohta saab teha ühe otsuse:
- Jah - edukas pakkumus valiti;
- Edukas pakkumus - hakka väljale sisestama eduka pakkumuse tegija nime või päringu nime ning vali pakkumuste seast õige;
- Eduka pakkumuse maksumus - väli täitub automaatselt, kui edukas pakkuja on eelmisel väljal valitud.
- Ei - edukat pakkumust ei valitud;
- Jah - edukas pakkumus valiti;
- Põhjenda otsust väljal Otsuse põhjendus - arvesta, et sisestatud põhjendus edastatakse kõikidele pakkumuse teinud ettevõtjatele automaatselt edastatavas teavituskirjas. Mõned tüüpilisemad põhjendused "Jah" ja "Ei" otsustele on näitena ka otsuse tegemise kuval esitatud, vajadusel saad sealt sobiva põhjenduse lahtrisse kopeerida.
- vajuta nuppu Salvesta. Otsuse kohta saadetakse teavitus kõigile pakkumuse esitanutele, päringu lehele tekib plokk Otsus:
Edasine suhtus eduka pakkujaga toimub e-posti teel.
Kontrolli eduka pakkuja pakkumusest, kas pakkuja on sisestanud e-posti aadressi, mille kaudu juhul, kui tema pakkumus osutub valituks, võiks suhtlus edasi toimuda.
Selleks ava plokk 
ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus.
Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile.
Päringu sidumine ostudokumendiga
Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:
Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Raamlepingu alusel päring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal 
):
Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:
Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:
Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa 
. Päring on ostudokumendiga seotud.
Overview
Content Tools