Raamlepingu alusel tehtava päringu sisestamine ja pakkumuskutse saatmine

Uue päringu alustamine

Uue raamlepingu alusel tehtava päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Raamlepingu alusel päring

Päringu andmed

Vali raamlepingu liik ripp-menüüst:

vali Reisiteenuse päring, kui koostad päringut reisiteenuse raamlepingu alusel ning soovid andmete sisestamisel kasutada selle raamlepingu alusel tehtavate päringute jaoks loodud ankeeti (reisipäringu e-vorm). Ankeet avaneb päringu koostamise lehe lõppu plokina Reisipäringu andmed (avaneb reisipäringu korral). Selle valiku puhul pole vaja välja Lühikirjeldus täita, sest kõik päringuga seotud andmed sisestad ankeeti ning sisestatud andmetest luuakse päringu juurde trükivorm.
vali Toitlustusteenuse päring kui koostad päringut toitlustusteenuse raamlepingu alusel ning soovid andmete sisestamisel kasutada selle raamlepingu alusel tehtavate päringute jaoks loodud ankeeti. Ankeet avaneb päringu koostamise lehe lõppu plokina Toitlustuspäringu andmed (avaneb toitlustuspäringu korral). Selle valiku puhul pole vaja välja Lühikirjeldus täita, sest kõik päringuga seotud andmed sisestad ankeeti ning sisestatud andmetest luuakse päringu juurde trükivorm.

Vali Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring ainult siis, kui soovid päringu andmed ankeeti sisestada. Kui sa ankeeti täita ei soovi, vali Muu päring ning sisesta päringu andmed vabas vormis väljale Lühikirjeldus ja/või lisa päringu andmed failina.

vali Muu päring kõikide raamlepingute alusel päringu koostamiste puhul, va. kui tahad reisi- või toitlustusteenuse raamlepingu alusel tehtavate päringute andmete sisestamisel kasutada vastavaid ankeete.

Sisesta ülejäänud päringu andmed

Vali raamlepingu nimetus ja number - õige raamlepingu leidmiseks hakka sisestama raamlepingu nime, kuvatakse nimekiri kõigist kehtivatest raamlepingutest, milles sisestatav sõna esineb. Veendu, et valisid õige numbriga raamlepingu.
- Otsingu järgi avanevas nimekirjas on üleülikooliliste raamlepingute nimetuse ees 0. Nende raamlepingute alusel võivad päringuid esitada kõik ülikooli struktuuriüksused.
- Raamlepingud, mille nimetuse ees on struktuuriüksuse kood, on algatatud selle üksuse poolt ning päringuid nende alusel võib teha ainult kokkuleppel raamlepingus märgitud ülikoolipoolse kontaktisikuga.

Riigihanke viitenumber (täitub automaatselt kui raamleping valitud)

Sisesta päringu sisu lühikirjeldus tekstina väljale Lühikirjeldus ja/või lisa faili(de)na järgmisele väljale Lühikirjedus failina...- Kirjelda tellitavat teenust või ostetavat asja võimalikult põhjalikult ning üheselt arusaadavalt. Märgi kindlasti ka soovitud kogus. Kui viitad tingimustes konkreetse toote nimetusele, margile, kaubamärgile vms, lisa alati juurde „või samaväärne“. Kui valisid päringu liigiks Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring, siis seda välja täitma ei pea.

Projekti tunnus - kui hankeobjekt on projekti(de)st finantseeritav kulutus, siis sisesta siia projekti(de) tunnus (number, nimetus vms).

Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg - Pärast selle tähtaja möödumist pole pakkujal võimalik enam pakkumusi esitada/muuta. Samuti pole tähtaja möödumisel võimalik saatmata päringut muuta - eeltäidetud ja salvestatud päring lukustub pakkumuse esitamise tähtaja möödumisel ning seda päringut pole võimalik enam muuta/esitada.

Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e. teenuse/toote kättesaamise aeg alates tellimuse kinnitamisest/lepingu sõlmimisest (päevades/kuudes/nädalates, konkreetse kuupäevana, vms). Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et pakkumiste läbivaatamine ning otsuse tegemine (vajadusel täpsustuste küsimine, läbirääkimised) võivad võtta aega (ca paar nädalat).

Jõusoleku tähtaeg - Anna teada kui kaua peab pakkumus jõus olema. Pakkumuse kehtivus algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et selle lõppemiseks jõutakse teha otsus ning kinnitada tellimus või sõlmida leping. Üldjuhul võiks pakkumise jõusoleku aeg olla vähemalt 30 päeva. Selliselt on ka väli eeltäidetud. Vajadusel muuda eelsisestatud teksti. Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine.

Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud.

Kriteerium - Anna teada, mille alusel valid eduka pakkuja. Eelsisestatud on üleülikooliliste raamlepingute eduka pakkuja valimise kriteerium - madalaim maksumus. Kui raamleping võimaldab ka muid hindamiskriteeriume seada, siis vajadusel muuda/täienda.

Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti. Pakkumus peab alati sisaldama:
- pakkumise (toote/teenuse) tehnilist kirjeldust, mille alusel on võimalik kontrollida, et pakkumine vastab kõikidele esitatud tingimustele;
- pakkumise maksumust ja kinnitust, et maksumus on lõplik ja sisaldab kõiki kulusid.

Veendu, et päringus esitatud nõuded ja tingimused on kooskõlas raamlepinguga!

Pakkuja andmed

Vastavalt valitud raamlepingule (väli Raamlepingu nimetus ja number) täituvad siia selle raamlepingu partnerite kontaktandmed automaatselt.

Ära lisa/muuda ise pakkuja andmeid.

Kui tead, et raamlepingu partneri eelsisestatud kontaktandmed on valed või muutunud, teavita sellest pkabi@ut.ee.

Päringu meeskond

Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus (ei pea selleks meeskonda lisama).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise muuta ja otsuseid teha ei saa).

Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:

pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta,
pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud).

Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.

Meeskonna liikmete lisamine

Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.

Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:

Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta ja seejärel

Reisipäringu ankeet (avaneb reisipäringu korral)

Kui ankeet on avatud (st oled valinud raamlepingu liigiks Reisiteenuse päring), tuleb see täita.

Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu koostamise lehe alguses raamlepingu liigiks Muu päring.

Sisesta reisipäringu andmed ankeeti.

Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja pakkumuskutse hiljem saata. Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.

Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud päringut enam muuta ei saa.

Pakkumuskutse saatmiseks tuleb ankeedist trükifail koostada. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta.

Keri salvestatud päringut allapoole kuni jõuad plokini:

Vajuta nuppu Loo fail.

Päringu andmete lõppu tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja pdf formaadis fail:

Veendu, et sisestatud andmed on ammendavad ja õiged.

Nüüd saad pakkumuskutse teele saata vajutades nuppu .

Toitlustuspäringu ankeet (avaneb toitlustuspäringu korral)

Kui ankeet on avatud (st oled valinud raamlepingu liigiks Toitlustusteenuse päring), tuleb see täita.