Uue raamlepingu alusel tehtava päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Raamlepingu alusel päring
Alusta päringu andmete sisestamist.
Tutvu väljade täitmisel ka abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil .
1) Vali raamlepingu nimetus - õige raamlepingu leidmiseks hakka sisestama raamlepingu nime, kuvatakse nimekiri kõigist kehtivatest raamlepingu nimetustest, milles sisestatav sõna esineb. Kui tulid päringu koostamise lehele läbi otsetee lingi, siis on see väli eeltäidetud ja sa seda välja muutma ei pea.
Veendu, et valisid õige raamlepingu.
2) Riigihanke viitenumber (täitub automaatselt kui raamleping valitud)
3) Vali päringu liik ripp-menüüst:
Päringu liiki valides teed valiku selle kohta, kuidas soovid päringusse andmeid sisestada. Alati saab päringu andmed sisestada väljale Päringu kirjeldus või lisada päringu andmed failina. Osade teenuste tellimiseks on võimalik päringu andmed soovi korral sisestada vastavasse ankeeti. Seega:
4) Sisesta päringu kirjeldus ja/või lisa see faili(de)na järgmisele väljale Päringu kirjeldus failina... . Kui valisid päringu liigiks Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring, siis seda välja täitma ei pea.
5) Lisa projekti tunnus (number, nimetus vms), kui on teada, mis projekti(de)st on kulutus finantseeritav ja kui selline teavituskohustus on rahastaja nõue.
Kui ankeet on avatud (st oled valinud päringu liigiks Reisiteenuse päring), tuleb see täita ja sellest päringu juurde trükifail koostada. Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu andmeid sisestades päringu liigiks Muu päring.
Sisesta reisipäringu andmed ankeeti. Täida väljad vastavalt oma vajadusele. Kõik teenused, mida päringuga hangid, tuleb linnutada. Näiteks kui soovid majutust, tuleb Majutus järel kasti teha linnuke. Kui jätad teenuse nimetuse järel kastikese linnutamata, kajastub see pakkujatele saadetavas trükifailis, et sa ei soovi seda teenust: Majutus - Ei.
Tutvu väljade täitmisel abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil .
Ankeeti sisestatud päringu andmetest tuleb koostada trükifail. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta. Seejärel keri salvestatud päringu lõppu kuni jõuad:
Vajuta nuppu Loo fail. Päringu andmetesse tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja docx formaadis fail:
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja päringu andmeid hiljem täiendada.
Kui muudad/täiendad andmeid ankeedis, uuenda alati ka trükifaili.
Kui ankeet on avatud (st oled valinud päringu liigiks Toitlustusteenuse päring), tuleb see täita ja sellest päringu juurde trükifail koostada. Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu andmeid sisestades päringu liigiks Muu päring.
Sisesta toitlustuspäringu andmed ankeeti. Täida väljad vastavalt oma vajadusele.
Tutvu väljade täitmise abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil .
Ankeeti sisestatud päringu andmetest tuleb koostada trükifail. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta. Seejärel keri salvestatud päringu lõppu kuni jõuad:
Vajuta nuppu Loo fail. Päringu andmetesse tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja docx formaadis fail:
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja päringu andmeid hiljem täiendada.
Kui muudad/täiendad andmeid ankeedis, uuenda alati ka trükifaili.
1) Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg, so tähtaeg, mis ajani saavad pakkujad pakkumusi esitada ja mille möödudes saab hankija pakkumustega tutvuda.
2) Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e. mis ajaks hiljemalt peab teenus olema osutatud või asi tarnitud. Kui sisestad tarneaja päevades/kuudes/nädalates, siis hakkab kättesaamise aja arvestus päringu kohta otsuse tegemisest ehk tellimuse kinnitamisest (või kui päringu tulemusena sõlmitakse ostu-müügileping, siis lepingu sõlmimisest). Näiteks "10 kuud", "4 nädala jooksul". Võib sisestada ka konkreetse kuupäevana, näiteks "21.05.2022", "mitte hiljem kui 01.10.2022" vms. Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et jääks piisavalt aega pakkumiste läbivaatamisele, vajadusel täpsustuste küsimisele ning otsuse tegemisele.
3) Pakkumuse jõusoleku aeg - anna teada kui kaua peab pakkumus jõus olema alates pakkumuste esitamise tähtajast, näiteks "Pakkumus peab olema jõus vähemalt 30 päeva pakkumuste esitamise tähtajast." Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine. Pakkumuse kehtivusaeg algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et kehtiva pakkumuse kohta jõutakse teha otsus ehk kinnitada tellimus/sõlmida ostu-müügileping. Üldjuhul võikski määrata pakkumiste jõusoleku ajaks 30 päeva, erandiks võivad olla mõnede ajakriitilisemate raamlepingute alusel tehtavad päringud (tutvu reisikorraldusteenuste raamlepingu tingimustega). Vajadusel muuda või täienda eelsisestatud teksti.
4) Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud. Sisestatud summa pole pakkujatele kohustuseks.
5) Hindamiskriteerium - raamlepingute alusel tehtud päringute puhul on hindamiskriteeriumiks alati madalaim maksumus, st edukaks valitakse tingimustele vastavate pakkumuste seast madalaima maksumusega pakkumus.
6) Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti.
Veendu, et päringus esitatud nõuded ja tingimused on kooskõlas raamlepinguga!
Vastavalt valitud raamlepingule (väli Raamlepingu nimetus) täidetakse pakkujate andmed automaatselt.
Ära lisa/muuda ise pakkujate andmeid.
Kui tead, et raamlepingu partneri eelsisestatud kontaktandmed on valed või muutunud, teavita sellest pkabi@ut.ee.
Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid
Lisa kindlasti meeskonnaliige või mitu oma struktuuriüksusest, kui tead et lähed puhkusele või mõnel muul põhjusel ei saa vastata ise operatiivselt päringu kohta tekkinud küsimustele, vaadata piisavalt kiiresti läbi pakkumusi ja teha otsust päringu kohta.
Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus (ei pea selleks meeskonda lisama).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise muuta ja otsuseid teha ei saa).
Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.
Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega).
Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:
Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta ja seejärel
Pärast pakkumiskutsete välja saatmist kuni pakkumuste esitamise tähtajani saad saata pakkujatele vajadusel teateid täienenud päringu andmetest või tingimustest.
Päringu andmeid täiendades arvesta, et pakkujatel jääks piisavalt aega uue pakkumuse koostamiseks, sest päringule seatud pakkumuste esitamise tähtaega muuta ei saa!
Päringu kohta teate saatmiseks vajuta nuppu Saada teade:
Avaneb teate saatmise vaade:
Lisa teade väljale Sisu ning vajuta nuppu Saada teade. Kõikidele pakkumiskutse saanud pakkujatele saadetakse teavituskiri päringu andmete uuendamise kohta.
Saadetud teateid näed päringu vaatamise lehel plokis Teade ja saadetud teavituskirju plokis E-post.
Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb küsimuse kuva:
Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb vastamise kuva:
Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
Päringu pakkumuse esitamise tähtaega muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta koostada eitav otsus põhjendusega "Päringu tühistamine põhjusel, et päringu lähteandmed on pakkumuskutse saatmisest muutunud ning pakkujatele ei jää piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada" ning koostada uus päring.
Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.
Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.
Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk:
Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta kui ka hiljem, pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist, pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid.
Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.
Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini Pakkumus(..).
Kõik pakkumused, mis on staatuses Esitatud ning millel on täidetud väli Summa (kasvõi 0,00 eurot), on hankemenetluses osalevad pakkumused ja tuleb avada!
Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid enne pakkumuse esitamise tähtaja saabumist tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata ja selle sisu pole hankijale nähtav.
Kontrolli pakkumuse vastavust päringu lähteandmetes seatud nõuetele ja tingimustele ning vali hindamiskriteeriumi järgi välja edukas pakkumus.
Selleks ava ja tutvu kordamööda kõigi esitatud pakkumustega (pilt kõrval).
Tutvu pakkumuse väljal Sisu kirjeldatud pakkumusega ja kui pakkumusega esitati ka faile, siis nende sisuga (väli Sisu (lisad)).
Kontrolli, kas esitatud pakkumus vastab päringu lähteandmetes esitatud tingimustele. Päringu lähteandmed on:
Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama. Kui pakkumus ei vasta, siis see pakkumus ei osale hindamisel.
Pakkumusi tuleb alati sisuliselt hinnata, st lahtrisse Summa (km-ta) sisestatud number ei saa olla aluseks. Kontrolli alati üle pakkumuses sisalduvad arvutused. Hankija peab enne otsuse tegemist veenduma, et pakkumus, selles tehtud arvutused ja maksumus on õiged ja üheselt arusaadavad.
Kui pakkumuses on ebaselgusi, või lahtrisse Summa (km-ta) kirjutatud maksumus erineb pakkumuses märgitud maksumusest, või arvutused pole õiged ja selle erinemise põhjus on ebaselge, tuleb pakkujalt selgitust küsida. (pakkumuse juures nupp Esita küsimus, vt juhendist). Pakkumusi muuta ei tohi, seetõttu võib pakkuja pakkumuse kohta anda vaid selgitusi, täpsustusi, kinnitusi vms.
Valida tuleb alati odavaim tingimustele vastav pakkumine.
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.
Kirja saatmiseks vajuta pakkumuse vaates nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken (pilt kõrval).
Sisesta küsimus (või teade liisuheitmise kohta) väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.
DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.
Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on päringu lehel plokis Küsimus/vastus:
Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokid Teade ja Küsimus/vastus).
Otsuse koostamiseks vajuta nuppu Koosta otsus.
Avaneb otsuse lisamise kuva:
Edasine suhtus eduka pakkujaga toimub e-posti teel.
Kontrolli eduka pakkuja pakkumusest, kas pakkuja on sisestanud e-posti aadressi, mille kaudu juhul, kui tema pakkumus osutub valituks, võiks suhtlus edasi toimuda.
Selleks ava plokk ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus.
Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus).
Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:
Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Raamlepingu alusel päring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal ):
Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:
Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:
Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa . Päring on ostudokumendiga seotud.