Mis on TEEK?

TEEK on õpiteekonna rakendus, milles doktorant koostab ja esitab atesteerimisdokumente ning jagab neid juhendajaga. Juhendaja annab dokumentidele tagasisidet ja kinnitab need. Atesteerimiskomisjon tutvub atesteerimisdokumentidega ning atesteerimisotsuse lisab süsteemi atesteerimise korraldaja (atesteerimiskomisjoni esimees ja/või sekretär). 

What is TEEK?

TEEK is an application of a learning journey in which the doctoral student prepares and submits attestation documents and shares them with the supervisor. Supervisor can give feedback on the documents and can accept them. The attestation committee can examine the attestation documents and progress review decision is entered into the system by progress review administrator (the chair and/or the secretary of the progress review committee).

Kuidas ma saan TEEKi?

Logi sisse ÕIS2-te ning vasakul menüüs vajuta TEEK nupule (joonisel).

Kui sul on mitu TEEK rolli, siis vali erialajuhi roll rippmenüüst (joonisel)

How do I go to TEEK?

Log into SIS2 and click on TEEK (see figure).

If you have more than one TEEK role, choose head of specialisation role from the drop-down menu (see figure)

Mis õigused on mul erialajuhina?

Erialajuhi õigused:

• enda eriala doktorantide õpingute plaanide ja aruannete nimekirja vaatamine, sh plaanide ja aruannete vaatamine
• enda eriala doktorantide 1. aasta 1. semestri perioodiplaani kinnitamine
• enda eriala doktorantide õpingute plaanide ja aruannete kommentaaride nägemine, lisamine, muutmine, peitmine ja kustutamine
• doktorandi tulemuste aruande vaatamine
• doktorandile atesteerimisdokumendi muudetavaks tegemine

What rights do I have as a head of specialisation?

• view plans and reports of doctoral students in your specialty
• approve the 1. year 1. semester period plan of doctoral students in your specialty
• view, add, edit, hide and delete comments on plans and reports of doctoral students in your specialty
• viewing doctoral student's results report
• making the progress review document editable for the doctoral student

Kuidas vaatan doktorandi plaane ja aruandeid?

Kui oled TEEKi sisenenud ning erialajuhi rolli valinud, näed doktorante, kes kuuluvad sinu eriala alla (joonisel p 1). Kui su doktorantide nimekiri on pikk, siis saad otsida konkreetset doktoranti otsingukastiga (joonisel p 2). Samuti saad otsida konkreetse eriala doktorante (joonisel p 3). Doktorandi poolt kooskõlastamisele saadetud plaanide vaatamiseks vajuta konkreetse doktorandi juures olevale noka nupule (joonisel p 4).

Avanenud vaates kuvatakse sulle selle doktorandi kõik plaanid, mis on:

• Kooskõlastamise ootel

• Kooskõlastamisel

• Kooskõlastatud

• Kinnitatud

• Atesteeritud tingimustega

• Atesteerimata

• Negatiivselt atesteeritud

• Kinnitamisel

• Kehtetu

Märge plaani ja/või aruande staatuse ohta kuvatakse vaid sel juhul, kui plaan ja/või aruanne on kooskõlastamise ootel, kooskõlastamisel või kooskõlastatud staatuses (joonisel).

Kas on võimalik muuta doktorandi atesteerimisdokumente?

Doktorandi atesteerimisdokumente erialajuht muuta ei saa. Vajadusel saab erialajuht doktorandile atesteerimisdokumendid muudetavaks teha. 

Selleks mine doktorandi atesteerimisdokumendi detailvaatesse Vaata nupuga (joonisel).

Dokumendi detailvaate päises vajuta nupule Tee muudetavaks (joonisel p 1), määra muutmise lõppkuupäev ja kellaaeg (joonisel p 2) ning Salvesta (joonisel p 3).

Pärast salvestamist jääb doktorandi dokumendi päisesse märge dokumendi muutmise võimalikkusest ja ajavahemikust (joonisel).

Kui soovid atesteerimisdokumendi muutmise perioodi enneaegselt lõpetada, mine dokumendi detailvaatesse. Vajuta muutmise teatel olevale prügikasti nupule (joonisel p 1) ning Kinnita (joonisel p 2).

Kuidas saan plaanides ja aruannetes olevaid faile alla laadida?

Doktorandi uurimistöö kava ja teiste, plaanide tegevustele lisatud failide vaatamiseks ava doktorandi plaani või aruande päises olev Failid plokk (joonisel p 1) ning vajuta faili lingil (joonisel p 2), misjärel fail laetakse arvutisse ja seda saab arvutis avada.

How can I view doctoral student's plans and reports?

Once you have entered TEEK and selected the role of head of specialisation, you will be shown a list of doctoral students who are part of your scope (figure p 1). If your list of doctoral students is long, you can search for a specific doctoral student using the search box (figure p 2). You can also search for doctoral students in a specific specialty (figure p 3). To view the plans shared and sent for approval by a doctoral student, click on the arrow button next to the specific doctoral student (figure p 4).

In the opened view, you will see all the plans and reports of this doctoral student that are in the following statuses:

• waiting acceptance

• acceptance in progress

• accepted

• waiting for confirmation

• with suggestions for improvement

• not assessed

• negative assessment

• confirmed

• invalid

The icon showing the status of the plan and/or report is only displayed if the plan and/or report is in waiting acceptance, acceptance in progress and accepted status (see figure).

Is it possible to edit doctoral student's progress review documents?

Head of specialisation cannot modify the progress review documents of a doctoral student. If necessary, the head of specialisation can make the progress review documents editable for the doctoral student.

To do this, go to the detailed view of the doctoral student's progress review document using the See button (see figure).

In the header of the document's detailed view, click the Mark editable button (figure p 1), set the end date and time for editing (figure p 2), and Save (figure p 3).

After saving, a note about the possibility of editing the document and the time period will appear in the header of the doctoral student's document (see figure).

If you wish to end the editing period of the progress review document early, go to the detailed view of the document. Click the trash can button in the editing notification (figure p 1) and Confirm (figure p 2).

How can I download the files in the plans and reports?

To download the research plan or other files attached to the activities in the plans or progress review report, open the Files section in the header of the doctoral student's plan or report (figure p 1) and click on the file (figure p 2) after which it will be downloaded to your computer where it can be opened.

Kas ma saan jätta kommentaari doktorandile?

Plaanide tagasisidestamine toimub plaanide kommenteerimisena. Kommentaare saad lisada sinuga jagatud plaanide ja aruannete elementidele (tegevustele, koolitustele/õppeainetele). 

Kommentaari lisamiseks liigu konkreetse tegevuse/õppetegevuse juurde ning selle paremas nurgas vajuta jutumulli nupule (joonisel).

Avanenud aknas vajuta Kirjuta kommentaar kastile (joonisel).

Kui sul vaja tekstivälja suurendada, siis kahe triibu peale vajutades (joonisel p 1), hiire nuppu peal hoides ja üles-alla liigutades saad tekstivälja suurendada/vähendada vastavalt soovile. Kommentaari salvestamiseks vajuta sinise noole nupule (joonisel p 2).

Salvestatud kommentaar ilmub kommenteeritud tegevuse juurde sinise jutumullina (joonisel).

Samale tegevusele uue kommentaari lisamiseks ava tegevuse juures jutumulliga kommentaarid (joonisel p 1) ning alustage uut kommentaari üleval Kirjuta kommentaar väljal (joonisel p 2). 

Kuidas saan jagada minu lisatud kommentaari?

Niipea, kui oled kommentaari salvestanud, on see nähtav ka doktorandile. Doktorant saab TEEK-ilt selle kohta ka ülikooli e-postile teavituse.

Kuidas näen, kas doktorant on mulle kommentaari jätnud?

Kui doktorant lisab tegevusele kommentaari, saad selle kohta vastava teavituse ülikooli e-postile. Uut kommentaari näed sa doktorantide vaates ning samuti doktorandi plaanide vaates. Uus kommentaar on märgitud sinise jutumullina, millel on väike mummuke üleval paremal nurgas (joonisel). 

Kommentaari (joonisel p 1) vaatamiseks liigu doktorandi plaanide vaatesse ning vajuta nupule Vaata (joonisel p 2)

Liigu õige mooduli vaatesse, kus lugemata kommentaar asub, vajutades mooduli peal (joonisel).

Jõudes õige mooduli juurde (joonisel p 1), vajuta lugemata kommentaari jutumulli peal (joonisel p 2).

Kuidas vastan kommentaarile?

Kommentaarile saad vastuse lisada avades konkreetse kommentaari ning vajutades sinisel noole nupul (joonisel p 1). Kommentaari salvestamiseks vajuta sinisel noole nupul (joonisel p 2).

Kuidas muuta kommentaari?

Kommentaari muutmiseks liigu muudetava kommentaari juurde vajutades sinisel jutumullil (joonisel p 1). Avanenud aknas vajuta sinisel pliiatsi nupul (joonisel p 2).

Muuda kommentaari ning salvestamiseks vajuta sinisel salvestamise nupul (joonisel).

Kuidas kustutada kommentaari?

Kommentaari kustutamiseks ava kustutatav kommentaar vajutades selle kommentaari sinisel jutumulli nupul (joonisel p 1). Seejärel vajuta prügikasti nupul (joonisel p 2) ning Kinnita (joonisel p 3).

Kas saan kommentaari peita?

Kommentaari peitmiseks liigu konkreetse kommentaari juurde vajutades sinisele jutumullile (joonisel p 1) ning vajuta kommentaari juures sinisele silma nupule (joonisel p 2). 

Kuidas peidetud kommentaar uuesti nähtavaks tuua?

Selleks, et peidetud kommentaari uuesti nähtavaks tuua, liigu konkreetse kommentaari juurde (joonisel p 1) ning vajuta  kommentaari kinnise silma nupule (joonisel p 2).

Can I leave a comment to a doctoral student?

Feedback is given in the form of comments. You can add comments to the elements (activities, training/courses) of the the plans and the report shared with you. 

To add a comment, go to the activity/study activity and in the right corner of that activity, click on the chat bubble button (see figure).

In the pop-up window, click on the Write a comment box (see figure).

If you need to increase/decrease the text field, you can do so by clicking on the two stripes (figure p 1), holding down the mouse button and moving it up and down. To save a comment, click on the blue arrow button (figure p 2).

The saved comment appears as a blue chat bubble under the commented activity (see figure).

To add a new comment to the same activity, open the comments in this activity (figure p 1) and start a new comment in the Write a comment field (figure p 2). 

How can I share my comment?

As soon as you've saved a comment, it will be visible to a doctoral student. The doctoral student will also receive an e-mail notification from TEEK to his/her university's e-mail box.

How can I see if my doctoral student has left me a comment?

If the doctoral student adds a comment to the activity, you will receive a notification of this to the university's e-mail box. You will see the new comment in the doctoral students view and also in the doctoral student's plans view. New comment will be marked as a blue chat bubble with a little dot in the top right corner (see figure). 

To see the comment (figure p 1), go to that plan by clicking on View button (figure p 2).

Navigate to the correct module view, where the unread comment is located, by clicking on the module (see figure).

Once in the correct module view (figure p 1), press on the chat bubble of the unread comment (figure p 2).

How do I reply to a comment?

You can add a reply to a comment by opening the specific comment and clicking on the blue arrow button (figure p 1). To save the comment, click on the blue arrow button (figure p 2).

How to edit a comment?

To edit a comment, move to the comment you want to edit by clicking on the blue chat bubble (figure p 1). In the pop-up window, click on the blue pencil button (figure p 2).

Edit the comment and click on the blue save button to save (see figure).

How to delete a comment?

To delete a comment, open the comment you want to delete by pressing the blue chat bubble button of that comment (figure p 1). Click on the trash button (figure p 2) and Delete button to confirm. Once the comment is deleted, the action cannot be undone.

Can I hide a comment?

To hide a comment, navigate to the specific comment by clicking on the blue chat bubble (figure p 1) and click on the blue eye button next to the comment (figure p 2).

How to make a hidden comment visible again?

To make a hidden comment visible again, navigate to the specific comment (figure p 1) and click on the comments' closed eye button (figure p 2).

Kas ma saan atesteeritava doktorandi plaane ja aruandeid kinnitada?

Erinevalt teistest plaanidest ei läbi doktorandi 1. aasta 1. semestri perioodiplaan atesteerimiskomisjoni – sina kui erialajuht oled selle ainuke kinnitaja.

Millal saad plaani kinnitada?

Saad kinnitada plaani, mis on ühes järgmistest olekutest:

• Kooskõlastamise ootel
• Kooskõlastamisel
• Kooskõlastatud

TEEK ei saada sulle veel teavitust, kui plaan on kinnitamiseks valmis. Kontrolli kinnitamise perioodil ise regulaarselt oma eriala doktorantide plaane.

Can I approve the plans and reports of a doctoral student being assessed?

Unlike other plans, the period plan for the 1st semester of the 1st year of a doctoral student does not go through a progress review committee - you, as the head of specialisation, are the only one who accepts it.

When can you accept the plan?

You can approve a plan that is in one of the following statuses:

• Waiting acceptance
• In acceptance
• Confirmed

TEEK will not yet send you a notification when a plan is ready for acceptance. During the acceptance period, please regularly check the plans of doctoral students in your specialty.

Kas ma näen komisjoni tehtud otsuseid dokumendil?

Erialajuhina näed enda eriala doktorantide atesteerimisotsuseid (alates otsuse kinnitamisest).

Doktorandi plaanide ja aruannete vaates näed, millisele dokumendile on komisjoni otsus lisatud (joonisel).

Lisaks saad vaadata kõiki komisjoni otsuseid ühes kohas. Selleks vajuta doktorandi plaanide vaates Otsused vahelehele (joonisel p 1). Siin kuvatakse nimekiri kõikidest komisjoni otsustest (joonisel p 2).

Can I see the committee decisions on the document?

As a head of specialisation, you can see the assessment decisions of doctoral students in your specialty.

In the doctoral student's plans and progress review reports view, you can see which document the committee's decision is added to (see figure).

You can also see all committee's decision in one place. For this, in the doctoral student's plans and progress review reports view, click on the Decisions tab (figure p 1). You will see a list of all committee decisions here (figure p 2).

Kuidas vaadata, mis õpiväljundid on doktorant enda tegevustega sidunud?

Õpiväljundid, mida doktorant on enda tegevustega sidunud, näed doktorandi plaanide vaates vajutades Õpiväljundid vahelehel (joonisel).

Vali moodul (joonisel).

Vajuta soovitud õpiväljundile (joonisel p 1). Kõik tegevused, mis on seotud valitud õpiväljundiga, kuvatakse paremale (joonisel p 2). Kui soovid avada kõik kirjed korraga, vajuta Ava kõik kirjeldused (joonisel p 3). Kui soovid avada kirjeldused ükshaaval, vajuta tegevuse all olevale Loe rohkem nupule (joonisel p 4).

How can I see which learning outcomes a doctoral student has linked to their activities?

You can view the learning outcomes that the doctoral student has linked to their activities by clicking on the Learning Outcomes tab (see figure) in the doctoral student's plan view.

Choose the module (see figure).

Click on the desired learning outcome (figure p 1). All activities linked to the selected learning outcome will be displayed on the right (figure p 2). If you want to open all entries at once, click Expand all descriptions button (figure p 3). If you want to open the descriptions one by one, click the Read more button below the activity (figure p 4).

Kuidas lähen tagasi doktorandi plaanide nimekirja?

Plaani või aruande vaates keri alla ning vajuta paremal nurgas nupule Tagasi plaanide nimekirja (joonisel).

How do I return to the plan list of doctoral student?

In the plan or report view, scroll down and click the Back to plan list button in the right corner (see figure).

Kuidas lähen tagasi doktorantide nimekirja?

Doktorandi plaanide vaates keri alla ning vajuta vasakul nurgas nupule Doktorandid (joonisel).

How do I return to the list of doctoral students?

In the doctoral student's plans view, scroll down and click the Doctoral Students button in the left corner (see figure).