Kõik lähetuste töövoos vormistatud korraldused ja aruanded ning nende failidena lisad registreeritakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHIS). Korraldus saab registreerumisel numbri. Korraldus ja aruanne registeeritakse alati eestikeelsetena (st ka siis, kui see on vormistatud ingliskeelses töövoo keskkonnas).

• Töövoost saab DHISi korraldust, aruannet ja nende lisasid minna vaatama lähetuse üldandmetes oleva viida (vt joonis) vahendusel.

• PDF-vormingus lähetuskorraldus (vt joonis) koos lisadega registreeritakse DHISi siis, kui korraldusel on olemas kõikide osapoolte (lähetatav, fin. allika käsutajad, lähetuskorralduse andja) kinnitused (töövoog on saanud oleku "Korraldus kinnitatud"). Korraldused on DHISis näha kõikidele ülikooli töötajatele.

• PDF-vormingus lähetusaruanne koos lisadega (vt joonis) registreeritakse DHISi korralduse juurde siis, kui see lõpetatakse (töövoog on saanud oleku "Aruanne kinnitatud raamatupidamises"). Aruanded ei ole DHISis avalikud (on näha nende kinnitajatele ning üksuse sekretäridele).

• Kui lähetuskorraldus töövoos tühistatakse, toimub tühistamine automaatselt ka DHISis. Tühistamise infot näidatakse korralduse alajaotuses "Kehtetuks tunnistamine" (vt joonis).