Õppijate otsimiseks vajutage ÕIS pealehel lingile Üliõpilaste andmed. Avaneb õppijate andmete haldamise vorm (vt joonis).
Otsinguid tehes pidage silmas järgmisi asju.
- Otsige võimalusel isikut esmalt eesti isikukoodi või matriklinumbri järgi, alles siis ees- ja/või perekonnanime järgi. Isikukood ja matriklinumber on mõlemad unikaalsed tunnused, st need on seotud ainult ühe isikuga. Kui kasutate nime järgi otsingut, kontrollige kindlasti ka isiku teisi andmeid, veendumaks, et tegemist ei ole otsitava isiku nimekaimuga.
- Kui pole teada, millise struktuuriüksusega õppija seotud on või oli, jätke üksus määramata. Vaikimisi on määratud üksus, mille töötaja te olete ja seega otsitakse õppijaid vaikimisi ainult selle üksuse õppijate hulgast.
- Eraldi saate isikuid otsida nende liigi (üliõpilane, täiendusõppija, ekstern vms), õppevormi (päevaõpe, sessioonõpe), õppeastme (bakalaureuseõpe vms), õppekava ja finantseerimise (tasuta, tasuline, riigieelarveline, riigieelarveväline, TULE, DoRa vms) järgi.
- Võimalik on andmeid filtreerida kõrvaolekute järgi (vt joonis). Näiteks, kui soovite otsida isikuid, kes on pikendusaastal või akadeemilisel puhkusel, määrake Kõrvalolek rippmenüüst Pikendatud õppeajal või Akadeemilisel puhkusel.
- Oluline tunnus on ka see, kas isik hetkel õpib või mitte. Vaikimisi on Kas õpib rippmenüüs (vt joonis) Õpib, st vaikimisi otsitakse ainult neid, kellel on hetkel aktiivne õppekoht. Kui soovite, et õppijaid otsitaks ka nende isikute hulgast, kellele hetkel aktiivset õppekohta ei ole, määrake rippmenüüst Kõik.
Otsingukriteeriumid on erineva kaaluga. Otsingu teostamiseks peab olema täidetud vähemalt üks järgmistest:
- Eesnime algus (vähemalt kaks tähte)
- Perekonnanime algus (vähemalt kaks tähte)
- Eesti isikukood (vähemalt kolm esimest numbrit)
- Matriklinr (vähemalt kolm tähemärki)
- Üliõpilaspilet nr (vähemalt kolm tähemärk)
- Kasutajatunnus (peab olema täpne)
- Otsi neid, kellel õppe lõpukuupäev möödunud seisuga märkeruut peab olema täidetud.
Kui Valdkond on määratud, peab otsingu teostamiseks olema määratud vähemalt üks järgmistest:
- Üliõpilase liik
- Õppevorm
- Õppeaste
- Õppekava
- Aasta
- Finantseerimine
- Kõrvalolek
- Sisseastumisaasta
Kui ükski neist tingimustest ei ole täidetud, näidatakse kasutajale teadet: Otsingu kriteerium on määramata.
Näiteks:
- otsing teostatakse kui väljale Perekonnanime algus sisestatakse Tu.
- otsingut ei teoastata kui väljale Eesti isikukood sisestatakse kaks numbrit.
- otsing teostatakse kui määratud on Valdkond ja Õppeaste.
- otsingut ei teostata kui määratud on ainult Õppeaste.
Pidage meeles, et iga tingimus, mille te vormil määrate, kitsendab andmete hulka, mille hulgast isikuid otsitakse. |
Õppijate otsimiseks vajutage nupule Otsi. Ekraanile kuvatakse isikuandmete haldamise vorm koos otsingutingimustele vastavate õppijate nimekirjaga (vt joonis).
- Iga õppija kohta esitatakse järgmised andmed: matriklinumber, eesnimi, perekonnanimi, õppeaste (veerus Aste), õppekava nimetus, aasta, struktuuriüksuse kood, vastava põhioleku algus- ja lõppkuupäev ning tunnus selle kohta kas isik õpib või mitte.
- Leitud andmete sorteerimiseks vajutage veeru pealkirja lingile.
- Leitud isiku andmete vaatamiseks vajutage tema matriklinumbri lingile, avaneb õppija üld- ja õppekohtade andmete vaatamise vorm.