Kaitsmisprotokollid vormistatakse üldjuhul ainetele, mille liigiks on kaitsmisega lõppev aine.

Enne kaitsmisprotokolli lisama hakkamist veenduge järgnevas.

  • Kas õppeainel on korrektne eesti- ja inglisekeelne nimetus. Tulemus protokollitakse selle eesti- ja ingliskeelse nimetuse kujuga, mis õppeaine üldandmetes protokolli tegemisel hetkel on. Näiteks, kui õppeaine ingliskeelne nimetus on sisestatud kujul X, siis protokollitakse õppijale tulemus samal kujul. Sellisel kujul kajastub aine ja selle hinne ka õppijale väljastataval ingliskeelsel akadeemilisel õiendil. Vajadusel saate juhiseid nimetuse muutmiseks peatükist "Aine nimetuse sisestamine".
  • Kas ainekava hindamine on sobiv.
  • Kui kannate sisse doktoritöö viimase osa tulemust, kontrollige enne, kas doktorandi doktoritöö eelnevate osade protokollid on vormistatud selle sama ainekoodiga ainele. Täpsemalt lugege sellest peatükis "Kaitsmisega lõppeva aine osadena sisse kandmine".
  • Kas kaitsmisprotokolli lisatavad isikud (nt retsensent või oponent) on olemas isikuregistris.

Kaitsmisprotokollid on individuaalsed. Ühel päeval ning ühe ja sama kaitsmiskomisjoniga toimunud kaitsmiste protokollid saab kokku koondada üheks kaitsmisprotokollide grupiks.

Kaitsmisprotokollide koostamine toimub kahes etapist:

Skemaatiliselt näeb kaitsmisprotokollide vormistamine välja järgmiselt (vt joonis).

Kaitsmisprotokollide haldamine hõlmab järgmisi teemasid.