Dokumentide puhul tuleb eristada seda, kas need on personaalsed või mitte. Personaalsed dokumendid on näiteks tõendid, tunnistused ja hinnetelehed. Mittepersonaalsed on näiteks õppijaks arvamise korraldused.

  • Personaalsed dokumendid saab küll luua ühekorraga ühe aluskorralduse alusel, kuid pärast loomist tekib kõikidele isikutele oma personaalne dokument, mille sisu saab muuta ainult ükshaaval. Samuti saab neid ainult ükshaaval tühistada ja kustutada. Nende toimingute tegemiseks on need vaja ka ükshaaval välja otsida.
  • Mittepersonaalsete dokumentide puhul on tegemist ühe dokumendiga olenemata sellest, palju sellel isikuid on.

Otsing teostatakse kui on määratud vähemalt Dokumendi tüüp ja üks järgmistest tingimustest:

Vaikimisi on Valdkond/asutus rippmenüüs määratud selle struktuuriüksuse järgi, millega teil on õppija või töötaja suhe. Kui soovite otsida kõigi struktuuriüksuste dokumente, valige Valdkond/asutus rippmenüüs Määramata.

Dokumentide otsimiseks määrake üliõpilasolekute mooduli ülaservas otsitava dokumendi tüüp ja

Kui otsingutingimused määratud, vajutage nupule Otsi. Ekraanile kuvatakse otsingutingimustele vastavate dokumentide nimekiri.

Iga dokumendi kohta esitatakse nimekirjas järgmised andmed:

Dokumente saate sorteerida nende veergude järgi, mille pealkiri on esitatud lingina (vt veerg Korralduse nr/ nimi). Esimese vajutuse järel sorteeritakse andmed kasvavas järjestuses. Teise vajutuse järel kahanevas järjestuses.

Dokumendi avamiseks vajutage vastavalt dokumendi olekule veerus Korralduse nr/ nimi isiku nime või korralduse numbri lingile.