View Source

Digiallkirjalehte on võimalik kasutada juhul, kui mitteauditoorse koolituse korral on vaja osalejate kirjalikku kinnitust koolitusel osalemise kohta.

Kuna kõigil allkirjastajatel on võimalik fail endale arvutisse laadida, siis tuleks allkirjalehele panna nii vähe infot kui võimalik.

Dokumendi sisestamine DHISi

Kui koolitus on seotud mingi projektiga, võib allkirjalehe registreerida projekti dokumentide juurde. Kui on vaja ainult allkirju koguda ning allkirjalehte registreerida ei ole vaja, siis saab lisada allkirjalehe DHIS-i digiallkirjastatava failina.
Digiallkirjastatavat faili ei registreerita DHIS-i, seetõttu on soovitatav allkirjaleht pärast allkirjade kogumist salvestada endale arvutisse, et tagada selle säilimine vajaliku tähtajani

NB! Allkirjalehe fail peab olema eelnevalt salvestatud .asice-formaati. Kui allkirjaleht lisada DHIS-i mingis muus formaadis, siis ei ole seda võimalik allkirjastada.

Uue dokumendi lisamine:

DHIS-i pealeht https://dok.ut.ee/wd/ → Lisa uus → Digiallkirjastatav fail

Seejärel avanevas aknas sisestada dokumendi pealkiri, lisada fail ning salvestada.

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 2.jpg

Dokumendi jagamine DHIS-ist koolitusel osalejatele allkirjastamiseks

Dokumendi jagamiseks tuleb dokument digiallkirjastatavate failide loetelust avada (DHISi pealeht → Otsi → Digiallkirjastatav fail).
Dokumendi jagamine toimub "Jaga" nupu abi.

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 3.png

NB!

Kui valida "Autentimine" → "Kasutaja valib autentimise viisi", siis on kohustuslik sisestada ka allkirjastajate isikukoodid ning dokumenti ei ole võimalik avada ilma end eelnevalt tuvastamata.
Õppija näeb kirja saatjana Tartu Ülikooli. Kui dokumendi jagamisel ei ole süsteemist vaikimisi pakutavat e-kirja pealkirja muudetud, saab kasutaja kirja:

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > image2021-3-3_16-14-4.png

Vt ka juhendit, kuidas luua komadega eraldatud e-posti aadresside loend.

Jagamiseks vajalikud väljad:

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 4.png

Kantselei juhend käsunduslepingu näitel on https://wiki.ut.ee/x/k4EhB

Juhul, kui selgub, et keegi osalejatest ei saanud saadetud kirja kätte või on saadetavate nimekirjast välja jäänud, tuleb seda dokumenti uuesti jagada ainult neile isikutele. Kõigile osalejatele uuesti saata ei ole vaja. Ka uue jagamisega allkirjastatakse ikkagi sama dokumenti.

Dokumendi kustutamine DHIS-ist

Kui allkirjalehte ei ole enam DHIS-is hoida vaja, saab dokumendi looja selle kustutada. Selleks tuleb dokumentide loetelust ("Otsi"→ "Digiallkirjastatav fail") otsida üles õige fail. Kustutamiseks on kaks võimalust.

Vajutada faili pealkirja taga olevale punase prügikasti pildiga nupule:

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 6.png

2. Täita märkeruut faili pealkirja ees ja vajutada nupule "Kustuta valitud" lehe üla- või alaservas:

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 7.png

Komadega eraldatud e-posti aadresside saamiseks

1. Laadige ÕISist registreeritute nimekirja lehelt "Nimekiri failina" nupi abil osalejate nimekiri Excel-failina:

2. Lisage failis tühi veerg e-posti aadresside veeru järele:

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 9.png

3. Sisestage funktsioonireale valem =/lahtri nimetus/&"," ja laiendage see kõigile vajalikele ridadele.

Täiendusõpe > Digiallkirjaleht > 10.png

4. Kopeerige lisatud veerust kõigi osalejate e-posti aadressid, mis on komadega eraldatud ning kleepige need allkirjalehe jagamiseks vajalikku lahtrisse DHIS-is.