Dokumendi jagamine ülikoolivälisele isikule

Jagamise funktsionaalsuse kasutamine käsunduslepingu näitel

1. Klõpsa dokumendi ülaosas nuppude reas Jaga nuppu. Seejärel avaneb jagamise aken.

2. Plokk Lisamine

Veendu, et jagatavatest väljadest oleks kindlasti märgistatud andmeväli "Allkirjastatud fail(id)".

Allkirjastamiseks valiku puhul tekivad täiendavad väljad:

• Ära nõua isikukoodi - isikukood pole nõutud, allkirjastada saavad kõik isikud, kellele on edastatud dokumendi link.
• Isikukood -  ainult määratud isikud saavad dokumenti allkirjastada (isikukoodid peavad olema teineteisest eraldatud komaga). Kui lisada isikukoodi väljale mitme isiku isikukoodid, saavad mitu isikut dokumenti allkirjastada. Isikukood pole nõutud, kui autentimise väljal on tehtud valik Autentimata ja märgistatud on Ära nõua isikukoodi.

3. Plokk Jagatud lingi juurdepääsutingimused

• Ainult ühelt IP-aadressilt - kui see valik on märgistatud, siis saab dokumenti avada ainult ühelt IP-aadressilt.
• Päev enne lingile juurdepääsu lõppu saadab süsteem isikule uue teavituse, kui isik pole dokumenti ära allkirjastanud. 

4. Plokk E-post

5. Plokk Teavitused

Pärast dokumendi jagamise akna täitmist vajuta Salvesta nuppu, misjärel saadetakse käsundisaajale e-kirjaga teavitus. Dokumendikande lõpus asuvast e-posti plokist näed, kas jagamise teavitus on süsteemist välja saadetud.
Ja dokumendikandele tekib plokk "Jagamine".

Jagatud dokumendi oleku jälgimine

Sinu poolt jagatud dokumente kuvatakse DHISi avalehel plokis "Jagatud dokumendid". Kui oled jagamise loomisel määranud, et soovid saada teavitusi, kui isik avab kas teavituse ja/või faili ja/või allkirjastab dokumendi, siis ühel või teisel juhul tuleb sulle meilile teavitus. Kui oled jagamisel määranud, et isik peab end autentima, siis kuvatakse teavituses ka toimigu tegija nime ja toimingu tegemise aega.

Näide: Teie poolt jagatud kandel id-ga 54160843 allkirjastas faili nimega Laube_kasundusleping_kevad_2019.asice isik Helen Laube kuupäeval 26.02.2019 16:52.