Kontakte sisestades väldi uute kontaktide loomist ja vali kannetele need kontaktid, mis on süsteemis juba olemas. Alusta sisestamist asutuse nimeosast mitte ärivormist (AS, OÜ, MTÜ). Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant, ostuarve puhul hankija koodiga variant.
Sisestamist võid alustada ka asutuse registrikoodist või isiku isikukoodist kui tead koodi või saad seda lihtsasti dokumendi pealt järele vaadata. Kui sellise registrikoodi või isikukoodiga kontakt on süsteemis olemas, siis vali see.
Uus füüsiline või juriidiline kontakt loo alles siis kui oled veendunud, et kontakti pole.
Kontakti loomisel:
Kui on tarvis sisestada mitu asutust või isikut, siis vali need ühekaupa.
Neid ei tohi lisada komadega eraldatult ühe kontaktina nt Tallinna Tehnikaülikool, Tallinna Ülikool, Eesti Maaülikool. Sama ka isikute korral.
Asutuse andmed lisa plokki nimetusega „Asutus“ ja isiku andmed plokki nimetusega „Isik/asutuse kontaktisik“. Isikunimi tuleb sisestada väljale „Eraisiku nimi“ mitte „Asutuse nimi“. Muidu liigitab süsteem füüsilise isiku juriidiliseks isikuks. Muude andmete osas tuleks samuti hoolas olla, et vastavad andmed oleksid õigel väljal mitte e-posti aadress nime väljal vms või erinevad andmed ühel väljal nt Modulton OÜ (reg. 14038302) Suur-Sõjamäe 25a, 11415 Tallinn või Haridus-ja Teadusministeerium, kantsler, Janar Holm.
Topelt sisestatud või vale kirjapildiga kontaktidest andke märku. Samuti võtke ühendust kui kontaktide sisestamisel tekib küsimusi.
Välismaiste asutuste ja võõrkeelsete isikunimede sisestamist käsitleme edaspidi.