Sisestaja tegevused

Andmete sisestamine

1. Liigu menüü kaudu „Lisa uus“ → „Avaldus/esildis/sisedokument“ → „Arve esildis/Müügiarve

2. Vali asukoht. Projektidega seotud arve esildise puhul vali 5-34 "Projektide raamatupidamise algdokumendid", kõikidel teistel puhkudel 5-23 "Müügidokumendid"

3. Vali dokumendi liik. Vaikimisi on valitud "Arve". kui soovid, et esildise alusel koostatakse kreeditarve, vali "kreeditarve".

4. Arve liik on vaikimisi "Müügitellimus". Vajadusel muudab seda raamatupidaja.

5. Sisestaja andmed täituvad automaatselt esildise sisestaja järgi.

6. Lisa Maksja klõpsates "Lisa" nuppu ja vali kas juriidiline või eraisik ning otsi DHISi sisestatute hulgast õige. Kui vastet pole, sisesta uus kontakt. Täpsem juhend kontaktivormi kasutamise kohta asub siin. 

NB! Kontakti kohta on kohustuslik sisestada vähemalt RIIK. Kui tegemist on välismaise juriidilise maksjaga, tuleb täita ka järgnev väli ehk VAT number. 

NB! Ühe maksja kohta tuleb koostada üks müügiarve esildis. Ühele kandele ei tohi sisestada mitut maksjat. Vajadusel kasuta dubleerimist. 

7. Täida koostatava arve kohta risttabel sisestades:

• Kauba teenuse nimetus - kirjeldus, mis teenust ülikool on osutanud
• periood - vabatekstina saab kirjutada, mis perioodil teenust osutati
• Ühik - valida rippmenüüst õige
• Kogus/Maht - mis koguses teenust osutati, kui vormistatakse kreeditarvet siis märkida kogus/maht "-" märgiga
• Ühiku hind - ühe ühiku hind
• Summa - automaatselt arvutatakse kokku sisestatud koguse ja ühiku hinna alusel
• KM% - vaikimisi 20, aga rippmenüüst saab valida sobiva
• KM - automaatselt arvutatakse sisestatud KM% alusel summast
• Bruto - automaatselt arvutatakse sisetatud summa ja KM% alusel
• Finantsallikas - sisestada, mis finantsallikale peab arve alusel makstav summa laekuma
• Kaup arvel - jah/ei valikuväli kas kaup mille kohta arve esitatakse on ülikoolis arvel
• Märkused - saab lisada märkused raamatupidajatele NB! Märkuste lahtrit saab vajadusel lahtri parempoolsest alaservast suuremaks venitada. 

Kui arve ridu on mitu, tuleb uue rea lisamiseks klõpsata "Lisa uus rida" nuppu. 

8. Täida väljad

Tulumaksutagastus füüsilisest isikust maksjale - märkida kas osalejal on õigus selle kursuse maksumusest tulumaksu tagasi küsida või ei. See on määratud ÕIS-s kursuse registreerimisel.

Ülejäänud väljadele sisestab info raamatupidaja või tulevad andmed automaatselt raamatupidamisprogrammist.

Salvestamine

Salvestamiseks on kaks varianti:

1. Salvesta - soovite hiljem vormi edasi täita/täiendada ehk salvestada vormile sisestatud info, aga raamatupidajateni veel see esildis ei jõua.
2. Salvesta ja kinnita - vormi täitmine on lõpetatud, soovite andmed salvestada ja kinnitada ning pärast seda tegevust jõuab arve esildis rahandusosakonda. 

Arve esildise dubleerimine

Arve esildise dubleerimiseks otsi esmalt see esildis, mida soovid dubleerida.  Vaatamise vormil klõpsa nupule "Dubleeri".

Dubleeritavalt kandelt tuuakse uuele esildise lisamise vormile üle järgmised andmed:

• dokumendi liik
• arve liik
• sisestaja
• maksja
• arve andmetega risttabel
• riigihanke kood
• valuuta
• maksetähtaeg !!! kontrolli kindlasti üle kas jääb samaks
• esildise koostaja ametinimetus
• esildise koostaja telefoninumber
• TÜ poolne kontaktisik

Kõiki eeltäidetud andmeid saad dubleeritud kandel muuta. 

Tegevused tagastatud müügiarve esildise puhul

Kui raamatupidaja on arve esildise tagastanud, saab arve esildise sisestaja selle kohta suunamisteate e-postile ja tagastatud arve esildis on nähtav ka DHISi avalehel suunamiste plokis.

Staatus arve esildisel on "Tagastatud". 

Tagastamisel kirjutab raamatupidaja selgituse tagastamise põhjuse kohta. Seda on näha e-postiga tulnud suunamise teavituses (väli Selgitus:) ja ka arve esildise kande väljal "Staatuse kommentaar".

Kui raamatupidaja poolt märgitud puudused kandel on parandatud, tuleb suunamisülesanne kande all täita ehk vajutada rohelisele nupule "Märgi tehtuks". 

Staatus muutub taas "Kinnitatud" ja arve esildis on tagasi raamatupidaja töölaual, kes sellega edasi toimetab. 

Ühtegi suunamist raamatupidajale ei ole vaja pärast muudatuste sisseviimist ise teha - tuleb vaid märkida tööülesanne tehtuks ja siis liigub töövoog edasi. Niikaua kui tööülesannet täidetud ei ole, on kande staatus TAGASTATUD ja esildis raamatupidaja töölauale ei jõua. 

Raamatupidaja tegevused

Kinnitatud arve esildised on raamatupidaja jaoks kõige lihtsamini leitavad avalehelt kas:

• DHISi ülaribal asuva ikooni

• või otseteede alt

Arve esildise noppimine

• Klõpsa otseteede all või DHIS-i ülaribal Kinnitatud arve esildised 

• Avaneb nimekirjavaade kõikidest kinnitatud arve esildistest. Klõpsa Nopi selle arve esildise juures, millega soovid tegeleda.
  
  

Raamatupidajana arve esildise tagastamine/tühistamine

• Arve esildise tagasi saatmiseks klõpsa nupul Tagasta. Arve esildis saadetakse tagasi esildise sisestajale (talle saadetakse ka tagastamise teavitus) ning arve esildise staatus saab oleku Tagastatud.
• Töövoo tühistamiseks klõpsa nupul Tühista ning arve esildise staatus saab oleku Tühistatud. 
  
  
  
  

Tagastamisel või tühistamisel tuleb kirjutada avanevasse kasti kommentaar miks arve esildis tühistati või tagastati. See info ilmub arve esildise kandele "Staatuse kommentaar" väljale. 

Arve esildise saatmine FOsse (raamatupidamistarkvara)

Kui raamatupidaja on üle kontrollinud esitatud andmete olemasolu ja korrektsuse, tuleb andmete edastamiseks FO keskkonda vajutada rohelist "FOsse" nuppu. 

Kui saatmine õnnestus, muutub arve esildise staatus "Saatmiseks FO-sse". 

Kui FOsse on andmed kohale jõudnud, muutub staatus "Saadetud FO-sse"

Kui FOsse saates oli mingi tõrge, muutub staatus "Viga FO-sse saatmisel" ja väljale FO veateade ilmub FO poolne veateade. 

Staatuste tähendused

• SISESTATUD -  arve esildis on DHISi sisestatud ja vajutatud Salvesta nuppu. Ilma kinnitamata raamatupidajate töölaual see arve esildis veel ei ole. 
• KINNITATUD - arve esildis on sisestaja poolt kinnitatud (kas kande salvestamisel vajutatud nuppu "Salvesta ja kinnita" või kinnitatud suunamiste plokis). Nüüd ilmub arve esildis raamatupidajate töölauale. 
• SAATMISEKS FO-SSE - raamatupidajad on arve esildise üle vaadanud ja kinnitanud, et selle arve esildise võib saata FOsse. 
• VIGA FO-SSE SAATMISEL - kui FO-sse saatmine ei õnnestu, kuvatakse vastav staatus, vea info väljal "FO veateade" ja läheb ka teavitus määratud e-posti aadressile koos veateate sisuga.
• SAADETUD FO-SSE - raamatupidaja on arve esildise FO-sse saatnud ja saatmine on õnnestunud.
• TAGASTATUD - raamatupidaja on tagastanud arve esildise sisestajale. 
• TÖÖDELDUD - FOst on müügiarve saadetud DHISi, aga see pole veel välja saadetud DHISi kaudu või arve on koostatud, aga seda ei ole vaja välja saata (nt veebipoe arved). 
• VÄLJASTATUD - arve esildise kandele on FOst saadetud müügiarve ja see on välja saadetud DHISi kaudu.
• LAEKUNUD - müügiarve on maksja poolt makstud.
• TÜHISTATUD - arve esildis või müügiarve on tühistatud.