Sisestaja tegevused

Alates 11.01.2021 saab müügiarve sildisi koostada ja edastada rahandusosakonda DHIS-i kaudu v.a Rahaveebi sisestatud esildised, mille koostamisel kasutatakse andmete päringut ÕISist. 

Andmete sisestamine

1. Liigu menüü kaudu „Lisa uus“ → „Avaldus/esildis/sisedokument“ → „Arve esildis“.

2. Vali asukoht. Projektidega seotud arve esildiste puhul vali 5-34 "Projektide raamatupidamise algdokumendid", kõikidel teistel puhkudel 5-23 "Müügidokumendid"

3. Vali dokumendi liik. Vaikimisi on valitud "müügiarve", kui soovid, et koostataks kreeditarve vali "kreeditarve".

4. Arve liik on valikimisi Müügitelimus. Kui seda on vaja muuta, teeb seda raamatupidaja. 

5. Sisestaja andmed täituvad automaatselt selle järgi kes vormi täidab.

6. Lisa Maksja klõpsates "Lisa" nuppu ja vali kas juriidiline või eraisik ning otsi DHISi sisestatute hulgast õige. Kui vastet pole, sisesta uus kontakt. Täpsem juhend kontaktivormi kasutamise kohta asub siin. 

NB! Kontakti kohta on kohustuslik sisestada vähemalt RIIK. Kui tegemist on välismaise maksjaga, tuleb täita ka järgnev väli ehk VAT number. 

7. Täida koostatava arve kohta risttabel sisestades:

• Kauba teenuse nimetus - peab olema kirjeldus, et mis teenust ülikool on osutanud
• periood - vabatekstina saab kirjutada mis perioodil teenust osutati
• Ühik - valida rippmenüüst õige
• Kogus/Maht - mis koguses teenust osutati
• Ühiku hind - ühe ühiku hind
• Summa - automaatselt arvutatakse kokku sisestatud koguse ja ühiku hinna alusel
• KM% - vaikimisi 20, aga rippmenüüst saab valida sobiva
• KM - automaatselt arvutatakse sisestatud KM% alusel summast
• Bruto - automaatselt arvutatakse sisetatud summa ja KM% alusel
• Finantsallikas - sisestada mis finantsallikale peab arve alusel makstav summa laekuma
• Kaup arvel - jah/ei valikuväli kas kaup mille kohta arve esitatakse on ülikoolis arvel
• Märkused - saab lisada märkused raamatupidajatele NB! Märkuste lahtrit saab vajadusel lahtri parempoolsest alaservast suuremaks venitada. 

Kui arve ridu on mitmeid, tuleb uue rea lisamiseks klõpsata "Lisa uus rida" nuppu. 

8. Täida väljad

Tulumaksutagastus füüsilisest isikust maksjale - märkida kas osalejal on õigus selle kursuse maksumusest tulumaksu tagasi küsida või ei. See on määratud ÕIS-s kursuse registreerimisel.

Ülejäänud väljadele sisestab info raamatupidaja või tulevad andmed automaatselt raamatupiamisprogrammist.

Salvestamine

Salvestamiseks on kaks varianti:

1. Salvesta - soovite hiljem vormi edasi täita/täiendada ehk salvestub vormile sisestatud info, aga raamatupidajateni veel see esildis ei jõua.
2. Salvesta ja kinnita - vormi täitmine on lõpetatud, soovite andmed salvestada ja kinnitada ning peale seda tegevust jõuab arve esildis rahandusosakonda. 

Arve esildise dubleerimine

Arve esildise dubleerimiseks otsi esmalt see esildis, mida soovid dubleerida.  Vaatamise vormil klõpsa nupule "Dubleeri".

Dubleeritavalt kandelt tuuakse uuele esildise lisamise vormile üle järgmised andmed:

• Dokumendi liik
• Arve liik
• Sisestaja
• maksja
• arve andmetega risttabel
• riigihanke kood
• valuuta
• maksetähtaeg !!! kontrolli kindlasti üle kas jääb samaks
• esildise koostaja ametinimetus
• esildise koostaja telefoninumber
• TÜ poolne kontaktisik

Kõiki eeltäidetud andmeid saad dubleeritud kandel muuta. 

Raamatupidaja tegevused

Kinnitatud arve esildised on raamatupidaja jaoks kõige lihtsamini leitavad avalehelt kas:

• DHISi ülaribal asuva ikooni

• või otseteede alt

Arve esildise noppimine

• Klõpsa otseteede all või DHISi ülaribal  kinnitatud arve esildised 

• Avaneb nimekirjavaade kõikidest kinnitatud arve esildistest. Klõpsa Nopi selle arve esildise juures, millega soovid tegeleda.
  
  

Raamatupidajana arve esildise tagastamine/tühistamine

• Arve esildise tagasi saatmiseks klõpsa nupul Tagasta. Arve esildis saadetakse tagasi asildise sisestajale (talle saadetakse ka tagastamise teavitus) ning arve esildise staatus saab oleku Tagastatud.
• Töövoo tühistamiseks klõpsa nupul Tühista. ning arve esildise staatus saab oleku Tühistatud. 
  
  
  
  

Tagastamisel või tühistamisel tuleb kirjutada avanevasse kasti kommentaar miks arve esidlis tühistati või tagastati. See info ilmub arve esildise kandele "Staatuse kommentaar" väljale. 

Arve esildise FOsse saatmine

Kui raamatupidaja on üle kontrollinud esitatud andmete olemasolu ja korrektsuse, tuleb andmete edastamiseks FO keskkonda vajutada rohelist "FOsse" nuppu. 

Kui saatmine õnnestus, muutub arve esildise staatus "Saatmiseks FO-sse". 

Kui Axaptas on andmed kohale jõudnud, muutub staatus "Saadetud FO-sse"

Kui Axaptasse saates oli mingi tõrge, muutub staatus "Viga FO-sse saatmisel" ja väljale Axapta veateade ilmub FO poolne veateade. 

Staatuste tähendused

• SISESTATUD -  arve esildis on DHISi sisestatud ja vajutatud Salvesta nuppu. Ilma kinnitamata raamatupidajate töölauale see arve esildis veel ei ole. 
• KINNITATUD - arve esildis on sisestaja poolt kinnitatud (kas kande salvestamisel vajutatud nuppu "Salvesta ja kinnita" või kinnitatud suunamiste plokis). Nüüd ilmub arve esildis raamatupidajate töölauale. 
• SAATMISEKS FO-SSE - raamatupidajad on arve esildise üle vaadanud ja kinnitanud, et selle arve esildise võib FOsse saata. 
• VIGA FO-SSE SAATMISEL - kui FO-sse saatmine ei õnnestu, kuvatakse vastav staatus, vea info väljal "FO veateade" ja läheb ka teavitus määratud e-posti aadressile koos veateate sisuga.
• SAADETUD FO-SSE - raamatupidaja on arve esildise FO-sse saatnud ja saatmine on õnnestunud.
• TAGASTATUD - raamatupidaja on tagastanud arve esildise sisestajale. 
• TÖÖDELDUD - (ei kasutata, tuleks siit nimekirjast maha võtta).
• VÄLJASTATUD - arve esildise kandele on FOst saadetud müügiarve ja see on välja saadetud DHISi kaudu.
• LAEKUNUD - müügiarve on maksja poolt makstud.
• TÜHISTATUD - kui arve esildis või müügiarve on tühistatud.