Ülikooli dokumendid jagunevad juurdepääsupiirangu (märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS viitega avaliku teabe seadusele) alusel: asutusesiseseks kasutamiseks ette nähtud dokumendid ja juurdepääsupiiranguta (märketa) dokumendid.

DHIS-is registreeritud dokumendid, mis ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse avalikus dokumendiregistris koos dokumendi faili(de)ga. Juurdepääsu avalikule teabele reguleerivad avaliku teabe seadus ja muud eriseadused. Juurdepääsu märge lisatakse näiteks isikuandmete kaitseks. Dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise õiguslikud alused on süstematiseeritud juurdepääsupiirangute klassifikaatoris, mis on ka DHIS-is piirangute plokis valitavad. Klassifikaator on loend dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguslikest alustest. Iga alusega on seotud juurdepääsupiirangu ajalise kehtivuse arvutamiseks vajalikud andmed. Piirangu kehtivust alustavad ja lõpetavad sündmused on esitatud alamklassifikaatoris. Avaliku teabe seaduse täitmisel on abiks avaliku teabe seaduse üldjuhend. Andmekaitse inspektsiooni kodulehel on olemas ka korduma kippuvad küsimused.

Olles töö käigus saanud teatavaks isikuandmete töötlemise rikkumisest või on tekkinud kahtlus võimaliku rikkumise osas, tuleb sellest viivitamatult teada anda ülikooli andmekaitse peaspetsialistile terje.maesalu@ut.ee või telefonile 737 5119.