Page History

Table of Contents

Aadressiväli

Olenemata meiliprogrammist tuleb aadressivälja täites valida õige adressaadiliik.

...

Kuvatõmmis Outlooki meiliprogrammist

Teemarida

• Teemarida tuleb alati täita, sest on meiliprogramme, mis ei võta täitmata teemareaga kirju vastu, vaid paigutavad need rämpsposti hulka.
• Teemarida peab sisaldama lühiviidet kirja teemale (arengukava, dekaanid on valitud). Üldisi sõnu (tere) tasub vältida. Täpne viide aitab kirja ka hiljem kiiremini üles leida.
• Kui kirja vestlusteema muutub, võiks muuta ka teemarida, siis on üks teema ühes kirjalõimes ja hiljem on lihtne asjassepuutuvaid
• Teemarida ei tohiks olla liiga pikk ega sisaldada lauseid või ettepanekuid, mis kuuluvad tekstiossa.

Pöördumine

Kui kiri kirjutatakse teisele poolele esimest korda, algab tekst alati pöördumisega, mille juures kasutatakse tervitussõna (tere) või pöördumissõna (austatud, lugupeetud).

...

Kui kirju on vahetatud sama päeva jooksul mitu korda, siis ei ole tervitus- ega pöördumissõna enam vaja kasutada, vaid võib kohe sisulise tekstiga alustada.

Kiri

• Kiri võiks öelda nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik.
• Kirjal on tavaliselt kolm osa:
  - sissejuhatus – lause või lõik kirja koostamise põhjuse või eesmärgiga;
  - põhiosa – kirja sisu seletav lõik või lõigud, kus esitatakse probleem, faktid, kaalutlused, põhjendused või selgitused;
  - kokkuvõte – lause või lõik, millega lõpetatakse arutelu, järeldatakse midagi või esitatakse täpsustavad asjaolud.

...

• Kirjas ei kasutata trükitähti, sest need väljendavad karjumist. Esiletõstmiseks saab kasutada teist värvust, paksu kirja, allajoonimist vms.
• Kiri vormistatakse keeleliselt korrektselt. See peab olema viisaka ja lugupidava tooniga, slängi-, laimu- ja emotikonivaba. Vähetuntud lühendeid ja erialatermineid tasub kasutada üksnes siis, kui kiri saadetakse sama valdkonna kolleegile. Erialavälistele inimestele kirjutades tuleks harvaesinevaid lühendeid ja termineid vältida või neid adressaadile selgitada. Enne kirja ärasaatmist loetakse see veel korra üle ja vajaduse korral küsitakse abi keeletoimetajalt.
• Kui kirjaga saadetakse manus, võib juhtida sellele kirja saaja tähelepanu, et see ei jääks märkamata. Väga suuremahuliste manuste puhul (üle 20 MB) tasub teavitada eraldi kirjaga manuse saatmisest.

Lõputervitus

Kirja lõpus edastatakse tavaliselt tervisi või soove.

...

• Lõputervitusse ei sobi inglismõjuline soovlause Tänud! või Suured tänud!. Selle asemel võib valida sõnad Tänan!, Aitäh!, Palju tänu!, Suur tänu!, Tuhat tänu! vms.

Allkiri 

• E-kirja allkirjavormeli ehk signatuuri saab koostada automaatselt. Kui kirjalõim venib pikaks, ei ole aga otstarbekas iga kord kontaktandmeid edastada ja siis võib allkirja ise koostada.
• Ameti- ja üksusenimetus on väikese algustähega

...

• Telefoninumbrid rühmitatakse tagantpoolt nelja- ja kolmekaupa. Neljakohalisi telefoninumbreid ei rühmitata. Riigikood on vajalik üksnes välissuhtluses.

Automaatvastus äraoleku korral

Automaatvastust saab kasutada, kui ollakse mingil põhjusel meilist eemal, kui on vahetatud töökohta, soovitakse kinnitada kirja kättesaamist või registreeritakse osalisi mõnele üritusele.

...