Ülikooli dokumendid jagunevad juurdepääsupiirangu (märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS viitega avaliku teabe seadusele) alusel:

• asutusesiseseks kasutamiseks ette nähtud dokumendid;
• juurdepääsupiiranguta (märketa) dokumendid.

DHIS-is registreeritud dokumendid, mis ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse avalikus dokumendiregistris koos dokumendi faili(de)ga. Juurdepääsu avalikule teabele reguleerivad avaliku teabe seadus ja muud eriseadused. Juurdepääsu märge lisatakse näiteks isikuandmete kaitseks. Dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise õiguslikud alused on süstematiseeritud juurdepääsupiirangute klassifikaatoris, mis on ka DHIS-is piirangute plokis valitavad. Klassifikaator on loend dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguslikest alustest. Iga alusega on seotud juurdepääsupiirangu ajalise kehtivuse arvutamiseks vajalikud andmed. Piirangu kehtivust alustavad ja lõpetavad sündmused on esitatud alamklassifikaatoris. Avaliku teabe seaduse täitmisel on abiks avaliku teabe seaduse üldjuhend. Andmekaitse inspektsiooni kodulehel on olemas ka korduma kippuvad küsimused.

Juurdepääsupiirang kehtestatakse alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks, kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangu tähtaeg on ajavahemik, mille jooksul juurdepääs teabele (dokumendile) on piiratud. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast  alates 30 aastat, või kui isiku surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist. 

Dokumendi juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja otsustab ning selle korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja või saabunud dokumendi puhul selle registreerija, lähtudes dokumendi sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist.