Taust 

1. Tartu Ülikooli kõigil töötajatel ja tudengitel on MS O365 toodete kasutusõigus. See tähendab, et väga lihtne on moodustada TÜ siseseid töörühmi kaasates ülikooli peret
2. Kuna tegemist on pilveteenusega, on andmetele (dokumendid, vestlused, tööülesanded) ajaline ja asukohaline väga paindlik juurdepääs (veebilehitsejast, arvutirakendusest või nutitelefonist)
3. Selles juhises tutvustatakse nelja töörühmale olulist esmast MS O365 toodet:
   1. Teams - vestluspõhine tööruum - põhiliselt vestlused, mugav failihaldus, tööde haldus ja online-koosolekud
      1. Teamsil on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks
   2. Sharepoint – töörühma veebipõhine keskne ala, kus on töölaua põhine uudiste haldus jmt. 
      1. Iga rakenduse jaoks on olemas ka spetsiifiline suuremate funktsionaalsustega rakendus O365 keskkonnas, arvuti rakendusena (Desktop) ja nutitelefonis
   3. Onedrive - erirakendus failide halduseks ja jagamiseks
      
      1. Dokumente saab hallata otse
      2. Onedrivel on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks
         
   4. Planner - töörühma tööülesannete haldus
      
      1. Saab teha otse Teamsis, Sharepointis või rakenduses Planner
      2. Planneril on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks

Põhistsenaarium töögrupi moodustamiseks

1. Alusta töörühma moodustamist Teamsist

1. Ava arvutis olev rakendus Teams või veebileht https://teams.microsoft.com/
2. Vali alajaotus Töörühmad (Teams) ja paremalt ülanurgast Join or create team
3. Vali Join or create a team
4. Vali Staff
5. Kirjelda töögrupi nimi (Name) ja lühikirjeldus (Description)
6. Lisa inimesed. Nimeosa sisestades pakub süsteem valikuid. Lõpuks vajuta Add ja järgmises aknas Close

2. Töörühm on valmis - asu vestlema

1. Vestluste ala on ekraani all keskel
2. Vasakus ääres on kanalid (Channelid), mida on võimalik kasutada erinevate suurte teemade haldamiseks
   1. Nt. infotehnoloogiaosakonnal on lisaks üldisele (general) kanalile kanal Rikked, kuhu lähevad ainult erakorraliste rikete teated
3. Oluline - kui soovid, et konkreetne inimene või töögrupp teate kätte kindlasti kätte saab, lisa vestluse sisse @-märgiga inimese nimi
4. Ühe arutelu vastused on mõistlik lisada konkreetse arutelu alla Reply nuppu kasutades

3. Lisa töörühma kasutusse faile, mis on koheselt sünkroniseeritud Onedrivega

1. Vali Files menüü
2. Faile saab siiasamasse üles laadida kasutades Upload 
3. Võib luua uue online ühistöö faili Wordis, Excelis või Powerpointis
4. Online versiooni on võimalik avada ka arvusi olevas Desktop rakenduses (menüüvalik Open in Desktop App)
5. Pealkirja kõrvalt on võimalik näha kas fail on salvestatud
6. Töö lõppedes on võimalik fail sulgeda nupust Close (ülal paremas nurgas)
7. Edasi on võimalik failiga teha mitmesuguseid operatsioone vt. menüü *** (faili järel paremas ääres)
8. Failid on kohe kättesaadavad Sharepointis (ja Onedrives)
9. Võimalik on sünkroniseerida töörühma failid oma arvuti kõvakettale valides Sync
10. Failid on töörühmale koheselt kättesaadavad ka rakenduses Onedrive

4. Kasuta võimalust arutleda dokumendi üle otse Teamsis

5. Loo töörühmale tööde haldus rakenduse Planner abil

1. Vali Teamsi menüüst + rakendus Planner
2. Vali Create a New Plan ja pane tööde keskusele pealkiri (soovitav on lisada sõna ülesanded)
3. Soovitan on lisada uusi nimekirju (bucket), et töid paremini sorteerida
4. Töö lisamine käib valikust +Add task
5. Tööl on minimaalselt vaja pealkirja. Lisada võib tähtaja, vastutaja/osalised jmt.
6. Töö täpsem kirjeldus avaneb pealkirjast
   
   1. Määra vastutaja, lisa alamtööd (checklist)
   2. Lisada saab viite välisele keskkonnale või olemasolevale dokumendile Add attachment
7. Äsja loodud tööde haldus on koheselt kättesaadav ka rakenduses Planner

Olulised täiendavad tegevused

Lülita sisse Teams-s uute grupiteadete teavitused

1. Töörühma teavituste puhul on vaja teha üks oluline lisategevus → lülitada sisse aktiivne teavitamine
   1. Vaikimisi on grupiteavitused väljas
   2. Mõistlik on lülitada teavitused sisse → Riba ja kanal (Banner and feed)
2. Seda tuleb teha iga kanaliga (Channel) (vaikimisi on juba loodud kanal Üldine)
   1. Nt. on Infotehnoloogiaosakonnal olulised kanalid Rikked ja Random

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas kiiresti rakendusi vahetada Sharepoint/Teams/Planner ....

• Iga MS O365 online rakenduse ülanurgas on 9 täpist koosnev nupp, millele vajutades avaneb menüü, kus saab valida erinevaid MS O365 rakendusi

Mis saab failidest ja grupist projekti lõppedes?

• Projekti lõppedes peab projekti omanik otsustama, kas kustutab grupi või arhiveerib grupi.

  • Grupi arhiveerimise juhend on saadaval SIIN

• Grupi kustutamisel läheb kogu töörühmas loodud sisu, vestlused jne kaduma. Ühe grupi komponendi kustutamisel kustub ära terve grupp ja kõik selle rakendused. 

  • Näiteks kui kustutades ära Teamsist ainult Planner, siis kustuvad ära ka kõik teised selle töörühmaga seotud rakendused.

• Kustutatud gruppi/töörühma saab taastada administraatori poolt 30 päeva jooksul.