Dokumendi allkirjastamiseks peab olema sellekohane tööülesanne, tööülesannet täita saab kahel viisil:
Avaneb dokumendikanne. Ümbriku sees olevate failide nägemiseks klõpsa nupule näita/peida. Allkirja lisamiseks klõpsa digiümbriku all olevale rohelisele allkirja lisamise nupule.
Allkirjastamise eelduseks on faili väljal olev digiümbrik, ainult PDF vormingus olevat faili ei ole võimalik allkirjastada. Vaata juhendist, kuidas DHIS-is digiümbrikut luua.
Kui dokument on suunatud "teadmiseks", siis kuvatakse digiümbriku all olevat allkirja lisamise nuppu hallina. Dokumendi allkirjastamiseks peab dokument olema suunatud rolliga "allkirjastamiseks". Vaata juhendist, kuidas dokumenti suunata.
Tihti ebaõnnestub DHIS-is digitaalne allkirjastamine sel põhjusel, et veebilehitseja seadetes ei ole digiallkirjastamise plugin kas lubatud või see on üldse seadistamata. Sellisel juhul kuvatakse DHIS-is allkirjastamisel teadet: Välja kutsutud allkirjastamise platvormi tugi puudub.
Vaata juhisest, kuidas ametlikult toetatud veebilehitsejates seadistada lisamooduleid, et digitaalne allkirjastamine õnnestuks.
Digiallkirjastamine võib ebaõnnestuda ka siis, kui veebilehitseja või ID-kaardi tarkvara on uuendamata.
Kui DHIS-is ebaõnnestub mobiil-ID-ga allkirjastamine, on probleem enamasti selles, et kasutajakaardil on puudu mobiilinumber. Andmete muutmiseks tuleb klõpsata oma nimele.
Avaneb kasutajakaart. Kontaktinfo plokis tuleb sisestada väljale "Mobiil-ID telefoninumber" mobiilinumber ja andmed salvestada.
Tartu Ülikooli dokumendihalduse infosüsteemi saavad ülikooli töölepinguga töötajad ja doktorandid. Ülikooliväline isik DHIS-i siseneda saa, kuid talle on võimalik dokumenti allkirjastamiseks jagada. St, et ülikoolivälisele isikule on ajutiselt võimalik anda ligipääs faili väljale. Täpsemalt vaata jagamise juhendist.
