• Lisa uus  - avaldus, esildis, sisedokument - vali sisedokument

• Dokumendi liik: vali ametikirjeldus. 

• Asukoht: asukoht on vaikimisi määratud 2-3 "Ametikirjeldused_PR"
• Staatus: muutub automaatselt kehtivaks, kui tööandja volitatud esindaja on lisatud kinnitajad tabelisse ja ta on lisanud oma allkirja (personaliosakonna juhataja).
• Pealkiri: AK "ametinimetus", näiteks AK sekretär
• Jõustumise kuupäev: lisa kuupäev millal ametikirjeldusega seotud tööleping või töölepingu muudatus jõustub.
• Töötaja: lisa töötaja (kelle ametikirjeldust sisestad) NB! Kui sisestad uue töötaja ametikirjeldust, siis kindlasti lisa e-post, sest süsteem ei saa talle muidu ametikirjeldust saata allkirjastamiseks.
• Ametinimetus eesti keeles: sisesta ametinimetus
• Ametinimetus inglise keeles: sisesta ametinimetus inglise keeles
• Ametikohta liik: vali rippmenüüst sobiv ametikoha liik

• Palgaaste: sisesta palgaastme number
• Töö vahetu korraldaja ametinimetus: sisesta ametinimetus
• Kes asendab: kui ei ole kindlat asendajat, siis kirjuta: "Määrab töö vahetu korraldaja"
• Keda asendab: kui ei ole kindla töötaja asendaja, siis kirjuta "Määrab töö vahetu korraldaja"
• Tööülesannete täitmiseks vajalikud eeldused: eeldused on tööandja poolt ametikoha täitjale esitatavad nõuded hariduse, võimete, oskuste, teadmiste, kogemuste, isikuomaduste ning hoiakute osas. Sobivate eelduste määratlemiseks võib kasutada juhendeid "Ametikoha hindamine ja nõuded töötajale", mis asuvad siseveebis.
• Töö eesmärk: töö eesmärgiga määratletakse tehtava töö oodatav tulemus ning kirjeldatakse ametikohta seost struktuuriüksuse ning ülikooli eesmärkide saavutamisega. Töö eesmärgi sõnastamine on oluline, kuna see aitab tekitada tervikliku ettekujutuse tehtavast tööst ning töö eesmärgist lähtudes on võimalik hinnata näiteks ka seda, millised on töötaja põhi- ja millised lisaülesanded.
• Tööülesanded: tööülesannete määramisel on oluline lähtuda töötaja tegelikest ülesannetest ja grupeerida need valdkondadesse. Töö tulemuslikkuse näitajatena kirjeldatakse oodatavaid töötulemusi täpsuse, otstarbekuse, õigeaegsuse, ülikooli huvidest lähtuvalt jne osas.
• Õigused: sisesta töötaja õigused
• Kohustused: sisesta töötaja kohustused
• Allkirjastajad: täida tabel, tabelisse lisatud osapooled kuvatakse trükifailil. NB! Tabelisse ära lisa töötajat kelle ametikirjeldus see on, töötaja andmed võtab süsteem väljalt "Töötaja".

• Salvesta
• Trükifail: 
  • Trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades nuppu "Loo fail". 

• • Trükifailis kuvatakse välja "Kinnitaja(d) tabelisse kantud osapooled, töötaja nimi kuvatakse väljatrükile väljalt "Töötaja".
  • Ametikirjelduse trükifail luuakse digikonteineri sisse.
• Inglise keelse trükifaili loomine: 
  • Trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist, vali rippmenüüst ametikirjelduse malli asemel "Ametikirjeldus eng" ning vajuta nuppu "Loo fail"
    
  • Prindi allkirjastamiseks, skanni allkirjastatud ametikirjeldus, lae trükifaili asemele. 

• Automaatse suunamisringi käivitamine

  Suunamisringi saab käivitada pärast kande salvestamist. Suunamisringi käivitamiseks klõpsa nuppu "Käivita automaatne suunamisring".

  Süsteem teeb automaatselt suunamised järgmiselt:

  • "Allkirjastajad" tabelisse lisatud töö vahetule korraldajale (kui on lisatud, vaikimisi seda rolli tabelis pole) ja struktuuriüksuse juhile;
  • töötajale allkirjastamiseks; kui töötaja on DHIS-i kasutaja, siis teeb süsteem suunamise, kui ametikirjeldus tehakse uuele töötajale, siis jagab süsteem ametikirjelduse tema e-postile (NB! oluline on kontaktikaardile sisestada uue töötaja e-posti aadress);
  • edasi suunab ametikirjelduse allkirjastamiseks tööandja volitatud esindajale;
  • kui ametikirjeldus on allkirjastatud, siis suunab süsteem selle automaatselt üksuse dokumentidega tegelevale personaliarvestajale.

Näidis: sekretäri ametikirjeldus

Kui soovid sekretäri ametikirjeldust sisestada, siis võid näidise aluseks võtta klõpsates nupul "Dubleeri".