Tunnistuse lisamisel rakenduvad automaatsed kontrollid. Tunnistust on võimalik vormistada, kui

• toimumise andmetes on täidetud väljad Lõpetajale väljastatav dokument ja Lõpetajale väljastatakse dokument. Nende puudumisel on vastavalt veateated:
  Toimumise andmetes puudub lõpudokumendi liik.
  Toimumise andmetes puudub lõpudokumendi väljastamise viis.
  
  Tegevus: toimumise andmetes need väljad täita ja seejärel alustada tunnistuse vormistamisega. Enne 21.05.2016 lõppevate toimumiste korral tuleb tunnistuse väljastamiseks valida tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale kuni 20.05.2016 või tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale (ingliskeelne) kuni 20.05.2016.
  
  
• toimumise andmetes on väljale Lõpetajale väljastatav dokument määratud tunnistus või tunnistus/tõend. Kui on määratud tõend, siis nt veateade:
  P2AV.TK.801 Mahara võimalused (24.05.2022) lõpetajale väljastatakse tõend. Tunnistust ei saa vormistada.
  
  Tegevus: vajadusel teha toimumise andmetes väljal Lõpetajale väljastatav dokument muudatus. Kui toimumise andmetes Lõpetajale väljastatav dokument määratud tunnistus/tõend, siis osalise mahuga läbijale vormistada tõend. Kui toimumise andmetes on Lõpetajale väljastatav dokument määratud tõend ja see on õige info, siis vormistada tõend.
  
  
• teemadest koosneva programmi läbimise eest on protokollitud programmi kogumahus positiivne tulemus (A, B, C, D, E või arvestatud). Kui positiivne tulemus on osalises mahus, tulemus puudub, on protokollis määramata, negatiivne (F, mittearvestatud), mitteilmunud või hindamist ei toimu (läbinud, mitteläbinud), siis nt veateade:
  Õppijal Tuuli Tudeng puudub täismahus positiivne tulemus. Õppijat ei lisatud dokumendile.
  
  Tegevus: vajadusel muuta protokollis tulemust, sisestada protokoll või sisestada protokollis määramata tulemus. Osalise mahu korral muuta vajadusel protokollis maht. Kui toimumise andmetes on Lõpetajale väljastatav dokument määratud tunnistus/tõend, siis osalise mahuga läbijale vormistada tõend.
  
  
• ainetest koosnev programm on läbitud vähemalt programmi kogumahus. St programmi sisu kirjeldusse lisatud õppeainetest (sh alternatiivsed õppeained) on positiivne tulemus (A, B, C, D, E või arvestatud) vähemalt programmi kogumahus. Arvesse lähevad ka sellel õppekohal vormistatud VÕTA otsused. Kui positiivseid tulemusi on programmi kogumahust vähem, siis nt veateade:
  Õppija Tuuli Tudeng ei ole läbinud programmi täies mahus. Õppijat ei lisatud dokumendile.
  
  Tegevus: vajadusel sisestada protokoll või sisestada protokollis määramata tulemus. Kui toimumise andmetes on Lõpetajale väljastatav dokument määratud tunnistus/tõend, siis osalise mahuga läbijale vormistada tõend.

Lisaks veel:

• Topelt vormistamise keeld. Toimumise eest on võimalik vormistada ainult üks tunnistus: tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale või tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale (ingliskeelne). Kui varem on juba ühega neist alustatud ja see on tühistamata olekus, siis uut pole võimalik vormistada. Sama põhimõte oli ka seni kasutatud tunnistustel. Samuti ei ole võimalik uut tunnistuse liiki vormistada, kui täiendusõppijal on juba tühistamata olekus tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale kuni 20.05.2016 või tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale (ingliskeelne) kuni 20.05.2016. Vajalik selleks, et ei väljastataks eksitavalt seni kasutusel olnud tunnistusi ja siis nüüd veel uut tunnistuse liiki. Topelt tunnistuse korral on nt veateade:
  Õppija Tuuli Tudeng on juba tühistamata dokumendil tunnistus täiendusõppeprogrammil osalejale 07211-21 (09.06.2022) (Korraldus registreeritud). Õppijat ei lisatud dokumendile.
  
  Tegevus: kui varem vormistatud tunnistus ei ole registreeritud, siis otsi tunnistus ja registreeri. Kui varem vormistatud tunnistus on registreeritud, siis ei ole vaja uut tunnistust vormistada. Kui registreeritud tunnistusel on viga, siis pöördu ois.tugi@ut.ee.
  
  
• Digitaalselt väljastatavat tunnistust on võimalik vormistada alates toimumise alguskuupäevast. Kui toimumise alguskuupäev on tulevikus, siis veateade:
  Enne toimumise alguskuupäeva X ei saa digitaalset dokumenti vormistada.
  
  Tegevus: alusta vormistamist alates toimumise alguskuupäevast.