Taust 

1. Tartu Ülikooli kõigil töötajatel ja tudengitel on MS O365 toodete kasutusõigus. See tähendab, et väga lihtne on moodustada TÜ siseseid töörühmi kaasates ülikooli peret
2. Kuna tegemist on pilveteenusega, on andmetele (dokumendid, vestlused, tööülesanded) ajaline ja asukohaline väga paindlik juurdepääs (veebilehitsejast, arvutirakendusest või nutitelefonist)
3. Selles juhises tutvustatakse nelja töörühmale olulist esmast MS O365 toodet:
   1. Sharepoint – töörühma keskne ala, kus on lihtne hallata dokumente, meeskonna liikmeid ja teha online dokumentide haldust
      1. Iga rakenduse jaoks on olemas ka spetsiifiline suuremate funktsionaalsustega rakendus O365 keskkonnas, arvuti rakendusena (Desktop) ja nutitelefonis
   2. Onedrive - töörühma dokumentide haldus
      1. Dokumente saab hallata otse
      2. Onedrivel on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks
         
   3. Teams - vestluspõhine tööruum - põhiliselt vestlused ja online-koosolekud
      1. Teamsil on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks
   4. Planner - töörühma tööülesannete haldus.
      1. Saab teha otse Sharepointis kui eraldi rakenduses Planner.
      2. Planneril on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks

Põhistsenaarium töögrupi moodustamiseks

1. Alusta töörühma moodustamist Teamsist

1. Ava arvutis olev rakendus Teams või veebileht https://teams.microsoft.com/
2. Vali alajaotus Töörühmad (Teams) ja paremalt ülanurgast Join or create team
3. Vali Join or create a team
4. Vali Staff
5. Kirjelda töögrupi nimi (Name) ja lühikirjeldus (Description)
6. Lisa inimesed. Nimeosa sisestades pakub süsteem valikuid. Lõpuks vajuta Add ja järgmises aknas Close

2. Töörühm on valmis - asu vestlema

1. Vestluste ala on ekraani all keskel
2. Vasakus ääres on kanalid (Channelid), mida on võimalik kasutada erinevate suurte teemade haldamiseks
   1. Nt. infotehnoloogiaosakonnal on lisaks üldisele (general) kanalile kanal Rikked, kuhu lähevad ainult erakorraliste rikete teated
3. Oluline - kui soovid, et konkreetne inimene või töögrupp teate kätte kindlasti kätte saab, lisa vestluse sisse @-märgiga inimese nimi
4. Ühe arutelu vastused on mõistlik lisada konkreetse arutelu alla Reply nuppu kasutades

3. Lisa töörühma kasutusse faile, mis on koheselt sünkroniseeritud Onedrivega

1. Vali Files menüü
2. Faile saab siiasamasse üles laadida kasutades Upload 
3. Võib luua uue online ühistöö faili Wordis, Excelis või Powerpointis
4. Online versiooni on võimalik avada ka arvusi olevas Desktop rakenduses (menüüvalik Open in Desktop App)
5. Pealkirja kõrvalt on võimalik näha kas fail on salvestatud
6. Töö lõppedes on võimalik fail sulgeda nupust Close (ülal paremas nurgas)
7. Edasi on võimalik failiga teha mitmesuguseid operatsioone vt. menüü *** (faili järel paremas ääres)
8. Failid on kohe kättesaadavad Sharepointis (ja Onedrives)
9. Võimalik on sünkroniseerida töörühma failid oma arvuti kõvakettale valides Sync
10. Failid on töörühmale koheselt kättesaadavad ka rakenduses Onedrive

3. Loo töörühmale tööde haldus rakenduse Planner abil

1. Vali Teamsi menüüst + rakendus Planner
2. Vali Create a New Plan ja pane tööde keskusele pealkiri (soovitav on lisada sõna ülesanded)
3. Soovitan on lisada uusi nimekirju (bucket), et töid paremini sorteerida
4. Töö lisamine käib valikust +Add task
5. Tööl on minimaalselt vaja pealkirja. Lisada võib tähtaja, vastutaja/osalised jmt.
6. Töö täpsem kirjeldus avaneb pealkirjast
   
   1. Määra vastutaja, lisa alamtööd (checklist)
   2. Lisada saab viite välisele keskkonnale või olemasolevale dokumendile Add attachment
7. Äsja loodud tööde haldus on koheselt kättesaadav ka rakenduses Planner

Alternatiivne stsenaarium töögrupi moodustamiseks Sharepointist

1a. Alternatiiv - alusta töörühma moodustamist Sharepointist

1. Ava Sharepoint avalehekülg https://tartuulikool.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx
2. Vali Create site
3. Anna töörühmale nimi ja lisa lühikirjeldus
4. Lisa töörühma liikmed
5. Vajuta Finish (töörühma liikmeid saad hiljem lihtsasti juurde lisada)

2. Moodusta Sharepointis Teams töörühm

1. Kohe kui Sharepoint tööala on loodud, on võimalik ja väga soovitatav moodustada Teams töörühm
2. Pärast Sharepoint ala moodustamist, tekib vasakule alla nurka vastav viide. Kasuta seda!
3. Teamsi kasutamisest tuleb juttu allpool punktis 6.

3. Võta kasutusele dokumentide hoidmine Onedrives 

1. Dokumendid on juurdepääsetavad läbi Sharepointi, Onedrive ja arvutis olevate rakenduste kaudu (File Explorer ja Word)

2. Soovitatav on kausta sisu sünkroniseerida ka kõvakettale - siis on võimalik dokumente avada ka oma tavalises failikeskkonnas

   1. NB! Ühistoimetavate dokumentide puhul on soovitatav töötada Online keskkonnas, mitte avada oma Desktop rakendusega

4. Loo prooviks on-line Word dokument

1. Üks väga hea viis koostööd teha, on online Wordis (analoogne Google Docs-ga)
2. Alajaotuses Documets →  +New → Word Document
3. Kui soovid tegumiribal näha rohkem funktsionaalsust lülita välja Simplified Ribbon
4. Ära unusta failile panna sobivat failinime. Nime saab muuta päises ekraani keskel
5. Dokument on võimalik avada ka oma arvutis olevas Desktop Wordis - Open in Destop App

5. Loo oma meeskonnale tööplaan Planneris

1. Tegemist on tööülesannete halduse lahendusega, mida saab kasutada otse Sharepointis või eraldi rakenduses MS Planner
2. Loomine - Home → +New → Plan
3. Lisa plaanile asjakohane nimi. Soovitatav on nimesse lisada sõna "ülesanded", et 
4. Ülesanded luuakse 
5. Soovitatav on luua asjakohased töönimekirjad (Bucketid) - näiteks KIIRE, Lähiajal,

6. Võta kasutusele töögrupi suhtluseks rakendus Teams

1. Vestelda saab nii Töörühma-põhiselt kui üks-ühele inimestega 
2. Üks-ühele vestlused leiad menüüikoonilt Chat
3. Töörühma vestlused menüüikoonilt Teams. 
4. Töörühmade vestlused saab korraldada veel kanalite põhiselt (Channels)
   1. Nt. on Infotehnoloogiaosakonnal olulised kanalid Rikked ja Random
5. NB! Vt. olulist täiendavat tegevust allpool - lülita sisse teavitused - muidu jäävad uued teated tähelepanuta

Olulised täiendavad tegevused

Lülita sisse Teams-s uute grupiteadete teavitused

1. Töörühma teavituste puhul on vaja teha üks oluline lisategevus → lülitada sisse aktiivne teavitamine
   1. Vaikimisi on grupiteavitused väljas
   2. Mõistlik on lülitada teavitused sisse → Riba ja kanal (Banner and feed)
2. Seda tuleb teha iga kanaliga (Channel) (vaikimisi on juba loodud kanal Üldine)
   1. Nt. on Infotehnoloogiaosakonnal olulised kanalid Rikked ja Random

Outlook Groups kirjade saamine Inbox-i

• Kui Teams grupp on moodustatud, siis tehakse Outlook-i vastav grupp (alajaotus Groups)
• Uued grupiaadressile saadetavad e-kirjad lähevad vaikimisi mitte Inbox-i vaid Groups alajaotusesse ja võivad seetõttu tähelepanuta jääda
• Selleks, et nad jõuaksid kohe Inbox-i, tuleb ennast Grupi juures vastavalt Subscribe (Joined asemel)

Outlook grupiseadete muutmine töögrupi omaniku poolt

• Kui Teams grupp on moodustatud, siis tehakse Outlook-i vastav grupp (alajaotus Groups)
• Uued grupiaadressile saadetavad e-kirjad lähevad vaikimisi mitte Inbox-i vaid Groups alajaotusesse ja võivad seetõttu tähelepanuta jääda
• Selleks, et nad jõuaksid kohe Inbox-i, saab töögrupi omanik kõigi osaliste jaoks valida Grupi juures vastavalt Subscribe

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas kiiresti rakendusi vahetada Sharepoint/Teams/Planner ....

• Iga MS O365 online rakenduse ülanurgas on 9 täpist koosnev nupp, millele vajutades avaneb menüü, kus saab valida erinevaid MS O365 rakendusi

Mis saab failidest ja grupist projekti lõppedes?

• Projekti lõppedes peab projekti omanik otsustama, kas jätab selle grupi alles või siis arhiveerib sealt vajalikud asjad ära ja siis kustutab grupi ära. 

  • Kui valida "leave the team" siis saab projekti lõppedes välja minna ja grupp jääb alles.

• Ühe grupi komponendi kustutamisel kustub ära terve grupp ja kõik selle rakendused. 

  • Näiteks kui kustutades ära Teamsist töörühm, siis kustuvad ära ka kõik teised selle töörühmaga seotud rakendused. 

• Kustutatud gruppi/töörühma saab taastada administraatori poolt 30 päeva jooksul.