Riigikogus 20. veebruaril 2019 vastu võetud raamatupidamise seaduse muudatuse alusel võtab Tartu Ülikool kui avaliku sektori üksus alates 1. juulist 2019 vastu üksnes masintöödeldavaid ehk e-arveid. PDF-vormingus olev arve ei ole e-arve!
Arve esitajatele tasub meelde tuletada, et nad peavad hakkama e-arveid väljastama (ettevõtted ise saavad infot, et ülikool võtab vastu e-arveid, läbi Äriregistri juurde loodud e-arvete vastuvõtjate registri). E-arve andmete põhjal eeltäidetakse dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) ostuarve vorm ja nii väheneb andmete käsitsi sisestamine. E-arvete puhul on oluline, et arve esitajad lisaksid e-arvele (täpsemalt selle XML-vormingus faili) kontaktisiku nime ja/või e-posti aadressi (võib olla ka struktuuriüksuse oma), mille järgi saaks saata automaatse teavituse, kui e-arve ülikooli saabub ja ostuarvena DHISi lisatakse. Vt täpsemalt…
Eeltoodud info on pandud ka alljärgnevasse, arve esitajatele esitamiseks mõeldud kirja:
Hea koostööpartner! Alates 1. juulist on avalikule sektorile kohustus väljastada e-arveid (masintöödeldav arve). KunaTartu Ülikoolis on arvete menetlemine struktuuriüksusepõhine, siis palume võimalusel arvepõhiselt arve XML-faili (andmete plokk BuyerParty → ContactData) märkida ülikoolipoolse kontaktisiku ees- ja perekonnanime (XML-is ContactName – lisada ilma täiendita, nt ruuminumber on üleliigne) või e-posti aadressi (XML-is E-mailAddress – võib olla ka struktuuriüksuse e-posti aadress). Kui arve XML-i pole võimalik arvepõhiselt kontaktisikut määrata, siis palun lisage see info vähemalt arve kirjeldusse või arve PDF-ile. XML-failis kajastuvad kontaktandmed võimaldavad meil asutuse sees asjasse puutuvaid isikuid e-arve saabumisest automaatselt teavitada ja seeläbi kiirendada arve menetlemist. Kui arve XML-i pole võimalik kontaktisikut märkida, siis on oluline, et see info oleks e-arvega kaasas oleval PDF-vormingus oleval arvel. Head koostööd soovides Tartu Ülikool
|