Riigikogus 20. veebruaril 2019 vastu võetud raamatupidamise seaduse muudatuse alusel võtab Tartu Ülikool kui avaliku sektori üksus alates 1. juulist 2019 vastu üksnes masintöödeldavaid ehk e-arveid. PDF-vormingus olev arve ei ole e-arve!
Arve esitajatele tasub meelde tuletada, et nad peavad hakkama e-arveid väljastama (ettevõtted ise saavad infot, et ülikool võtab vastu e-arveid, läbi Äriregistri juurde loodud e-arvete vastuvõtjate registri). E-arve andmete põhjal eeltäidetakse dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) ostuarve vorm ja nii väheneb andmete käsitsi sisestamine. E-arvete puhul on oluline, et arve esitajad lisaksid e-arvele (täpsemalt selle XML-vormingus faili) kontaktisiku nime ja/või e-posti aadressi (võib olla ka struktuuriüksuse oma), mille järgi saaks saata automaatse teavituse, kui e-arve ülikooli saabub ja ostuarvena DHISi lisatakse. Vt täpsemalt…
Eeltoodud info on pandud ka alljärgnevasse, arve esitajatele esitamiseks mõeldud kirja:
Hea koostööpartner! Alates 1. juulist on avalikule sektorile kohustus väljastada e-arveid (masintöödeldav arve). Tartu Ülikool võtab vastu e-arveid, kasutades selleks teenusepakkujana Registrite ja Infosüsteemide Keskuse e-arveldajat. Arve XML-faili (BuyerParty → ContactData) palume märkida ülikooli kontaktisiku ees- ja perekonnanimi (ilma täiendita, nt ruuminumbrit ei tohiks juurde lisada) ja/või e-posti aadress (soovitavalt lõpuga ut.ee, võib olla ka struktuuriüksuse oma). XML-failis kajastuvad kontaktandmed võimaldavad meil asutuse sees asjasse puutuvaid isikuid e-arve saabumisest automaatselt teavitada ja seeläbi kiirendada arve menetlemist. Head koostööd soovides Tartu Ülikool
|
| NB! Kuna e-arve juhendi järgi ei ole arve saaja kontaktandmeid arve XML-vormingus faili kohustuslik lisada, siis on võimalik, et arve esitajad pole selleks (veel) võimalust loonud. Sellisel juhul on oluline, et kontakt kajastuks vähemalt e-arvega kaasas oleval PDF-vormingus arvel. Selle järgi on võimalik e-arve põhjal loodud ostuarve manuaalselt õigele isikule suunata. |