Töökorraldus ja süsteemide rollid

Tartu Ülikooli täiendusõppes kasutusel olev ÕIS-Juhan töökorraldus on alates 01.04.2026 muutunud. Kuni selle ajani toimis ÕIS-i ja Juhani vahel automaatne andmevahetus, kuid see liidestus lõpetas töö seoses uue keskkonna, Juhan 2.0 kasutuselevõtuga. Õppija vaates kasutatakse nüüd Haridusportaali, mille kaudu koolitusi otsitakse ja vajaduse korral registreerutakse.

ÕIS on Tartu Ülikooli õppeprotsessi põhisüsteem. Juhan 2.0 on riiklik õppeprotsessi haldamise süsteem, mis olenevalt seda kasutava koolitusasutuse vajadustest võib täita koolitusasutuse põhisüsteemi või riikliku backoffice-i rolli. Haridusportaal on õppija avalik vaade. Korraldaja töö on seetõttu jagunenud kolme süsteemi vahel ning kuni uue liidestuse valmimiseni tuleb vajalikud tegevused teha käsitsi.

Lihtne rollijaotus, kui koolituse andmed avaldatakse Haridusportaalis

Õppijate registreerimine võib olla avatud ÕIS-is või Haridusportaalis.

Kas koolitus tuleb avaldada Haridusportaalis?

Esmalt tuleb lähtuda tööprotsessist ja kokkulepetest. Mõnel juhul on koolituse avaldamise ja registreerimise koht ette määratud koolituslepingu, rahastustingimuste või hanketingimustega. Kui avaldamise vajadust Haridusportaalis ei ole, soovitame jääda ainult ÕIS-i juurde.

Sammud koolituse avaldamiseks Haridusportaalis

1. Logige sisse Juhani keskkonda, kust leiate ka kasutusjuhendi. Kui teil ligipääs puudub, pöörduge elukestva õppe keskuse poole Tartu Ülikoolis.
2. Kontrollige, kas teie koolitus on juba Juhanisse sisestatud.
   1. Juhanis kuvatakse korraldajale kuni 31.03.2026 ÕIS-ist eelmisse Juhani keskkonda üle viidud koolituste andmed, vaikimisi on need praegusesse keskkonda üle viidud staatusega Sisestamisel.
   2. Kui koolitust ei ole veel Juhanisse sisestatud, siis tuleb see sinna sisestada.
3. Kui koolitus on sisestatud, kontrollige andmed ja avalikustage koolitus Juhanis. Sellega muutub koolitus nähtavaks Haridusportaalis.

I Osa kohustuslikke andmeid võivad puududa või vajavad täiendamist, kui koolituse andmed on üle viidud automaatse andmevahetusega kuni 31.03.2026. 

1. Üldandmed: Koolitus

• Sisestage kursuse täpsed toimumisajad.
• Valige õppekeel.
• Valige osavõtmise ja õppetöö toimumise alt sobiv variant.
• Lisage koolitaja. Kui koolitajat valikust ei leia, tuleb ta esmalt siistsamast Juhani registrisse lisada. Lisamiseks on vaja vähemalt isikukoodi, nime ja e-posti aadressi.
• Valige majandustegevusteate number.

2. Üldandmed: Õppekava info

• Sisestage õppemeetodid.
• Lisage kogumaht EAP-des.
• Lisage projektijuhi kontaktina vähemalt e-posti aadress.

3. Üldandmed: Õppematerjalid

• Eemaldage vormilt ebavajalikud väljad (vaikimisi võivad mõned väljad olla kohustuslikena lisatud).

II Kontrollige üle koolituse üldised seaded 

1. Tühjendage märkeruut Lõpetanud osalejate lõpudokumentide saatmine kohustuslik (vaikimisi täidetud). Tartu Ülikoolis vormistame lõpudokumendid jätkuvalt ÕIS-is ning me ei kasuta Juhanit tunnistuste väljastamiseks ega EHIS-esse saatmiseks.
2. Vajadusel tehke muudatused ka ülejäänud seadetes.

III Seadistage registreerimisvorm

Määrake rahastustüüp, sellest sõltub kohustuslike andmeväljade kuvamine registreerimisvormile. Vaikimisi on määratud Vaiketüüp, kuid see sisaldab minimaalsel hulgal välju ja kui registreerimine jääb Haridusportaali, võib osa vajalikke andmeid õppijalt saamata jääda. Pange tähele, et Tartu Ülikoolis on kohustuslik küsida ka telefoninumbrit ja mõnel puhul tuleb küsida ka töökohta ja ametit, et hinnata registreerunu sobivust sihtrühma hulka. Pärast registreerimise algust rahastustüüpi enam muuta ei saa.

• Näide: Valige rahastustüübiks ESF VÕTI või ÕÜF, kui tegemist on riikliku koolitustellimusega (ÕIS-is on toimumise liik RKT).

Kus toimub registreerimine?

Registreerimise koht tuleb valida, lähtudes koolituse tööprotsessist ja nõuetest. Kui lepingutingimuste või muude kokkulepetega pole määratud, et registreerimine peab toimuma Juhanis või Haridusportaalis, siis soovitame valida registreerimise ÕIS-is.

Abiks otsustamisel

* Näiteks: rahastustüübist tulenevad seadistused registreerimisvormil, sihtrühma kontroll EHIS-es ja tagasiside küsimustik, ootenimekiri, digitaalne kohaloleku kontroll.

Kui registreerimine jääb ÕIS-i

Soovituslik, kui toimumise liik on RKT, ÕIS-is toimub niikuinii kogu hilisem õppeprotsessi haldus. Juhani töö jääb sel juhul pigem koolituse avalikustamise ja vajalike seadistuste tasemele.

Enne avalikustamist Juhanis → Haridusportaalis kontrollige vähemalt järgmisi andmeid:

• ÕIS-is on sisestatud kursuse õiged kuupäevad ja toimumiskoha info.
• ÕIS-is on tühjendatud märkeruudud Tellimisel ja Registreerumine ainult täienduskoolituste infosüsteemis Juhan.
• Juhanis on plokis Õppekava info lisatud väljale Kokkuvõttev lühikirjeldus (lisab elukestva õppe keskus):
  NB! Haridusportaalis registreerumist ei toimu! Registreerimine TÜ õppeinfosüsteemis (registreerimislink)

Koolituse avalikustamisel märgime registreerumise alguskuupäevaks kursuse lõpukuupäeva ja lõpukuupäevaks järgneva kuupäeva.

• • Kui koolitus on alanud, viige see tagasi olekusse Sisestamisel.

Kui registreerimine jääb Haridusportaali

• Lisage Juhanis üldandmete plokis Õppekava info väljale Kokkuvõttev lühikirjeldus link toimumise infole ÕIS-is (Haridusportaal ei kuva seda praegu tema õigest kohast välja):
  • dubleerige see üldandmete plokist Koolitus väljalt Originaalkirje asukoht, kui see on seal juba olemas või
  • tekitage selleks ÕIS-is Viit (avalikule kasutajale).
• Vajadusel lisage Juhanis toimumiskoha aadress üldandmete plokis Koolitus väljale Toimumiskoha lisainfo (Haridusportaal ei kuva praegu aadressi tema õigest kohast välja).
• Kopeerige Juhanist link Koolituse avalik vaade ja lisage see ÕIS-is väljale Registreerumise info eesti keeles. Nii jõuab registreeruja ka ÕIS-i vaatest Haridusportaali registreeruma.
• Määrake ÕIS-is registreerumise tähtajad ja/või osalejate piirarv selliselt, et registreerimine ÕIS-is ei oleks avalikule kasutajale võimalik.
• NB! Haridusportaalis registreerunute andmeid saab hallata Juhanis, aga need tuleb sisestada ka ÕIS-i. Kuni uue tehnilise lahenduse valmimiseni tuleb seda teha käsitsi ja ühekaupa.