Sisseastumiseksam on alati seotud protokolliga, kuhu märgitakse tulemused. Protokoll koostatakse:

• sisseastumiseksamitele,
• kirjalikele töödele (motivatsioonikiri, doktoritöö kavand vmt),
• eelmise õppeastme keskmisele hindele.

Kõigil juhtudel on maksimaalne tulemus 100 punkti. Sisseastumiseksamitel on minimaalne positiivne tulemus 51 punkti, hinnetel minimaalset positiivset tulemust ei ole määratud.

Eksamiprotokolli kaudu saab eksamitulemusi/hindeid sisestada/avalikustada. Lisaks on protokollide kaudu võimalik muuta eksami toimumisaega ja -kohta juhul, kui eksamil on mitu toimumist.

TÜ avalduse vaataja rollis on õigus protokolle vaadata.

TÜ valdkokonna töötaja rollis saab protokolle sisestada, tulemusi avalikustada, kanididaadi eksami aega muuta.

SISUKORD

1. Protokoll otsimine

Sisseastumiseksamite protokolle saab otsida lehel "Protokollid" eksami nimetuse või õppekava nimetuse alusel. Kasutajatele kuvatakse ainult neid protokolle, mis on seotud õppekavadega, millele kasutajale on antud ligipääs.

Protokolli staatused on järgmised:

• Sisestamisel - protokolli on tulemused kandmata või sisestatud, kuid protokolli ei ole kinnitatud. Protokolli kinnitamine käivitab avalduste staatuste üle vaatamise.
• Kinnitatud - protokolli on tulemused sisse kantud ja protokoll on kinnitatud.
• Osaliselt kinnitatud - kui protokollil on mitu päevaprotokolli ja vähemalt üks protokoll on veel kinnitamata. Näiteks sisseastumiseksam toimub kahes voorus (aprillis ja juulis) ning iga vooru järel sisestatakse/kinnitatakse eraldi protokoll.

2. Protokolli vaatamine

Eksamiprotokolli vaatamiseks ja sellega töötamiseks tuleb vajutada eksamiprotokolli nime järel olevat nuppu.

Kui katsel on päevaprotokollid, siis avaneb leht, millel kuvatakse protokolli kuupäevasid. Päevaprotokollidega katse puhul tuleb valida vastav kuupäev, mille protokolliga soovitakse tööle asuda.

Oluline teada:

• Protokolli saa tulemusi sisestada enne protokollis märgitud kuupäeva ja kellaaega.
• Protokolli saab kinnitada alles pärast protokollis märgitud kuupäeva ja kellaaja möödumist.

Protokolli või ühe päevaprotokolli sisenemisel avaneb vaade protokolli atribuutidega:

• protokolli nimetus;
• maksmaalne tulemus (TÜ kõigis protokollides 100 punkti);
• minimaalne positiivne tulemus (TÜ sisseastumiseksamitel 51,0 punkt);
• protokolli filtrid, mille järgi saab kandidaate otsid

NB! Vaikimisi kuvatakse protokollis kandidaate, kelle avaldus on staatuses lubatud sisseastumiseksamile ja suunatud hindamisele. Kui kandidaadi avaldus on alles ülevaatamisel, siis protokollis teda vaikimis ei kuvata.

Kui kandidaat on avaldusel märkinud "Annan teada, et ei osale katsel" (näiteks eritingimusel vastuvõtu tõttu) ja tegu on õppekava ainukese sisseastumiseksamiga, siis saab avaldus pärast esitamist kandideeriv või tingimuslikult kandideeriv staatuse ja vaikimisi kandidaadi nime protokollis välja ei kuvata.

3. Protokolli sisestamine ja tulemuste avalikustamine

Tulemuste sisestamiseks tuleb valida kandidaatide nimekirja järelt nupp.

Avaneb muutmisvaade, kus saab kandidaadi nime järele sisestada tulemusi. Vaikimisi kuvatakse kandidaadid perekonnanime alusel reastatuna. Võimalik on sorteerida või filtreerida kandidaate ka muude parameetrite alusel.

Protokolli sisestada tulemused kuni 2 kohta pärast koma. Kui sisestada tulemus rohkem kui kümnendiku täpsusega, siis salvestamisel teeb süsteem ümmardamistehte (nt tulemus 80,006 →80,01). Kui  kandidaat ei osale katsel, siis tuleb tulemuste lahter jätta tühjaks.

Sisestatud tulemusi saab:

• "Salvesta" nupu kaudu salvestada protokolli - tulemused salvestatakse protokolli, kuid kandidaadid avaldusel ja pingereas tulemusi ei näe. Võimaldab keskmise hinde protokolli sisestamisega alustada enne avalduste perioodi lõppu.
  
• "Salvesta ja avalikusta kandidaadile" nupu kaudu avalikusta tulemused kandidaadile. Kandidaat saab süsteemist automaatteate tulemusega, näeb tulemust kandidaadi vaates "Katsete" sakil ja avaldusel. Avalikustamise tulemusena arvutatakse kandidaadile uus punktisumma ja seega muutub ka kandidaatide pingerida.
  

4. Tulemuste laadimine XML-iga

Pikemate protokollide puhul tasub tulemused SAISi laadida XML failiga.

HTMi juhend XML-i kasutamiseks

5. Protokolli kinnitamine

Protokoll tuleb kinnitada, kui kõigile kandidaatidele on vastavasse protokolli tulemus sisestatud ja tulemused avalikustatud. Protokolli kinnitamise järel muudab süsteem vajadusel avalduse staatused. Kui tegemist on kohustusliku kriteeriumiga, siis jääb kandidaadil antud kriteerium täitmata ja avaldus saab staatuseks konkurentsist väljas. Kui tegemist on valikulise kriteeriumiga, siis kontrollib süsteem teiste kriteeriumite täitmist, näiteks riigieksami tulemust. Kui vastuvõtuga on seotud mitu protokolli, siis kandideeriv või tingimuslikult kandideeriv staatuse saab avaldus pärast kõikide protokollide kinnitamist, kui kandidaat täidab kõik kandideerimise nõuded.

• "Kinnita (kuupäev) Eksamiprotokoll" nuppu kuvatakse, kui katsel on mitu päevaprotokolli.
  
• "Kinnita Kõik" kuvatakse, kui katse tulemused sisestatakse, avalikustatakse ning protokoll kinnitatakse ühes jaos.

Protokolli saab kinnitada pärast protokollis määratud kuupäeva ja kellaaja möödumist.

6. Tulemuse muutmine

Kui kandidaadi tulemuse sisestamisel on tehtud viga või on vaja punkte muuta apellatsiooni tulemusena, siis saab seda teha nii sisestamisel kui ka kinnitatud staatuses protokollis nupu kaudu.

Kandidaadi algne tulemus tuleb üle trükkida ning salvestada. Kui tulemus on varasemalt kandidaadile avalikustatud, siis läheb tulemuse muutmise kohta kandidaadile ka süsteemist automaatteade. Kui tulemusi on protokolli eelnevalt ainult salvestatud, siis tulemuse muutmise kohta kandidaat teavet ei saa (kandidaat ei tea tema kohta protokolli lisatud tulemust).

7. Katse aja muutmine

Protokolli kaudu on võimalik muuta kandidaadi eksami aega juhul, kui

• kandidaadid saavad avalduse esitamisel valida erialade või eksami kuupäevade vahel;
• kandidaadile määratakse vestluse aeg avalduse esitamise järel.

Eksami aja muutmiseks tuleb vajutada nuppu . Seejärel avaneb protokollis võimalus rippmenüü kaudu muuta kandidaadi eksami aega. Kui igale toimumiseajale on lisatud piirarv (nt igale vestluse ajale 1 või 3 inimest), siis kuvatakse iga toimumise järel, mitu vaba aega vastaval toimumisel on. Kui toimumise järel on 0, siis on kõik vastava toimumise kohad kandidaatidega broneeritud.

Kui kandidaadi katse aeg on muudetud, tuleb muudatus salvestada "Salvesta" nupu kaudu.

Ilma salvestamata saab muutmisvormist väljuda "Loobu" nupu kaudu.