Hankelepingu lisamiseks vali DHIS-is menüüst Lisa uus → Leping → Kauba/teenuse ostu-müügileping


1. Avanenud vormil tuleb täita järgmised väljad:

Asukoht - vali õige dokumendi sari loetelust

Staatus - vali "kavand". Kuni mõlemad pooled pole lepingu allkirjastanud, on lepingu staatuseks "kavand"

Lepingu nimetus - nimetuse leiad hankelepingu tekstist või päringu nimetusest.

Lepingu objekt, eesmärk, sisu - lepingu nimetus, vajadusel põhjalikumalt

Kas lepingu kokku lepitud ülesannete täitmiseks kasutatakse isikuandmeid - juhul kui isikuandmeid ei töödelda, tuleb valida "Ei töödelda", kui lepingu eesmärgi täitmiseks töödeldakse isikuandmeid, siis valida "Jah..." ja vastavalt ülikooli roll isikuandmete töötlemisel.

Lepingupartnerid - otsida saab partneri registrikoodi või nime järgi. Kui pakkuja on DHISis olemas, siis ei tohi uut kaarti registreerida.

Ülikoolipoolne kontaktisik/vastutaja - isik, kes on määratud lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks.

Ülikoolipoolne allkirjastaja - allkirjastamisõigused vastavalt TÜ hankekorrale (vt allkirjastamisõiguste koondtabelist).

Allkirjastatud - vali, kas registreeritav hankeleping allkirjastatakse digitaalselt või on allkirjastatud paberil.

2. Märgi DHISi registreerimisnumber lepingule.

3. Tee lepingu dokumendist pdf fail, pane see koos lisadega (kui on) asice konteinerisse ja lisa failina vormile. Kui leping saab olema paberil allkirjastatav, tuleb lisada lepingu kavandi pdf koos vajalike lisadega. 

4. Sõltuvalt lepingu sisust määra juurdepääsupiirang väljal "Piirangud".


 5. Tee järjestiksuunamine (vt salvestatud suunamise loomise juhendit, kui soovid alloleva suunamise salvestada korduvkasutamiseks):

  • Kinnitamiseks - lepingus märgitud ülikoolipoolsele kontaktisikule, kes jälgib ülikooli poolt, et lepingut täidetakse nõuetekohaselt
    Selgituse lahtrisse lisa tekst  – Kinnitan, et mul puudub näiline ja tegelik huvide konflikt
  • Kinnitamiseks - finantsallika käsutajale

    Selgituse lahtrisse lisa tekst  – Kinnitan, et mul puudub näiline ja tegelik huvide konflikt

  • Allkirjastamiseks - allkirjaõiguslikule isikule vastavalt TÜ hankekorrale

    Selgituse lahtrisse lisa tekst  – Allkirjastamisel kinnitan, et mul puudub näiline ja tegelik huvide konflikt

  • Teadmiseks - iseendale

Kui leping saab olema paberil allkirjastatav, on suunamisring on järgmine:

  • Kinnitamiseks - lepingus märgitud ülikoolipoolsele kontaktisikule, kes jälgib ülikooli poolt, et lepingut täidetakse nõuetekohaselt
    Selgituse lahtrisse lisa tekst  – Kinnitan, et mul puudub näiline ja tegelik huvide konflikt
  • Kinnitamiseks - finantsallika käsutajale

    Selgituse lahtrisse lisa tekst  – Kinnitan, et mul puudub näiline ja tegelik huvide konflikt

  • Kinnitamiseks - allkirjaõiguslikule isikule vastavalt TÜ hankekorrale

    Selgituse lahtrisse lisa tekst  – Kinnitan, et mul puudub näiline ja tegelik huvide konflikt lepingu allkirjastamiseks

  • Teadmiseks - iseendale


6. Kui leping on saanud vajalikud kinnitused ja allkirjastaja allkirja, kasuta DHISi Jaga-funktsiooni ja saada leping ülikoolivälisele osapoolele allkirjastamiseks (vt täpsemat juhendit).

Paberil allkirjastatava hankelepingu puhul saadetakse pakkujale e-kirjaga lõplik leping pdf-formaadis, mille pakkuja välja prindib kahes eksemplaris, allkirjastab mõlemad ja saadab TÜ-sse. Pakkuja poolt allkirjastatud lepingu puhul tuleb kontrollida, ega pakkuja pole lepingus teinud muudatusi. Seejärel allkirjastab TÜ allkirjaõiguslik isik lepingud ning TÜ tagastab ühe koopia pakkujale. 

7. Kui hankeleping on saanud mõlemad allkirjad, tee vajalikud muudatused/täpsustused lepingu kandel:

  • Staatus -> kehtiv
  • Lisa kuupäevad ja tähtajad (Jõustumise kuupäev, Tähtajalisus jt)
  • Vajadusel täienda/täpsusta andmeid ka teistel väljadel.

Paberil mõlema lepingupoole poolt allkirjastatud hankeleping tuleb skanneerida ja lisada kandele failina. 


8. Suuna hankeleping täitmiseks lepingu täitjale/vastutavale isikule koos järgneva selgitusega:

Vastavalt ülikooli hankekorrale:

42. Hankelepingu täitmise eest vastutav isik jälgib hankelepingu täitmist, sealhulgas

42.1. kontrollib hankelepingu tingimustest, sealhulgas tähtaegadest ja mahust kinnipidamist, ning teavitab probleemidest viivitamata hankeosakonda;

42.2. hindab üleantava asja, teenuse ja ehitustöö kogust ja kvaliteeti;

42.3. allkirjastab hankelepingu eseme üleandmise akti ja edastab selle hankeosakonnale ülikooli dokumendihalduse infosüsteemi kaudu;

42.4. tagab koostöös hankeosakonnaga pretensioonide õigeaegse esitamise;

42.5. algatab vajaduse korral hankelepingu muutmise või lõpetamise, edastades hankeosakonnale muudatust või lõpetamist sooviva poole taotluse koos põhjuste ja selgitustega ning lisades oma hinnangu ja ettepaneku, kui muutmist või lõpetamist taotleb pakkuja;

42.6. veendub, et kui hankelepingu täitmise käigus töödeldakse andmeid, tehakse seda asjakohaste õigusaktide alusel. 

9. Saada hankeleping teadmiseks kõigile, kes peaksid sellest teadma.


Vaata ka seose loomise juhendit, et seostada leping lihtpäringuga või ostuarvega kui see saabub https://wiki.ut.ee/display/DHIS/Seoste+loomine#Seosteloomine-Tavaseos