TÜ üliõpilased saavad kandideerida partnerkõrgkooli õppima läbi avaliku konkursi, mis toimub kaks korda aastas ning mis viiakse läbi mobiilsuste haldamise tarkvara SoleMOVE vahendusel. Põhikonkurss 2024/25. õppeaastaks toimub 01.02-08.03.2024, täiendav konkurss vabadele kohtadele kevadeks 2025 viiakse läbi 2024. aasta sügisel. Üliõpilased saavad kandideerida oma erialaüksuse Erasmus+ programmi partnerkõrgkooli, kellega on sõlmitud vastava eriala üliõpilaste õpirändeks koostööleping ning leping on konkursile lisatud.

I AVALDUSTE HALDAMINE

Logi SoleMOVE süsteemi https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logi sisse TÜ kasutajaga).

Vasakul menüüribal vali Outgoing students->Applications in process 

Application period: Vali vastava TÜ valdkonna Erasmuse konkurss:

a) Faculty of Humanities and Arts (Erasmus+ Europe 2024/2025) 01.02.2024-08.03.2024,
b) Faculty of Social Sciences (Erasmus+ Europe 2024/2025) 01.02.2024-08.03.2024,
c) Faculty of Medicine (Erasmus+ Europe 2024/2025) 01.02.2024-08.03.2024,
d) Faculty of Science and Technology (Erasmus+ Europe 2024/2025) 01.02.2024-08.03.2024

Koordinaatorile avaneb vaade vastava valdkonna konkursi alt tehtud avaldustest, millel on home institution erialaüksus, mille avalduste vaatamiseks on koordinaatoril õigused antud (nt School of Law).

Avaldused on kuvatud grupeerituna koostöölepingute järgi, kuhu on avaldusi esitatud. Kui tudeng on märkinud avaldusele 2 sihtkohta, siis on tema avaldus nähtav mõlema lepingu all (tegemist on siiski ühe avaldusega).

NB! Kui sama konkursi (nt SV Erasmuse konkurss) all saab kandideerida samasse kõrgkooli mitme lepingu alusel (nt leping on mitmel instituudil), siis on selles vaates toodud ka teised lepingud ja tudengi avaldus selle all. Vaatamata, et ta ei ole oma avaldusele valinud sihtkohta vastavast lepingust.

Koostööleping avaneb lepingu nimele (nt Agreement: KA131 D HANNOVE02 0988) klõpsates. Ka lepingu nimes toodud EU subject area koodi alusel saate veenduda, et tegemist on teie lepinguga.

Lehel (nimekirja ülal) on "CSV report" nupp, millele vajutades saab alla laadida exceli kujul tabeli avalduste nimekirjast koos avaldustes toodud põhiandmetega. Erinevalt SM üldvaatest ei dubleerita failis sihtkohtasid kõikide sama ülikooliga sõlmitud koostöölepete arvel, mistõttu on selles kuvatav nimekiri ülevaate saamiseks selgem.

II AVALDUSE VAATAMINE JA HINDAMINE

Avalduse saab vaatamiseks ja hindamiseks avada nime ees olevale pliiatsimärgile klikates (vt eelmine ekraanipilt). Avalduse andmed on grupeeritud ja nähtavad alateemade kaupa, mis kõik tuleb läbi vaadata. Ülikoolide eelistused leiab "Exchange study information" alt. Sihtkoha ees olevale pliiatsiikoonile vajutades näeb ka millise lepingu alusel üliõpilane on kandideerinud.

NB! Avaldusel on küsitud keskmine hinne ("Average grade"), kuhu on palutud üliõpilasel märkida keskmine hinne üle kõigi tulemuste. Tema märgitud tulemus jookseb nii avalduste nimekirja üldvaatessse kui excel väljavõtesse ("Avg").

Kandideerimisel nõutavad lisadokumendid leiab "Enclosures" alt, avada saab dokumendi vajutades üles laetud faili peakirjale.

Kandidaadi hindamiseks võib anda punkte "Points" alateemale minnes, hinnata saab avalduse erinevaid osasid (motivatsioon, hinded, keeleoskus) ja seda eraldi kõikide märgitud ülikoolide lõikes. Hinnangute info jookseb avalduste nimekirja üldvaatesse (vaata juhendi teine ekraanipilt).  Hinnete panemine ei ole nõutud, aga hõlbustab otsuse tegemist, kui on palju kandidaate.

Mida väljavalimisel arvesse võtta?

• Motivatsioon, tulemused, keeleoskus (inglise keeles õppides vähemalt B2)
• Varasemad välisõpingud (avaldusel toodud current studies all), sh ei tohi ületada vastavas õppeastmes Erasmus+ programmi tegevustes osalemine 12 kuud
• Erialane seotus koostööleppes kokku lepitud valdkonnaga ja mahtumine kvooti (nii üliõpilaste arvu kui maksimaalsete kuude lõikes)
• Õpiränne mahuks TÜ õppeaja sisse - seda ei saa lõpuni kontrollida (üliõpilane võib võtta õppeaja pikenduse, akadeemilise puhkuse, astuda enne õpirännet magistrantuuri) aga kahtlusete korral on mõistlik üliõpilaselt uuria, kuidas tal plaanid on tehtud
• Välisülikooli lisatingimused, kui need on teile teada

III OTSUSTE MÄRKIMINE

Otsuse tegemisel tuleb silmas pidada nii üliõpilase sobivust õpirändesse kui ka jälgida koostöölepingus kokku lepitud kvooti. Üliõpilase saab välja valida samaks perioodiks ühte ülikooli, võimalusel arvestada üliõpilase eelistust (avaldusel märgitud "Choice", avalduste nimekirjavaates "C").

Otsus üliõpilasvahetusse väljavalimiseks tuleb märkida üliõpilase avaldusel "Acceptance" sektsioonis.

Oluline! Kui üliõpilane on märkinud avaldusele mitu sihtkohta ja ta on neist ühte välja valituks osutunud, siis tuleb alustada positiivse otsuse märkimisest. Kui tema osas on ühte ülikooli välja valimise otsus märgitud, siis avalduste nimekirja üldvaatest tema nimi/avaldus kaob teiste ülikoolide/lepingute all kuvatavast kandidaatide nimekirjast. Kui märkida esimesena negatiivne otsus ühe eelistuse osas, siis kaob avaldus ka teiste sihtkõrgkoolide nimekirjast ning positiivse otsuse märkimiseks tuleb avaldus uuesti välja otsida ning teha sellel uus otsus välja valimise kohta.
Seega, negatiivne otsus tuleb märkida avaldusel ainult siis, kui te ei vali üliõpilast ühtegi kõrgkooli. Muudel juhtudel negatiivseid otsuseid ei märgita, ainult positiivne.

Institution/Enterprise(*): pliiatsmärgile vajutades avaneb infoaken, milles saab märkida valiku, kuhu üliõpilase soovite kinnitada. Kuvatakse tema valitud sihtkohad, sh eelistuste järjekord ning talle antud punktid/hinnangud sihtkohtade lõikes. Otsuse märkimiseks märgistada vastav rida ja vajutada "Save and close".

Agreement: pliiatsimärgile vajutades avaneb infoaken, milles tuleb märgistada koostööleping, mille alusel üliõpilane kandideeris ja välja valitakse - oluline on valida korrektne leping (vt ekraanipilt ülal). Avaldusel saaab "Exchange study information" sektsioonis kontrollia, millise lepingu üliõpilane on avaldusel sihtkohta valides märkinud.

Decision*: Märkida "Accepted" (või "Not accepted" - juhul, kui üliõpilast ei valita ühtegi sihtkohta). Kindlasti salvestada (Save) otsus.

Grounds for decision: Kui soovite üliõpilast välja valida, aga muuta tema valitud terve õppeaasta (Academic year 2023/24) üheks semestriks, siis märkige see info siia (vajalik teave põhikonkursi ajal, mitte lisakonkursi ajal).

Send information of decision to student: selle nupu kaudu saab pärast otsuse märkimist teavitada üliõpilast otsusest, tudengile saadetakse automaatne eelseadistatud e-kiri.
Instituutide koordinaatorid teavitavad üliõpilasi nii positiivse kui ka negatiivse otsuse korral (v.a. ENLIGHT otsused). 

Vaade "Applications in process" lehel: positiivsed otsused kuvatakse roheliselt, negatiivsed punaselt. Viimaseid näitab selles vaates ainult juhul, kui samasse kõrgkooli on keegi välja valitud. Kui negatiivne otsus tehti kõrgkooli osas, kuhu kedagi ei valitud, siis selles vaates negatiivse otsuse saanud avaldusi ei kuvata (need on leitavad vasakul menüüs "Processed applications" all (valida vastav "Appliation period").

IV VARUKANDIDAAT

Kui üliõpilane ei mahu lepingu kvooti, aga soovite panna ta ootejärjekorda (nii-öelda "joonealuseks" kandidaadiks), siis tuleb SM-is märkida negatiivne otsus, aga selle vormistamisel kommentaaride lahtrisse kirjutada üliõpilasele, et ta on varukandidaat (nt "Hetkel ei osutunud välja valituks, aga olete 1. varukandidaat"). Üldjuhul siiski varukandidaatidel ei teki reaalset võimalust välisülikooli suundumiseks, kuna välja valitud üliõpilased loobuvad pärast nominatsiooni- ja avaldustähtaega. Seetõttu pigem joonealuseid üliõpilasi märkida erandjuhul. Kui siiski loobumine toimub piisavalt vara, siis märkida välja valitud üliõpilase õpiränne tühistatuks ning muuta negatiivse otsuse saanud varukandidaadi otsus positiivseks.

ENLIGHT VÕRGUSTIKU AVALDUSED

TÜ osaleb ENLIGHT võrgustikus, mis koondab üheksat klassikalist teadusülikooli. Võrgustikul on Erasmus+ koostööleping, mis võimaldab TÜ üliõpilastel, sõltumata õppekavast, kandideerida semestriõpinguteks võrgustiku ülikoolidesse. Lepingu nimi SoleMOVE süsteemis on KA131 ENLIGHT ALL.

Kui üliõpilane on valinud sihtülikooliks partneri Enlight Erasmus+ lepingu alusel, siis väljavalimisprotsess ja avalduse kinnitamine toimub sarnaselt teistele partneritele erialaüksuses. Erinevalt varasemast positiivse otsuse kinnitamisest märkige palun sellisel juhul positiivse otsuse korral esialgne nõusolek väikesest kolmnurgast "Applictions in procces" lehel (esialgselt valitud kandidaadi andmete rida muutub kollaseks).

LISAVÕIMALUS KANDIDAATIDE REASTAMISEKS

Täiendav võimalus kandidaatide reastamiseks on "Outgoing placement" funktsionaalsus (vasakul menüüs ülalkirjeldatud "Applications in process" all). Avaldusi saab sorteerida konkursi (Application period), erialaüksuse (Home unit), üliõpilase nime ja avalduse staatuse alusel. Rea lõpus olevale kolmnurgale klikates avaneb nimekiri tudengi poolt valitud sihtülikoolidest/lepingutest (nimekirjas on ka teised sama kõrgkooliga sõlmitud lepingud, mis on vastava avaldusperioodi all avatud). Siin saab endale üles märkida kandidaadi/väliskõrgkooli eelistuse osas kommentaare, reastada avaldusi (R1 ja R2).
Kui on palju avaldusi, siis tasub katsetada, kas see funktsionaalsus aitab paremat ülevaadet saada ja otsuseid teha.

OTSUSE VORMISTAMINE

Lisaks SoleMOVE avaldustel otsuste märkimisele tuleb koostada erialaüksuse konkursi koondotsus ja see dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) vormistada. Seda selleks, et talletada ametlikud otsused ka muutmata kujul väljaspool süsteemi.

Võimalus on alla laadida Csv report, mis lihtsustab väljavalitud tudengite andmete nägemist. Laadige alla Csv report peale otsuste tegemist. Ilmunud exceli tabelis saate välistada enda jaoks mittevajalikud andmed.

Otsuse vormistamisel palun kasutage:

1) Varasemalt tuttavat otsuse vormi, kus on toodud välja valitud üliõpilaste nimekiri partnerkõrgkoolide kaupa ning üliõpilaste nimed, keda otsustati õpirändesse mitte saata (kasutada juhul, kui üliõpilasi kandideeris vähe);

2) Lühendatud tekstiga vormi, millele lisate SoleMOVE süsteemist alla laetud excel väljavõtte otsustega (ülal mainitud Csv report) (kasutada juhul, kui üliõpilaste nimekiri on pikk).

Otsus registreerida DHIS-s, allkirjastada ja suunata dokumenditeavitus õpirände koordinaatorile (Kristi Liivamägi, kristi.liivamagi@ut.ee).