Töövoos saavad juhid ja fin. allika käsutajad (või nende eest üksuse sekretärid) märkida õigusaktides sätestatud alustel endale asendaja ja tema õigused infosüsteemides (DHIS, rahaveeb, lähetuste ja asendajate õiguste haldamise töövoog) ning saata need oma vahetule juhile kinnitamiseks. Kui vahetu juht asendamise kinnitab, saab asendajaks märgitud töötaja automaatselt õiguse kinnitada asendatava eest infosüsteemides lähetuskorraldusi ja -aruandeid, sisekäibearveid, hallata fin. allika käsutajana rahaveebi, kinnitada asenduste haldamise töövoos asendajaid ja DHISis ostuarveid.
Kord ööpäevas sünkroniseeritakse asendamise info DHISi, kus asendaja saab õiguse täita asendatava eest tööülesandeid.
Lisaks liiguvad asendamiste töövoogu kinnitatud kujul puhkuste ja lähetuste juurde märgitud asendajad.
Juhtidele saadetakse kaks tööpäeva enne nende äraolekut (puhkus ja lähetus, kui lähetuskorralduse vormistamisest on möödas rohkem kui üks kuu) meeldetuletus ja palutakse üle kontrollida asendaja ning vajadusel teda muuta, eemaldada või lisada.
Ülikooli esindamiseks on jätkuvalt vaja vormistada korraldus vastavalt õigusaktides sätestatule. Kui finantsallika käsutaja määratakse ära töövoos ja juht selle kinnitab, siis ei ole enam vaja teha eraldi esildist rahandusosakonnale.