Korralduse vormistamine
- Korralduse vormistamine kellegi teise eest toimub analoogselt enda korralduse vormistamisega. Ainuke erinevus on see, et enda asemel tuleb lähetatavaks valida teine isik. Vt juhendit "Korralduse lisamine ja kinnitamiseks saatmine".
- Samade andmetega korraldust on võimalik vormistada korraga ka mitmele töötajale (n-ö grupilähetus). Sellisel juhul tuleb korraldusele lisada lähetatavana vastav hulk töötajaid. Igale korraldusele lisatud töötaja kohta tekib salvestamisel eraldi töövoog, mida on võimalik täiendada ja ükshaaval kinnitamiseks saata ning mis tuleb fin. allika käsutajatel ja lähetuskorralduse andjal ükshaaval kinnitada.
- Kui korraldus on fin. allika(te) käsutaja(te)le kinnitamiseks saadetud, on sellel võimalik muuta kuludega seotud andmeid (nt eemaldada kinnitamata ja tagasilükatud kulusid). Vt juhendit "Korralduse muutmine".
Korralduse kinnitusring
Kinnitusringil kehtivad järgmised reeglid.
- Kui sekretär saadab korralduse kinnitamiseks, siis liigub see esmalt fin. allika(te) käsutaja(te)le. Pärast nende poolset kulude kinnitamist lähetuskorralduse andjani ja seejärel lähetatavani, kes peab kinnitama, et on nõus nendel tingimusel lähetusse minemisega.
- Kui lähetatav on ise fin. allika käsutaja, siis annab ta lähetavana kinnituse ära kulusid kinnitades ja siis ta eraldi nõusolekut lähetusse minemiseks andma ei pea (välja arvatud juhul, kui lähetuskorralduse andja lisab korraldusele omalt poolt lisatingimused).
- Kui mõni fin. allika käsutaja kommenteerib enne kinnitamist kulu, siis liigub töövoog esmalt lähetatavani, et see finantseeringud üle vaataks ja pärast lähetatava kinnitust lähetuskorralduse andjani.
- Kui mõni fin. allika käsutaja lükkab tagasi endaga seotud kulu, siis liigub töövoog lähetatavani. Lähetatav või sekretär saab eemaldada korralduselt tagasilükatud kulud ja vajadusel saata kulud mõnele teisele fin. allika käsutajale kinnitamiseks. Kui lähetatav teeb seda ise, siis annab ta korraldusele enda kinnituse ära. Kui seda teeb sekretär, siis peab lähetatav andma oma kinnituse siis, kui töövoog uuesti temani jõuab.
Korralduse tühistamine
Sekretärina saate tühistada enda üksuse lähetuskorraldusi. Korralduse tühistamine toimub samalaadselt enda lähetuse tühistamisega. Vt juhendit "Korralduse tühistamine".