Ülevaade toimingutest finantseeringu kinnitamise vaates

  • Fin. allika käsutaja (+ asendaja) saab vaadata finantseeringu kinnitamise vaates tegevus- ja kuluaruannet, kuluaruande lisasid, märkida kuludele sobivad fin. allikad, lisada kuludele märkusi ning kulude finantseeringu osade kaupa või tervenisti kinnitada või tagasi lükata. Vajadusel (nt kui tegevusaruandest on puudu oluline info vms), saab lähetatavale tagasi saata ka terve aruande.
  • Kui fin. allika käsutaja on ka lähetatav, siis saab ta anda korraga aruandele kinnituse lähetatavana ja fin. allika käsutajana.
  • Kui fin. allika käsutaja on ka lähetuskorralduse andja, siis saab ta korraga kinnitada tegevus- ja kuluaruande.
  • Finantseeringu kinnitamine või tagasi lükkamine tuleb fikseerida aruande alaservas oleva nupuga, mille nimetus varieerub vastavalt sellele, kas fin. allika käsutaja on lükanud finantseeringuid tagasi või mitte ja kas ta on lisaks fin. allika käsutajale ka lähetuskorralduse andja või lähetatav.
  • Seni, kuni kuluaruandel on kinnitamata või tagasilükatud kulusid, saab lähetatav (sekretär) lisada juurde fin. allika käsutajaid ja kulusid ning kinnitamata ja tagasilükatud kulusid eemaldada.  

Finantseeringu kinnitamise alustamine

Kui lähetusaruande finantseering on vaja kinnitada, siis tekib fin. allika käsutajale (+ asendajale) ülesanne "Kinnita aruande finantseering". Samanimeline ülesanne tekib ka fin. allika käsutajale, kes on samal ajal lähetuskorralduse andja.

Ülesande täitmiseks avage töövoog kas teates, lähetuste töövoo esilehel (vt joonis) või siseveebis Minu ülesanded vormil oleva ülesande viida kaudu.

Lähetusaruande osade vaatamine

Aruande info on jagatud kolmele sakile: Tegevusaruanne, Kuluaruanne ja Kuluaruande lisad.

Vaikimisi avatakse fin. allika käsutajale kirjas oleval töövoo viidal ja ülesande nupul klõpsates kuluaruanne. Tegevusaruande vaatamiseks vajutage sakile Tegevusaruanne (vt joonis).

Kuluaruandele lisatud failidena lisade vaatamiseks vajutage sakile Kuluaruande lisad (vt joonis). Faili sisu vaatamiseks vajutage selle järel nupule Ava (vt joonis).

Kulu kommenteerimine

Kuluaruande veerus Märkused (vt joonis) saate endaga seotud kulusid enne kinnitamist või tagasi lükkamist kommenteerida.

Kulule finantsallika märkimine

  • Enne kuluaruande täitma hakkamist on kuluaruandesse vaikimisi kuvatud kinnitatud korraldusel olevad fin. allikad, kuid lähetatav (sekretär) saab neid aruande täitmisel muuta ja eemaldada. Kontrollige üle, kas nendele kuludele, mille finantseeringu soovite kinnitada, on märgitud sobiv fin. allikas. Kui ei ole, siis määrake see, kuna ilma fin. allikata kulu finantseeringut kinnitada ei saa.
  • Fin. allika käsutajale näidatakse fin. allika loetelus neid allikaid, millega ta rahaveebis seotud on.
  • Iga fin. allika käsutaja saab määrata ka ühe vaikimisi fin. allika, mis määratakse automaatselt kulu juurde, kui ta on korraldusele või aruandele fin. allika käsutajana märgitud. Vt juhend "Vaikimisi finantsallika seadistamine".

Fin. allika märkimiseks (lisamiseks või muutmiseks) vajutage endaga seotud kulu järel nupule Vali allikas (vt joonis).

Kulule fin. allika määramiseks vajutage selle koodile. Kui soovite määrata sama fin. allika kõikidele endaga seotud kuludele, vajutage vastava fin. allika koodi järel nupule Kõigile.

Kulude kokkuarvestus

Finantseeringu tagasi lükkamise märkimine

Fin. allika käsutaja saab talle kinnitamiseks saadetud kuluaruande finantseeringu kinnitada või tagasi lükata tervenisti või osade kaupa - võimalik on kinnitada või tagasi lükata kõikide kuluaruandes olevate kulude finantseering või osade kulude finantseering kinnitada ja osade oma tagasi lükata. Kui fin. allika käsutaja on ise lähetatav, siis enda finantseeritavaid kulusid ta tagasi lükata ei saa (tagasilükkamise nupp puudub kulude juurest).

Selle kulu juures, mida te ei ole nõus finantseerima, vajutage nupule Lükka tagasi (vt joonis). Tagasilükkamise põhjuse saate sisestada märkuste väljale.

Kulu juurde ilmub tähis Tagasi lükatud (vt joonis). Kulu tagasi lükkamise fikseerimiseks vajutage pärast kõikidele teiega seotud kuludele fin. allika märkimist või märke Tagasi lükatud lisamist korralduse alaservas olevale nupule. Vt "Finantseeringu kinnitamise ja tagasi lükkamise fikseerimine".

Kui kulu(de) tagasilükkamine korralduse alaservas oleva nupuga kinnitada, peab lähetatav (sekretär) kõik tagasilükatud kulud kuluaruandest eemaldama, vajadusel uuesti lisama ja saatma nt mõnele teisele fin. allika käsutajale kinnitamiseks. Vt juhend ...

Finantseeringu kinnitamise ja tagasi lükkamise fikseerimine

Aruande finantseeringu kinnitamine ja tagasi lükkamine tuleb fikseerida aruande alaservas oleva nupuga, mille nimetus varieerub vastavalt sellele, kas olete lükanud mõne endaga seotud kulu tagasi või mitte ja kas olete samaaegselt ka lähetuskorralduse andja või lähetatav.

Finantseeringute kinnitamiseks vajutage aruande alaservas olevale nupule. Avaneb kinnituse küsimise vorm (vt joonis), millel näidatakse kinnitatavate kulude fin. allikaid ja tagasilükatavaid kulusid. Kui olete kindel, et soovite aruande finantseeringu sellisel kujul kinnitada, vajutage nupule Kinnita.

Finantseeringut ei saa kinnitada, kui mõni kulu juurde märgitud fin. allikas on suletud. Sellisel juhul öeldakse "Kulule "..." määratud finantsallikas "..." on suletud!  Fin. allika käsutaja saate sellisel juhul kulule uue fin. allika määrata, vajadusel finantseeringu tagasi lükata või aruande tagasi saata. Kui kulu on siiski vaja kinnitada hetkel suletud fin. allikalt, tuleb see lasta rahandusosakonnas avada.

 Pärast finantseeringu kinnitamist liigub töövoog olenevalt olukorrast edasi järgmisele rollile. Kui aruandel on kõikide rollide (lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, raamatupidaja) kinnitused olemas, registeeritakse aruanne DHISi. Vt vajadusel täpsemalt "Korraldus ja aruanne dokumendihalduse infosüsteemis (DHISis)".