• Protokollide lisamiseks vajutage õppetulemuste mooduli esilehel nupule Lisa ühisõppekava protokoll (vt joonis).

• Avanenud vormil valige protokolli liigiks Ühisõppekava kaitsmisprotokollid (joonisel p 1) ja failiformaadiks xml (joonisel p 2).

• Seejärel määrake järgmised tingimused (joonisel p 1): õppeasutus (vaikimisi TTÜ), õppekava (st millise õppekava üliõpilaste kaitsmisprotokolli andmeid soovitakse TÜ ÕISi sisestada), tulemuste vahemik (st sellesse vahemikku jäävad kaitsmised; alguskuupäev on kohustuslik väli, kui lõppkuupäev jätta märkimata, loetakse lõppkuupäevaks tänane kuupäev).
• Andmete kandmiseks TÜ ÕISi vajutage nupule Töötle (joonisel p 2).

• Kuvatakse info, mitu protokolli tekkis ja mitu tulemust sisestati (vt joonis). Faili töötlemise käigus võib tekkida mitmeid tõrkeid, mille tulemusel faili või kõiki selles olevaid tulemusi ei ole võimalik protokolli lisada. Nende tekkepõhjustest ja lahendustest lugege vajadusel peatükist "Võimalikud veaolukorrad failide töötlemisel".

• Tekkinud protokollide vaatamiseks vajutage nupule Tagasi. Avaneb õppetulemuste mooduli esileht.
• Otsige välja tekkinud loomisel olekus protokollid (vt joonis). Vajadusel saate selleks juhiseid peatükist "Ühisõppekava ainete protokollide otsimine".
• Protokolliga edasiste tegevuste tegemiseks avage see vajutades protokolli numbril (loomisel olekus protokollil on numbriks puudub).

• Loomisel olekus protokollis saab vajadusel tulemusi muuta.
• Loomisel olekus protokolli saab vajadusel kustutada.
• Loomisel olekus protokoll tuleb pärast tulemuste kontrollimist kinnitada. Selleks vajutage protokolli alaservas nupule Kinnita (vt joonis).

Kinnitamise tulemusel genereeritakse protokolli number, mis koosneb järgmistest osadest:

• struktuuriüksuse kahetäheline tähis
• õppeaasta number
• sidekriips
• kaitsmisprotokolli tähis K
• ühisõppekava protokolli tähis Y
• järjekorranumber

Näiteks võib ühisõppekava protokolli numbriks olla MT2010/2011-KY00001. Protokolli struktuuriüksuseks on faili laadija struktuuriüksus. Nt MT töötaja laaditud failide tulemusel tekivad MT protokollid.

• Kinnitatud protokollis saab vajadusel tulemusi muuta ja tühistada.
• Kinnitatud protokolli saab vajadusel tühistada.