Väliskõrgkooli õppima suundumise eelduseks on õppeainete kokkuleppimine koduüksuse ja väliskõrgkooliga:

1) üliõpilane esitab erialaüksusesse õppeplaani koos lisaga, sellel tehakse VÕTA otsus õppeainete arvestamiseks TÜ õppekavas;

2) üliõpilane vormistab kolmepoolselt (üliõpilane, erialaüksus, väliskõrgkool) kinnitatava õppelepingu (Learning Agreement);

3) dekanaat/instituut vormistab õppeprodekaani korralduse üliõpilase väliskõrgkoolis õppijaks arvamiseks (kolmepoolselt kinnitatud õpplepingu alusel).

Õppelepingus lepitakse kokku õpirände periood kuupäevaliselt, väliskõrgkoolis sooritatavad õppeained ning märgitakse vastavalt eelnevalt kinnitatud õppeplaanile, kuidas õppeaineid TÜ õppekavas arvestatakse. Õppeleping on Erasmus+ programmis osalemise kohustuslik dokument, see tuleb vormistada programmi poolt ette antud vormil ja kinnitada kõigi osapoolte poolt enne õpirände algust.

Seoses üleminekuga elektroonsele mobiilsuse haldamise infosüsteemile SoleMOVE peavad alates 2022/23. õppeaastast Erasmus+ programmi raames õpirändes osalejad sõlmima õppelepingu elektrooniliselt (Online Learning Agreement ehk OLA). Arvestades, et elektroonse OLA sõlmimine on ka Erasmus+ programmi seatud tingimus, võib pabervormil õppelepingu vormistada ainult juhul, kui vastuvõttev väliskõrgkool tehnilistel põhjustel ei saa elektroonset õppelepingut omaltpoolt kinnitada. Ka sellisel juhul tuleks üldjuhul õppeleping vormistada läbi elektroonse vormi ning võtta sellele seejärel allkirjad väljaspool süsteemi (laadides alla pdf). Üliõpilased, kes kandideerisid õpirändesse enne SoleMOVE-i rakendamist peavad vormistama õppelepingu ja vajadusel selle muudatused paberkandjal.

SoleMOVE kasutajaõigused

Kõigile dekaani korraldusega õppelepingu kinnitajaks määratud töötajatele, kes on juba varasemalt SoleMOVE süsteemi kasutanud (sisse loginud), on antud vastava erialaüksuse õppelepingute haldamise õigused. Õppelepingute menetlejad, kes ei ole varasemalt süsteemi sisenenud, peaksid:

• Logima TÜ kasutajaga sisse lehel SoleMOVE (kinnitades, et SoleMOVE võib kasutada TÜ kasutajaga kaasnevat informatsiooni);
• Andma RÕKi koordinaatorile (liina.kaarst@ut.ee) teada, et esimene süsteemi sisselogimine on tehtud ja paluma anda endale OLA kinnitamiseks vajalik roll;
• RÕKi koordinaator annab õigused, mis kohalduvad uuesti SoleMOVE süsteemi sisse logides.

OLA sõlmimise protsess

Üliõpilased, kes kandideerisid õpirändesse SoleMOVE vahendusel, saavad õppelepingu (OLA) vormistada SoleMOVE süsteemis.
Selleks tuleb üliõpilasel:

1. välisülikoolilt küsida, kas nad saavad kinnitada OLA digitaalselt EWP (Erasmuse andmevahetus) raames ning kes on nende kontaktisik, kelle kontaktid lepingusse lisada;
2. kinnitatud avaldusel SoleMOVE-s liikuda "Acceptance" sektsiooni;
3. alustada õppelepingu vormistamist (+create learning agreement); Üliõpilastele on juhend kättesaadav rahvusvahelise õpirände veebilehel siin;
4. täita OLA ankeet vastavalt juhisele, lisada TÜ õppelepingu kinnitaja ja väliskõrgkooli kontaktisiku andmed ning kinnitada õppeleping SoleMOVE süsteemis;

TÜ töötaja:

5. TÜ õppelepingu kinnitaja saab automaatse e-kirja, et OLA ootab temapoolset kinnitust SoleMOVE-s;
6. TÜ õppelepingu kinnitaja vaatab õppelepingu üle, vajadusel lisab kommentaari (Comments) ja avab OLA tudengile muudatuste tegemiseks (Unlock); kui kõik klapib ja muudatusi pole vaja teha, siis kinnitab õppelepingu SoleMOVE süsteemis (Confirm);

Väliskõrgkooli esindaja:

7. Väliskõrgkooli esindaja näeb üliõpilase ja TÜ õppelepingu kinnitaja poolt kinnitatud OLA-t enda infosüsteemis (mille kaudu vastav ülikool on EWP andmevahetusega liitunud);
8. Välisülikooli esindaja vaatab õppelepingu üle, vajadusel lisab kommentaari ja palub muuta (sellisel juhul tuleb kõigil osapooletel OLA uuesti kinnitada); sobivuse korral kinnitab õppelepingu süsteemis.

OLA haldamine

Elektroonsed õppelepingud on TÜ õppelepingu kinnitajatele kättesaadavad SoleMOVE süsteemis: Outgoing students->Learning agreements

Kinnitaja näeb neid OLA-sid, millel on märgitud koduüksuseks vastav TÜ erialaüksus (mille lepingute kinnitamise õigus tal on). Õppelepingute nimekirjas on lepingud eristatavad staatuse alusel:

• Wait student's confirmation - üliõpilane ei ole veel õppelepingut kinnitanud või on see talle TÜ või väliskõrgkooli poolt muudatuste tegemiseks ja uuesti kinnitamiseks avatud;
• Wait home's confirmation - üliõpilane on õppelepingu kinnitanud ning see ootab TÜ õppelepingu kinnitaja heakskiitu;
• Wait host's confirmation - üliõpilane ja TÜ esindaja on õppelepingu kinnitanud ning see ootab väliskõrgkooli kinnitust;
• Confirmed - üliõpilane, TÜ õppelepingu kinnitaja ja väliskõrgkooli esindaja on õppelepingu kinnitanud.

OLA alusel väliskõrgkoolis õppijaks arvamine

Kolmepoolselt kinnitatud OLA alusel tuleb üliõpilane arvata õppeprodekaani korraldusega väliskõrgkoolis õppijaks. Töökorraldus ja infovahetus valdkondades on selles osas erinevalt kokku lepitud. On oluline tagada, et info sõlmitud õppelepingu kohta jõuaks töötajani, kes korralduse vormistab.

Selleks võib, kas:

• küsida tööajale juurdepääsu SoleMOVE süsteemi õppelepingutele;
• leppida kokku, et TÜ õppelepingu kinnitaja laeb süsteemist alla (pdf) lõplikult kinnitatud OLA ja edastab selle korraldusi vormistavale töötajale;
• instrueerida üliõpilasi, et nad ise edastaksid lõplikult kinnitatud OLA pdf-i korraldusi vormistavale töötajale (kaks esimest versiooni on eelistatumad).

NB! Kui väliskõrgkool ei saa õppelepingut läbi andmevahetuse kinnitada, siis tuleb õppeleping alla laadida, välja trükkida ning allkirjastada kõigil osapooltel paberil (saata skaneerituna).

Süsteemis kinnitatud õppelepingut ei pea väljaspool süsteemi hoiustama (isegi, kui töö käigus on kasutatud selle pdf-versiooni), küll aga tuleb tagada väljaspool süsteemi nende õppelepingute säilitamine dekanaadis või insituudis, mis on allkirjastatud paberil (st süsteemis ei ole kõigi kolme osapoole poolt kinnitatud).