Ülikooli töötajatel, kelle igapäevane töö nõuab telefonisuhtlust või tööks vajalik seade andmesidet, on võimalik siduda kas enda isiklik mobiiltelefoni number / avada uus number / andmeside teenusega SIM kaart või seade, ülikooli sideteenuste süsteemi. 

Sideteenustena mõistetakse kas vaid andmesidet või mobiil- ja andmesidet koos.  

Üldised põhimõtted

Töövoog on üles ehitatud põhimõttel, et ühe töötaja kohta on üks dokument (kanne) DHISis. Kui töötajal on mitu sidevahendit ülikooli süsteemis, on kõik need sisestatud samale vormile (numbreid ja teenuseid saab lisada ja eemaldada).

Tartu Ülikooli telefonivõrgus lubatud teenused on näiteks kõned Eesti ja rahvusvahelises telefonivõrgus, sõnumid, interneti kasutamine jne.

Keelatud teenused on digimeedia tellimused, loto, meelelahutuspiletid, ID-piletid, m-maksed internetis jm. Nende teenuste kasutamiseks tuleb töötajal sõlmida mobiilsideoperaatoriga eraarveleping, mis võimaldab sama numbriga küll tasulisi mugavusteenuseid kasutada, aga nende kohta väljastatakse arve eraisiku nimele. 

• Ülikoolisisese mobiiltelefoni lühinumbri saad soovi korral pärast lepingu sõlmimist.
• Täpsemalt reguleeritakse Tartu Ülikooli telefonivõrgus lubatud sideteenuseid kantsleri 3. augusti 2020 aasta korraldusega nr 6-4.6/K1/51 

Kui töötajal lõpeb leping ülikooliga, lõppevad ka sideteenuste lepingud. Kui töötaja soovib kasutatud numbrit jätta enda kasutusse ehk sõlmida erakliendilepingut (kui see ülikooli poolt on võimalik), tuleb eraleping sõlmida enne töölepingu lõppu. 

Avalduse täitmine DHISis

1. Liigu menüü kaudu „Lisa uus“ → „Avaldus/esildis/sisedokument“ → „Sideteenuste kasutamise avaldus".

2. Staatus - automaatselt KAVAND, ära ise muuda. 

3. Struktuuriüksus - kontrolli, et on numbri kasutaja struktuuriüksus (töötajate puhul kes on mitmes struktuuriüksuses vali see mis üksuse finantsallikast makstakse või siis see mis üksuses suurema koormusega töötab)

4. Nimetus - automaatselt täidetud "Mobiil-ja/või andmeside numbriga liitumine", ära ise muuda. 

5. Dokumendi number - täitub automaatselt, ära ise muuda. 

6. Reg kuupäev - täitub automaatselt tänase kuupäevaga, ära ise muuda. 

7. Numbri(te) kasutaja - automaatselt vormi täitja nimi, vajadusel muuda. 

8. Sisestaja andmed täituvad automaatselt vormi sisestaja järgi.

Info lepingu sõlmimiseks

9. Tehniline number - Kui tegemist on tehnilise numbri sooviga (külmkapp, lift vmt, siis vali JAH), muul juhul vali EI. 

10. Numbri selgitus - täida siis kui soovid, et rahandusosakonnast tulnud arvel oleks selgitusena numbri järel see tekst, et teaks mis numbri kohta see on. Nt hoone aadress ja lift, külmkapp, tõkkepuu vmt. 

7. Täida tabel soovitava teenuse ehk numbri kohta. 

• Number - täida, kui tead soovitavat numbrit või kui soovid enda numbrit anda ülikooli süsteemi. NB! Kõik Tartu Ülikooli mobiilinumbrid avaldatakse struktuuriüksuse kontaktide loetelus.
• Lühinumber - kui soovid lühinumbrit, siis vali JAH. 
• Numbri staatus - vali kas tegemist on uue liitumisega või isikliku numbri ületoomisega ülikooli süsteemi. 
• Limiit - selle täidab struktuuriüksuse juht või töö vahetu korraldaja.
• Finantsallikas - kui tead, võib täita vormi sisestaja, kui ei, täidab struktuuriüksuse juht või töö vahetu korraldaja. 
• Finantsallika käsutaja -  kui tead, võib täita vormi sisestaja, kui ei, täidab struktuuriüksuse juht või töö vahetu korraldaja. 
• Teenuse liik - kas soovitakse vaid andmesidet (tahvelarvutisse, tõkkepuule  vmt seadmesse) või mobiil- ja anmdesidet.
• Kehtivuse algus - 
• Kehtivuse lõpp
• SIM kaardi kättesaamise koht - Kui on vaja uut SIM kaarti, on võimalus seda saada kas Arvutiabist, sisepostiga, kolledžitest kohapealt või kokkuleppel IT osakonnaga mujalt. 
• Märkused - saab lisada märkused raamatupidajatele NB! Märkuste lahtrit saab vajadusel lahtri parempoolsest alaservast suuremaks venitada. 

Kui soovitavaid numbreid on mitmeid, tuleb uue rea lisamiseks klõpsata "Lisa uus rida" nuppu. 

Ülejäänud andmed täidab ITO peale lepingu sõlmimist. 

Salvesta nupu vajutamisel käivutub automaatne suunamisring:

1. Kinnitamiseks - numbri kasutajale (kui tegeist on tehnilise numbriga, siis seda sammu ei ole)
2. Kinnitamiseks - struktuuriüksuse juhile või töö vahetu korraldajale
3. Kinnitamiseks - finantsallika käsutajale (kui on erinev eelmise sammu täitjast)
4. Täitmiseks ITO seketäride grupile, kes korraldavad Teliaga lepingu sõlmimise
5. Teadmiseks - numbri kasutajale ja RH_mobiiliraamatupidajad grupile. 

ITO tegevused

ITO sekretär grupi liige

Kui kõik kinnitused on dokumendil olemas, jõuab töövoog ITO sekretäri sammu.

1. ITO sekretär korraldab  suhtluse Telia kliendihalduriga uue lepingu sõlmimiseks, liitumislepingu faili salvestamise kande juurde (kui see on vajalik) Lepingud võivad asuda ka Telia iseteeninduses.
2. Kui liitumisleping on olemas, korraldab selle allkirjastamise ülikooli poolt.
3. Kui liitumisleping on allkirjastatud, märgib oma tegevused lõpetatuks DHISis kande juures suunamiste plokis.

Peale seda saadab DHIS automaatselt teavituse nii teenuse kasutajale kui ka rahandusosakonda, et leping on sõlmitud, teenused avatud. 

Andmete muutmine

NB!! Kõik enne uue korra jõustumist vormistatud korraldused limiitide kehtestamiseks ja numbrite sidumiseks ülikooli telefonivõrguga,  kaotavad kehtivuse õigusakti jõustumisel ja neid eraldi andmete muutumisel tühistama minema ei pea. 

Kõik muudatused tehakse samale dokumendivormile. Alates 19. jaanuarist 2023 toimub ka muutmiskannete puhul automaatsed suunamisringid ja käsitsi ise midagi sisestada pole vaja. 

1. Otsi üles sellel töötaja sideteenuse kasutamise avaldust muuta tuleb. 

           1.1 Liigu menüü kaudu „Otsi“ → „Avaldus/esildis/sisedokument“ → „Sideteenuste kasutamise avaldus".

           1.2 Sisesta otsinguvormil väljale "Numbri(te) kasutaja" töötaja nimi. 

           1.3 Klõpsa "Otsi" või ENTER. 

Ava dokument ja muudatuste sisseviimiseks klõpsa rohelist nuppu "Muuda". 

Finantsallika muutmine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Finantsallika muutmine"

.

2. Info numbri kohta tabelis muuda ära finantsallikas, vajadusel finantsallika käsutaja ning lisa väljale "Kehtivuse algus", mis kuupäevast see muudatud rakendub.

3. Vajuta "Salvesta" kui soovid veel hiljem kannet täiendada või "Salvesta ja käivita suunamisring", kui soovid dokumenti menetlusringile saata. 

Automaatne suunamisring:

1. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
2. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. 
3. Täitmiseks mobiili RH_mobiiliraamatupidajad grupile.

Limiidi muutmine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Limiidi muutmine"

2. Info numbri kohta tabelis muuda ära limiit ning lisa väljale "Kehtivuse algus", mis kuupäevast see muudatud rakendub.

3. Vajuta "Salvesta" kui soovid veel hiljem kannet täiendada või "Salvesta ja käivita suunamisring", kui soovid dokumenti menetlusringile saata. 

Automaatne suunamisring:

1. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
2. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. 
3. Täitmiseks RH_mobiiliraamatupidajad grupile.
4. Teadmiseks numbri(te) kasutajale.

Numbri lisamine/uue teenuse tellimine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Numbri lisamine"

2. Info numbri kohta tabelis klõpsa tabeli all olevat rohelist "Lisa uus rida" nuppu ja täida ära tabeli väljad uue soovitava numbri kohta. 

3. Vajuta "Salvesta" kui soovid veel hiljem kannet täiendada või "Salvesta ja käivita suunamisring", kui soovid dokumenti menetlusringile saata. 

Automaatne suunamisring:

1. Kinnitamiseks numbi(te) kasutajale. Koos resolutsiooni lahtris oleva tekstiga, millega numbri(te) kasutaja peab nõustuma. V.a tehnilise numbri korral. 
2. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
3. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. 
4. Täitmiseks IT sekretäride grupile kes korraldavad liitumislepingu sõlmimise. 
5. Täitmiseks RH_mobiiliraamatupidajad grupile.
6. Teadmiseks numbri(te) kasutajale.

Lepingu(te) lõpetamine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Lepingu(te) lõpetamine"

2. Info numbri kohta tabelis täida lahter "kehtivuse lõpp". Kui lõpetada soovitakse vaid ühte lepingut mitmest, siis täida see lahter vaid selle/nende lepingute puhul, mida lõpetada soovid. 

3. Kui numbri kasutaja soovib peale lepingu lõppemist ülikooliga sellele numbrile sõlmida erakliendilepingu, tuleb vastav soov kirjutada "Märkuste lahtrisse".

4. Vajuta "Salvesta" kui soovid veel hiljem kannet täiendada või "Salvesta ja käivita suunamisring", kui soovid dokumenti menetlusringile saata. 

Automaatne suunamisring:

1. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
2. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. 
3. Täitmiseks IT sekretär grupile kes korraldavad liitumislepingu(te) lõpetamise. 
4. Täitmiseks RH mobiiliraamatupidjad grupile.
5. Teadmiseks numbri(te) kasutajale.