Search

Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Dokumendihalduse infosüsteemis allkirjastatud käsundus- või töövõtulepingute staatuse muutumine toimub automaatselt ja rahandusosakonna sekretäridele läheb teavitus alles siis, kui lepingu staatus on "kehtiv". Kehtivaks saab staatus muutuda alles siis, kui kõik suunamisülesanded on tehtud. Sama loogika ja kogu allpool kirjeldatu kehtib ka tegevusaruande ja tööde vastuvõtmise akti puhul, mis käsundus- või töövõtulepingu juurde vastusdokumendina registreeritakse.

Paberil allkirjastatud käsundus- või töövõtulepingu registreerimine

Paberil allkirjastatud lepingu registreerimisel staatus automaatselt ei muutu, seetõttu tuleb "kehtiv" staatus ise määrata.

Leping saab kehtiv olla siis, kui kõik osapooled on selle allkirjastanud! Metaandmeväljad tuleb täita nagu lepingu puhul ikka. Väljale "Allkirjastatud" tuleb väärtuseks valida "paberil". Selle valiku tegemisel olla täpne, sest sellest sõltub rahandusosakonna sekretäridele suunamine. 

Paberil allkirjastatud lepingu, tegevusaruande või tööde vastuvõtmise akti registreerimisel ei toimu RH sekretäridele automaatset tööülesandega suunamist ja suunamist pole neile vaja ka manuaalselt teha. Paberil allkirjastatud originaaldokument saada rahandusosakonda sisepostiga.

Digitaalselt allkirjastatud käsundus- või töövõtulepingu registreerimine

Kui sisestad digitaalselt allkirjastatava käsundus- või töövõtulepingu, millel on osapoolte allkirjad veel puudu, siis vali lepingu staatuseks "kavand". Kui sisestad digitaalselt allkirjastatud lepingu, millel on juba kõikide osapoolte allkirjad olemas, siis vali lepingu staatuseks "kehtiv". Väljale "Allkirjastatud" tuleb mõlemal juhul valida väärtuseks "digitaalne".

Kui oled täitnud kõik vajalikud metaandmed, lisanud kõikide osapoolte allkirjadega faili, lepingu staatuse märkinud kehtivaks ning valinud allkirjastamise viisiks "digitaalne", siis toimub peale kande salvestamist RH sekretäridele automaatne suunamine rolliga "täitmiseks". Manuaalselt pole neile vaja rahandusosakonna sekretäridele või raamatupidajatele suunamist teha!

Kui oled allkirjastamise viisiks valinud "paberil", aga tegelikult on leping allkirjastatud digitaalselt, siis süsteemis automaatset suunamist RH sekretäridele ei toimu. Kui oled valinud staatuseks "kehtiv" ja lisanud allkirjastatud faili väljale ilma allkirjadeta digikonteineri, siis samuti automaatset suunamist ei toimu, sest süsteem kontrollib, et kehtiva digitaalse lepingu puhul oleks vähemalt üks allkiri olemas.

Kui lepingul veel pole allkirju, siis tuleb dokument DHIS-is osapooltele allkirjastamiseks suunata, selleks tuleb vastav suunamise jada koostada. Jagamise funktsionaalsust kasutades saab ka ülikooliväline isik lepingu DHIS-is allkirjastada. Väljapoole jagatud dokumendi olekut saad jälgida DHIS-i avalehel plokis Jagatud dokumendid (seda juhul, kui suunamisel on linnutatud valik "Näita minu avalehel").

  • Suunamise jada koostamine

Ülikoolivälise osapoolega sõlmitav teenuse osutamise leping

  • Suunamise tüübiks vali järjestiksuunamine
  • Vali suunamisrollid ja isikud, kes neid tööülesandeid täitma peavad. Ülikoolisisesed kooskõlastajad lisa jadasse rolliga "allkijrastamiseks". Lepingul tohivad olla ainult nende isikute allkirjad, kes on lepingusse märgitud!

Kui saadad ülikoolivälisele osapoolele dokumendi allkirjastamiseks e-posti teel või jagad talle dokumenti jagamise funktsionaalsust kasutades, lisa suunamise jadasse iseeendale tööülesanne rolliga täitmiseks. Kui kolmanda osapoole allkirjaga dokument on DHIS-i üles laetud või väline osapool on selle jagamise funktsionaalsuse abil allkirjastanud, märgi tööülesanne tehtuks.

RH sekretäridele pole vaja suunamist manuaalselt teha! Kui kõik jadas olevad suunamisrollid on täidetud, muutub dokumendi staatus kehtivaks ja toimub automaatne suunamine RH sekretäridele.

Ülikooli töötajaga sõlmitav teenuse osutamise leping

Kui leping sõlmitakse TÜ töötajaga, siis on vajalik ka personaliosakonna kooskõlastus. 

Kinnitus huvide konflikti puudumise kohta

Kui leping on sõlmitud hanke raames, mille maksumus on üle 10 000 euro, tuleb leping vastavalt hankekorrale suunata huvide konflikti puudumise kohta kinnituse andmiseks ülikoolipoolsele kontaktisikule. Allkirjastajale tuleb resolutsiooni kasti lisada tekst: Kinnitan näilise ja tegeliku huvide konflikti ning lepinguga seotud erahuvide puudumist lähtudes hankekorra punktidest 53 ja 54.


Täitmata tööülesandest teavitamine

Kui suunamise jadas olev isik pole tööülesannet täitnud (on vaadanud, aga pole näiteks allkirjastanud), siis ei tohiks talle uut suunamist teha (muidu tekib kaks sama rolliga ülesannet), vaid suunamise rolli juures kollasele ümbrikule klikkides saadetakse isikule dokumenditeade uuesti.

Saadetud teavitusi saad kontrollida E-posti plokis (keri dokumendi vaatamise vormil hiirega vastava plokini). Teavitus läheb süsteemist välja mõne minuti jooksul, seni on olek "Saatmisel".

Kehtiva staatusega käsundus- või töövõtulepingu muutmine või lepingu muudatuse registreerimine

Kui kehtiva staatusega digitaalselt allkirjastatud lepingu fail vahetatakse välja (muutub töö tegemise aeg vm), siis süsteem kontrollib muudatuse salvestamisel, kas RH sekretärid on eelneva ülesande tehtuks märkinud või mitte. Kui on, siis teeb süsteem neile uue suunamise. Kui eelnev ülesanne on neil veel täitmata, siis süsteem uut suunamist faili muutmisel ja kande salvestamisel ei tee.

Kui käsundus- või töövõtulepingu juurde registreeritakse vastusdokumendina lepingu muudatus, siis RH sekretäridele automaatset suunamist ei toimu, kuna lepingu muudatus on andmetüüp (dokumendiliik), mida kasutatakse ka muude lepingute juures, mis ei pea rahandusosakonnani jõudma. St, et suunamine grupile DFRHsekretär tuleb teha manuaalselt hoolimata sellest, kas muudatus allkirjastatakse paberil või digitaalselt.

Suunamisel valida paralleelsuunamine ja linnutada valik noppimiseks (nii nopib ülesande endale üks grupis olijatest). Vaikimisi on linnutatud valik Näita minu avalehel, kui sa ei soovi suunamise olekut DHIS-i avalehel Teistele suunatud plokis jälgida, siis võta see linnuke ära. Gruppi saab valida kellele välja taga oleva mitme kasutaja ikoonile klikkides. Soovi korral võid määrata tähtaja, mis ajaks peab tööülesanne tehtud olema.

Korduma kippuvad küsimused

Miks ei ole lepingu staatus kehtivaks muutunud?

Selleks, et lepingu staatus muutuks ise kehtivaks, peab olema täidetud kaks tingimust: 1) lepingu metaandmetes peab välja "allkirjastatud" väärtuseks olema valitud "digitaalne". 2) suunamiste plokis olevad "allkirjastamiseks", "kooskõlastamiseks", "kinnitamiseks" ja "täitmiseks" tööülesanded peavad olema tehtud - kuni mõni neist ülesannetest on täitmata, siis on ka üks tingimus lepingu staatuse muutumisel täitmata. 

Kontrolli, kas lepingu registreerimisel on tehtud valik "digitaalne" ja kas suunamiste plokis olevad tööülesanded (v.a "teadmiseks") on tehtuks märgitud. Kui oled iseendale lisanud jadasse "täitmiseks" ülesande ja pole seda tehtuks märkinud, siis ei saa lepingu staatus kehtivaks muutuda. Või kui oled rahandusosakonna sekretäridele teinud manuaalse suunamise (mida ei tohiks teha) ja nemad pole ülesannet tehtuks märkinud, siis samuti ei saa lepingu staatus kehtivaks muutuda. Automaatika ei saa rakenduda ka siis, kui oled ühele isikule teinud kaks sama rolliga suunamist. Topelt suunamise vältimiseks kasuta meeldetuletuse saatmist.

Lepingul on kõik allkirjad olemas, aga rahandusosakonnani pole leping jõudnud?

Kontrolli, kas lepingu staatus on kehtivaks muutunud. Kui ei, siis võib asi olla selles, et suunamiste plokis pole kõik tööülesanded tehtud või mõnele isikule on tehtud sama rolliga topelt suunamine. Või lepingu registreerimisel pole välja "allkirjastatud" väärtuseks valitud "digitaalne". Viimasel juhul muuda välja väärtus õigeks. Kui lepingu staatuseks manuaalselt valida "kehtiv", siis peale muudatuste salvestamist tekib rahandusosakonna sekretäridele tööülesanne

Kuidas saab ülikooliväline isik lepingu DHIS-is allkirjastada?

Suunata saab dokumenti ainult DHIS-i kasutajatele ehk töölepinguga olevatele isikutele. Ülikoolivälisele isikule saad DHIS-is olevat faili allkirjastamiseks jagada. St, et DHIS-i kasutajad allkirjastavad seda sama DHIS-is olevat faili läbi suunamise ja ülikooliväline isik läbi jagamise.