Korralduse vormistamise etapid

Korralduse lisamise alustamine

• Immatrikuleerimise korralduse koostamiseks vajutage Vastuvõtumooduli avalehel nupule Märkimine (vt joonis). 

• Seejärel valige rippmenüüst õige valdkond, õppeaste, õppevorm, õppekava, finantseerimine (vt joonis).
• Vajutage nupule Korraldus (vt joonis).

Korralduse koostamine

• Korraldusele võetakse kandidaadid, kes on oma õppimatulekut kinnitanud, st avalduse olek on SAISis (ja see olek on üle toodud ÕISi) Tuleb õppima. 
   
• Üliõpilaskandidaatide filtreerimiseks korraldusele lisamise eesmärgil määrake Koormus, Õppija liik ja Varasemad kõrghariduse õpingud.
• Koormus toimib filtrina ja võib olla kas täiskoormus või osakoormus (joonisel p 1).
  
• Õppija liik toimib filtrina, vaikimisi on määratud õppija liigiks üliõpilane. Valige sobiv õppija liik (joonisel p 2).

• Päise tekstis tuleb ülikooliseadusest viidata erinevatele punktidele, kui tasuline finantseerimise liik on varasemate õpingute tõttu samal õppekaval või varasemate õpingute tõttu tasuta samal õppeastmel. Seetõttu on korraldusele isikute valimisel filter Varasemad kõrghariduse õpingud. Vaikimisi on filtri väärtuseks määratud seos puudub, st need, kelle õppekohta ei mõjuta varasemad kõrghariduse õpingud (joonisel p 3).
  

• Sõltuvalt õppeastmest, finantseerimise liigist, õppija liigist ja varasematest kõrghariduse õpingutest määratakse vaikimisi sobiv korralduse alaliik:

• Korralduse tekitamiseks vajutage nupule Tekita korraldus (joonisel p 4).
  

• Avaneb korralduse vorm (vt joonis), mis on eeltäidetud korralduse koostamisel tehtud valikute alusel.

Korraldusel andmete täiendamine

Andmete täiendamiseks vajutage nupule Muuda.

Finantseerimise liigi määramine tegevustoetuse välistel õppekohtadel

• Kui immatrikuleerite õppijaid tegevustoetuse välistele õppekohtadele, määrake Finantseerimise liik rippmenüüst finantseerimise liigiks tegevustoetuseväline. Teised finantseerimise liigid kuvatakse korraldusele automaatselt vastuvõtuavaldustelt.

Immatrikuleerimise kuupäeva ja õppe lõpukuupäeva sisestamine

• Immatrikuleerimise kuupäev ja õppe lõpukuupäev täidetakse automaatselt.

Instituudi määramine

• Väli Koordineeriv instituut on üldjuhul täidetud õppekava haldava koordineeriva instituudi järgi ja seda ei saa muuta.

• Erandid:

  • Väli jääb tühjaks, kui õppekava koordineeriv haldaja on valdkond. Kuna kogu dokumendi liigile on sama korralduse väljatrüki aruanne, siis korralduse väljatrükil on sellisel juhul siiski veeru pealkiri kuvatud. Nt Arstiteadus (118617) õppekaval.

  • Ettevõtlus ja projektijuhtimine (3255) - instituut määratakse korraldusel valitud õppetöö asukohta järgi. Kui õppetöö asukoht on Pärnu, siis instituut Pärnu kolledž. Kui õppetöö asukoht on Narva, siis Narva kolledž.

  • Haridusteadus (80338) - kui õppija immatrikuleeritakse sotsiaalteaduste valkonda, siis kuvatakse õppekava koordineeriv haldav instituut. Kui immatrikuleeritakse loodus- ja täppisteaduste valdkonda, siis tuleb korralduse koostajal sobiv instituut valida rippmenüüst.

  • Meditsiiniteaduste valdkonna ning loodus- ja täppisteaduste valdkonna doktoriõpe. Kui meditsiiniteaduste valdkonna doktoriõppe õppekaval ei ole õppekava koordineeriv haldaja instituut, siis tuleb korralduse koostajal instituut (kohustuslik väli) valida rippmenüüst. Loodus- ja täppisteaduste valdkonna doktorantide korral tuleb korralduse koostajal sobiv instituut valida rippmenüüst. Koordineeriv instituut määratakse doktorandi põhijuhendaja instituudi järgi. Küsige iga doktorandi kohta valdkonna dekanaadist, milline on selle õppija koordineeriv instituut. Koordineeriva instituudi valik on seotud doktoranditoetuse finantsallika määramisega. Instituudi määramiseks valige üliõpilaskandidaadi nime real veerus Koordineeriv instituut rippmenüüst sobiv instituut (vt joonis).

Õppetöö asukoha määramine

• Kui õppekaval on mitu õppetöö asukohta (nt õigusteadus, ärijuhtimine, ettevõtlus ja projektijuhtimine), siis tuleb õppetöö asukoht korraldusel määrata. Õppetöö asukoha määramiseks vali sobiv rippmenüüst Õppetöö asukoht.
• Korralduse registreerimisel tekib õppekoha andmetesse õppetöö asukoha kõrvalolek.

Sihtstipendiumi määramine

• Esimeses ja teises õppeastmes on võimalik määrata võõrkeelsel õppekaval täiskoormusega tasulisele õppijale sihtstipendiumi (loe täpsemalt välisveebist).
• Sihtstpendiumi määramiseks tehke valik Sihtstipendium rippmenüüst (vt joonis).

• Rippmenüü tekib ainult siis, kui dokumendil on tehtud valikud, millega on täidetud sihtstipendiumi määramiseks vajalikud tingimused:

  • täiskoormus
  • tasuline
  • I ja II õppeaste (st rakenduskõrgharidusõpe, bakalaureuseõpe, magistriõpe, bakalaureuse- ja magistriõppe integreeritud õpe)
  • õppekava, mille õppekeeleks ei ole eesti keel (st võõrkeelne õppekava)
  • üliõpilane või välisüliõpilane

• Kui sihtstipendiumi valik on tehtud, siis kuvatakse korraldusel väljale Lisainfo järgmine tekst: Määratud Tartu Ülikooli nõukogu 24. aprilli 2017. a määruse nr 2 "Õppekulude hüvitamise tingimused ja kord tasemeõppes" punkti 47 alusel sihtstipendium.
• Korralduse registreerimisel tekib õppekoha andmetesse kõrvalolek. Kõrvalolek lõpetatakse automaatselt eksmatrikuleerimisel, õppekoha vahetamisel või osakoormusesse langemisel.

Lisainfo lisamine korraldusele

• Lisainfo kehtib kõigile üliõpilaskandidaatidele, kes on vastaval korraldusel.
• Vajaliku lisainfo lisamiseks vajutage väljal Lisainfo nupule Muuda.
• Sisestage avanenud sisestusvormile tekst ja vajutage nupule Sulge.

Aluse määramine

• Sisestage tekstikasti sobiv aluse tekst. Immatrikuleerimise korraldusel on sobivaks aluseks Alus: isiku avaldus.

Allakirjutajate ja koostajajate määramine

• Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt.
• Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Jaluse lisamine

Dokumendi jaluse teksti täiendamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Korralduse salvestamine, väljastamine ja registreerimine

• Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist on tekib Loomisel olekus dokument, mille alaservas on nupud sellega edasiseks toimetamiseks (vt joonis).

• Loodud korralduse saab vajadusel kustutada.
• Järgmise etapina tuleb korraldus väljastada.
• Väljastatud korralduse saab vajadusel tühistada. Kui mingil põhjusel on vaja immatrikuleerimise korraldus tühistada, siis avalduste olek vastuvõtumoodulis muutub endiseks – Tuleb õppima – ning immatrikuleerimise protseduuri peab alustama uuesti, st tuleb korraldus uuesti tekitada.
• Järgmiseks sammuks on korralduse DHISis kinnitamine.